Глава5. Организационно-распорядительная документация
С
реди
разнообразных систем управленческой
документации,
используемых для документирования
различных управленческих
действий, особое значение имеет система
организационно-распорядительной
документации, так как входящие в нее
документы
применяются в организациях и учреждениях
всех уровней
управления, направлений деятельности
и форм собственности.
. В систему организационно-распорядительной документации входят следующие группы и виды документов:
организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, памятки;
распорядительные: постановления, приказы, указания, распоряжения, решения;
справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, протоколы, теле граммы, телефонограммы, факсы, служебные письма.
С 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности был введен государственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает 30 реквизитов документа и строгое месторасположение и оформление каждого из этих реквизитов на листе бумаги формата А4 (210 х270) и А5 (149 х210). Необходимо учитывать, что для каждого конкретного вида документа определен соответствующий состав реквизитов.
Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код при-
чины постановки на учет (ИНН/КПП);
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации (индекс предприятия
связи, почтовый адрес и т.п.);
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе и номер его телефона;
— отметка об исполнении документа и направлении его в
дело;
— отметка о поступлении документа в организацию;
— идентификатор электронной копии документа.