12.5. Документальне оформлення видачі та списання пально-мастильних матеріалів.

Зі складу ПММ частини пальне видають:

- через заправний пункт безпосередньо на заправку машини;

- у підрозділи для самостійної заправки машин, технічного обслуговування, консервації і переконсервації техніки та інші потреби;

- іншим частинам (з’єднанням).

Для оформлення видачі пального на заправку машин використовують видаткову відомість (форма 8). Начальник служби пального заповнює заголовну частину видаткової відомості, реєструє її у книзі реєстрації облікових документів (форма 25) і передає на виконання начальнику складу військової частини. На кожний підрозділ оформлюється окрема видаткова відомість.

Наприкінці кожного робочого дня начальник складу частини у відомості підводить підсумки видачі ПММ (в літрах і кг), на її підставі робить записи в книзі обліку на складі і передає її начальнику служби. Начальник служби проводить відомість по книзі обліку.

Видачу ПММ в підрозділи для самостійної заправки техніки оформлюють накладною згідно з порядком, вказаним вище. Начальник служби пально-мастильних матеріалів заповнює заголовну і текстову частину, крім рядка "видано".

Пальне, що витрачається при експлуатації наземної техніки, списують за шляховими листами, витрачене при експлуатації стаціонарних і пересувних агрегатів - за робочими листами агрегатів, при експлуатації літальних апаратів - згідно польотних листів.

Шляхові листи виписують на автомобіль, танк, бронетранспортер та інші, найчастіше на один день. В шляховому листі відображають основні дані про роботу машин, в тому числі - кількість пройдених кілометрів, або кількість годин, відпрацьованих на місці (під час руху), кількість отриманих ПММ, дані про нори витрат для ПММ, фактичні витрати, економії, перевитрати.

Дані зі шляхових листів заносять в книгу обліку роботи машин, витрат ПММ і масел (форма 38), де підводять підсумки витрат ПММ за місяць по кожній машині, виводять економію або перевитрату.

Робочий лист агрегату виписується на кожен агрегат на місяць. В ньому моторист щодня записує час, відпрацьований двигуном агрегату, кількість отриманих і витрачених ПММ.

Наприкінці місяця підводиться підсумок витрат ПММ, виводять економію і перевитрату.

Командир підрозділу згідно з даними книги обліку роботи машин, витрат пального і масел і робочих листів агрегатів підводить підсумки витрат ПММ підрозділом за місяць і надає начальнику служби пального "Донесення про наявність і рух матеріальних засобів” за місяць (форма 24). На підставі цього донесення витрачене пальне списують з книг обліку підрозділу і частини.

ПММ, що одержані і витрачені підрозділом на регламентні роботи, технічне обслуговування, ремонт озброєння і техніки, а також виробничі і господарсько-побутові потреби, списуються згідно з діючими нормами з підрозділів за актами (форма 11).

ПММ, що видані зі складу частини для чистки, змащування, обслуговування техніки і майна при зберіганні, списуються з обліку прямою витратою згідно з накладними або роздавальними відомостями, на підставі яких вони були видані.

При складанні сумішей ПММ для виправлення його якості або одержання його інших сортів, компоненти, що брали для утворення сумішей, списують, а отримані оприбутковують згідно з актом складання сумішей (форма 15).

Під час прийому пального, що прибуває різноманітними видами транспорту, а також в ході перевірки його наявності при зберіганні можуть бути виявлені нестачі. Нестачі можуть бути в межах норм природних втрат або перевищувати ці норми.

Нестачі пального в межах норм природних втрат, що виявлені при прийомі, списують з обліку в службі пального на підставі акту (форма 4), (форма 03-1,4), що затверджує командир частини. До акту додаються розрахунки природних витрат, складених начальником служби пального.

У розділі IV ”Різні відмітки” комісією здійснюється запис про нестачу військового майна та наявність, ціну і сумарну вартість військового майна, що підлягає оприбуткуванню матеріально відповідальною особою.

Нестачі, що перевищують ці норми, згідно з актом і наказом командира записують в книгу обліку нестач фінансової служби і після цього списують з обліку служби пального.

При перевірках, інвентаризаціях і ревізіях складають акти списання (зняття залишків) (форма 11). Виявлені при цьому нестачі пального в межах норм природних втрат списують з обліку згідно з цим актом. Нестачі, що перевищують норми природних втрат при зберіганні і видачі, згідно з актом і наказом командира, заносять в книгу обліку нестач і списують з обліку.

За фактами нестач, втрат, крадіжок для встановлення винних осіб і розміру нанесеного збитку командир військової частини призначає адміністративне розслідування, а при наявності ознак злочину порушує кримінальну справу. В залежності від результатів адміністративного розслідування командир частини приймає рішення про відшкодування нанесених збитків за рахунок винних осіб, а також про оформлення документів на отримання інспекторського посвідчення.

Інспекторські посвідчення видаються в трьох примірниках:

- перший примірник видається військовій частині, в якій мала місце втрата;

- другий примірник направляється відповідному органу матеріального забезпечення;

- третій примірник, разом з документами, що стали підставою для видачі інспекторського посвідчення, зберігається у справах установи начальником якої видано інспекторське посвідчення.

Облік матеріальних засобів у військових частинах і з'єднаннях діючої армії (в особливий період) ведуть у звичайній послідовності, з дотриманням вимог, що викладені у наказі МО ”Тимчасове керівництво з облику військового майна у ЗС України ”. Введено в дію наказом МО України від 2010р. № 690. та інших керівних документах МО України, вказаних вище.

Бойові втрати та інші втрати ПММ оформляють актами (формиа11), а технічних засобів - актами (форма 12). Акт складає комісія у двох примірниках. Цю комісію призначає командир частини. В акті обов’язково вказують втрати матеріальних засобів. Згідно з актом, затвердженого командиром військової частини, втрати записують в книгу обліку нестач, а після цього списують з обліку військової частини.

Акти разом з іншими документами є підставою для видачі інспекторського свідоцтва на списання втрат з книг обліку нестач.