3 Загальні вимоги до виконання контрольної роботи №2

Тема: Створення форм до БД. Опрацювання данних за допомогою форм. Створення звітів.

1. Відповідно до індивідуального завдання до створеної бази даних створити автоформи. Відпрацюйте зміну розмірів розділів, робочого поля форми. Створені форми використуйте для перегляду записів у БД.

2. Створення форм за допомогою “Мастера”: вібрати поля, дані для яких можна буде вводити у формі; вибрати зовнішній вигляд форми (один із чотирьох); вибрати фоновий малюнок форми. Створену форму використуйте для введення нових засобів.

3. Відпрацювати елементи редакування форм. Створити надписи у формах. Створити і відредагувати пов’язані поля форм.

4. Створіть форми згідно з індивідуальним завданням.

5. Створення звітів згідно індивідуального завдання БД. Відпрацювати.

6. Відповідь на теоретичне питання.

7. Оформіть звіт по роботі.

4 Короткі теоретичні відомості

Найчастіше створенням структури таблиць, запитів займається розробник, а заповненням таблиць інформацією займається наборщик. Для упрощення праці останніх і створюються формы. Т.ч. форма – це електроний бланк, в якому існують поля для вводу даних, котрі автоматично вводяться в таблиці бази. Існує декілька причин, за якими формы є незамінним засобом ввода даних в базу:

1. Заборона на змінення, редагування структури існуючих таблиць.

2. Наявність різних прав доступа до інформації у різних категорях користувачів.

3. При введенні великого объєму інформації за допомогою елементів керування форм можно автоматизувати введення даних з їх первинною перевіркою.

Інформація для баз даних, як правило, береться з бланків (анкет, заявлень, рахунківв і т.д.). Форми можно зробить копією таких бланків, що також знижує кількість помилок при введенні даних.

Як і інші об'єкти Access, форми можна створювати вручну або автоматично (автоформы, за допомогою “Майстра”). Т.як форми складаються з многочислених елементів управління, то перш за все переважніше використовувати автоматичні засоби.

Автоформи – найбільш простий вид автоматичних форм. Для створення автоформи потрібно відкрити вкладку Форми в діалого-вому вікні База даних та щелкнути на кнопці Створити – відкриється вікно Нова форма.

В діалоговому вікні Нова форма обирають в якості джерела даних для форми– або таблицю або запит, після чого створюють автоформу подвійним щелчком у списку вибору видів автоформи (таблична, смугова або в стовбець).

Рисунок 1. Діалогове вікно Нова форма.

За допомогою Майстра форма створюється в 4 етапа:

1. Вибір полей, дані для яких можна буде вводити у формі;

2. Вибір зовнішнього виду форми ( 1из 4);

3. Вибір фонового рисунка форми (1 из 4);

4. Задання імені форми.

Всі ці пункти достатньо добре пояснені в Майстрі та не потребують ні яких пояснень. Готову форму можна зразу використувати для прогляду існуючих записів або для введення нових. При розробці форми вручну необхідно знати структуру форми. Структуру форми складають її розділи, розділи мають в собі елементи управління. Форми складають з 3-х розділів: розділ заголовку форми, область даних и розділ приміток форми.

Все, що існує в області даних, є елементами управління. Найчастіше це – “зв'язане поле” (те, що в нього вводиться, поступає в одноіменне поле таблиці, на базі якої створена форма) та “приєднаний напис”.

Фоновий рисунок, що лежить під елементами управління, показує розмір робочого поля форми.

Розміри розділів і розміри робочого поля форми можна змінювати за допомргою миші. При наведенні на границю розділу указатель змінює форму. В цей момент границю можна переміщувати методом перетаскування.

Розділ заголовку, звичайно заповнюють написом.

На панелі елементів існує спец. елемент управління для створення заголовків, який називається Напис.

Щелкнув на ньому, а потім на формі, ми маємо текстову рамку, в яку можна вводити довільний текст. При введенні тексту не потрібно хвилюватися за його форматування. Неважно, як він виглядає та де він розтанований. Закінчив введення, потрібно натиснути клавішу Enter, після чого можна приступати до оформлення тексту.

Для форматування елементу управління його потрібно спочатку виділити. Для цього існує інструмент Вибір об'єктів.

При виділенні елементу управління навколо нього створюється рамка з 8-ю маркерами (по кутах та по центрах сторін рамки). Рамку можна розтягувати або стисткати методом перетаскування границь. При наведенні на маркер указатель миші змінює форму, приймаючи зображення відкритої ладоні. В цей момент рамку можна перемещувати.

Коли об'єкт виділено, можна змінювати параметри шрифта, метод вирівнювання тексту та ін. елементи форматування. Це виконують звичайними засобами форматування, доступними через

відповідну панель інструментів Access. Якщо щелкнути на виділеному елементі правою кнопкою миші, відкриється його контекстне меню, в якому маються дод. можливості змінення оформлення. Заголовок таблиці, не зв'язан ні з одним з полей таблиці. Тому елемент управління Напис ще називають свободним полем. Текст, введений в нього, остається незмінним не залежно від того, який запис в цей момент продивляється в формі.

Зовсім навпаки з елементами управління, в яких відображається зміст полей таблиці. Такі елементи управління називають зв'язаними полями. Для їх створення існує елемент Поле на панелі елементів. При створенні зв'язаного поля разом з ним одночасно створюється ще один елемент управління – приєднаний напис. Він перемещується разом з зв'язаним полем та створює з ним єдиное ціле. Відірвати поле від приєднаного напису дозволяє лівий верхній маркер рамки (при наведенні на нього указатель миші приймає форму указательного пальця). Шоб елементи управління розташовувались в формі рівними рядами, існують спецкоманди вирівнювання. Спочатку потрібно виділити групу елементів управління за допомогою інструменту Вибір об'єктів (група обирається при нажатій клавиші Shift), а потім датии команду Формат – Вирівняти та обрать метод вирівнювання.

Крім роздивлених вище елементів управління Напис та Поле, існують ще декілька корисних елементів управління.

1.Перемикачі. З ними можна зв'язати команди, наприклад, виконуючі фільтрацію.

2.Флажки. Діють аналогічно перемикачам, але на відміну від них, допускають множинний вибір. Зручні для управління режимами сортування даних.

3.Список. Може мати в собі фіксований набір значень чи значення з заданого поля однієї з таблиць. Дозволяє не вводити дані, а обирати їх зі списку.

4.Поле зі списком. Приміняють так же, як і список, але займає менше міста в формі, т. як список відкривається тільки після щелчка на розкриваючій кнопці.

5.Командні кнопки. З кожною з них можна з'вязати якусь корисну команду, наприклад команду пошуку запису, переходу між записами і т.і..

6.Вкладки. Дозволяють розмістити багато інформації на обмеженій площі. На вкладках розміщують ін. елементи управління.

7.Поле об'єкта OLE. Служить для розміщення зовнішнього об'єкта, відповідно прийнятій в Windows концепції зв'язування та внедріння об'єктів. Об'єктом як правило, є ілюстрація, наприклад, фотографія, але це може бути і відеозапис, і музикальний фрагмент, і мовне оголошення. Існує два типа полей для розміщення об'єктів OLE: Свободна рамка об'єкта та Приєднана рамка объекта. В першому випадку рамка не зв'язана ні з яким полем таблиць БД. Об'єкт, що знаходиться в ній , виконує роль ілюстрації і служить для оформлення форми. З Приєднаною рамкою зв'язано однt з полей таблицs. В ній відображаєтся зміст цього поля. Цей зміст може змінюватись при переході від одного запису до другого.

Звіт – це особлива форма представлення даних, призначена для виводу для печаті.

При цьому звіт повинен:

1. Представляти дані в зручній для читання та анализу формі.

2. Сгрупувати записи (по декількам рівням) з обчисленням підсумкових та середніх значень.

3. Включити в звіт та напечатати графічні об'єкти (діаграми та др.).

Звіти Access розділяються на 6 категорій (макетів): одностовбцеві, стрічкові, багатостовбцеві, звіти з групуванням даних, поштові наклейки, зв'язані звіти. Необхідно пам'ятати, що звіти неможливо проглядати в режимі таблиці. Доступен тільки попередній прогляд та режим конструктора.

Більша частина того, що було сказано про форми, відноситьсятакож до звітів. Обрав в діалоговому вікні База даних вкладку Звіти и щелкнув на кнопці Створити, ми отримуємо діалогове вікно Новий звіт, яке дозволяє створювати звіт автоматично (автозвіт), за допомогою Майстра чи вручну. Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можут мати в собі елементи управління. Але, на відміну від форм, розділів в звітах більше, а елементів управління менше. Структура звіта складається з 5 розділів: заголовку звіта, верхнього колонтитула, області даних, нижнього колонтитула і

приміток звіту. В зрівнянні з формами новими є розділи верхнього і нижнього колонтитулів. Розділ заголовку служить для печаті загального заголовку звіту. Розділ верхнього колонтитула можна використовувати для печаті підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також розміщувати і колонцифри (номера сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі. В області даних розміщують елементи управління, зв'язані зі складом полей таблиць бази. В ці елементи управління видаються дані з таблиць для печаті на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів управління той же, що й при створенні структури форм. Розділ нижнього колонтитула використовують для тих же цілей, що і розділ верхнього колонтитула. Тут можна розташовувати необхідні елементи управління. Наприклад, для виводу сьогоднішньої дати у відповідному елементі управління може буть використана встроєна в Access функція NOW ( ). Для виводу номера сторінки, загальної кількості сторінок можуть бути використані встроєні функції Page ( ) і Pages ( ). Розділ приміток використовують для розміщення додаткової інформації.