Глава 4. Законы, госты

И КЛАССИФИКАТОРЫ НА ДОКУМЕНТЫ

Проблемам делопроизводства и информации по­священы:

• Основы законодательства Российской Федерации об Архи­вном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1;

• Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 №5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997);

• Федеральный закон «Об обязательном экземпляре докумен­тов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ;

• Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ;

• Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Фе­дерации, утвержденная Росархивом 06.06.1992 и состоящая из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Документация министерства.

3. Правила подготовки и оформления документов.

4. Поисковые системы по документам.

5. Контроль исполнения документов.

6. Работа исполнителей с документами.

7. Составление номенклатуры дел.

8. Формирование дел.

9. Экспертиза ценности документов.

10. Оформление дел.

11. Составление описей дел.

12. Оперативное хранение документов и дел.

На основе данной Инструкции каждое предприятие или ор­ганизация составляет собственную инструкцию, учитывающую специфические особенности ведения делопроизводства в конк­ретных условиях.

Термины и определения в предметной области «Делопроиз­водство» законодательно оформлены в документе «Делопроизвод­ство и архивное дело. Термины и определения» (дата введения 01.01.1999), утвержденном постановлением Государственного ко­митета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарта РФ) от 27.02.1998 № 28.

Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстан­дарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обосно­вания включения в него некоторых положений и правил.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:

• состав реквизитов документов;

• требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• требования к изготовлению, учету, использованию и хране­нию бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации. Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформления

документов:

• ГОСТ 6.01.1 -87 «Единая система классификации и кодирова­ния технико-экономической информации»;

• ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в комму­никативном формате»;

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном но­сителе и машинограмме, создаваемым средствами вычисли­ тельной техники. Основные положения»;

• ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

• ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»;

• ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документа­ции. Счет»;

- ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Кроме перечисленных ГОСТов в предметной области «Дело­производство» используются другие стандарты, в том числе соот­ветствующие классификаторы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления (АСУ), видах деятельности, экономических и социальных пока­ зателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

• Общероссийский классификатор управленческой документа­ции (ОКУД);

• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД)и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (О КО ГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и авто­ мобильном транспорте;

• Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);

• Общероссийский классификатор объектов административно- территориального деления (ОКАТО) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор специальностей по образо­ванию (ОКСО);

■ Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

• Общероссийский классификатор специальностей высшей на­учной квалификации (ОКСВНК);

• Общероссийский классификатор начального

• профессиональ­ного образования (ОКНПО);

• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

Структура и содержание классификатора технико-экономи­ческой и социальной информации на примере ОКУД выглядят

следующим образом.

ОКУД (ОК. 011-93) и изменения к нему (которых на начало 2001 г. было семь— все они касаются изменения кодов вследствие перемен в экономике и законодательстве) содержат информацию об унифицированных системах документации и формах доку­ментов, разрешенных к применению в предпринимательской деятельности. Классификатор предназначен для:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в предприниматель­ской деятельности;

• сокращения количества применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм доку­ментов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональной организации контроля за применением унифи­цированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссий­ские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомства­ми) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Код в ОКУД состоит из семи десятичных знаков и контроль­ного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая система клас­сификации с тремя уровнями.

С труктура кода в ОКУД имеет следующий вид: XX XX XXX X

Контрольное число

Регистрационный номер

Подкласс форм (например, подкласс 01 для класса 03 — Документация по учету труда и его оплаты; подкласс 15 для класса 03 —

Документация по учету материалов)

Класс форм (например, класс 03 — Унифицированная система первичной учетной документации; класс 05 — Унифицированная система документации по труду)

К ласс форм (первый и второй знаки) означает принадлеж­ность унифицированной формы документа к соответствующей УСД, подкласс форм (третий и четвертый знаки) — общность со­ держания множества форм документов и направленность их ис­ пользования. Регистрационный номер (пятый, шестой и седьмой знаки) является номером унифицированной формы документа внутри подкласса. Контрольное число (восьмой знак) представ­ ляет собой результат определенной последовательности арифме­ тических действий над всеми цифрами кода и служит формой контроля информации, содержащейся в нем, т.е. если код записан или введен верно (это можно проверить программным путем), то в итоге преобразований должно получиться контрольное число. Например, документ «Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд» по ОКУД имеет код09010046. 09 01 004 6

Контрольное число

"Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд*

Документация по учету и распределению средств

— УСД Пенсионного фонда

Собственно содержимое классификатора ОКУД имеет следу­ющий вид (представлены отдельные фрагменты):

Код	кч	Наименование формы	Ин­декс	Периодич­ность
0300000	1	УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0301000	0	Документация по учету труда и его оплаты
0301002	2	Личная карточка	Т-2	--
0301003	9	Учетная карточка научного работника	Т-4
0301007	4	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы	Т-12
…	…	…	…
0315000	7	Документация по учету материалов
0315001	3	Доверенность	М-2
0315002	0	Доверенность	М-2а
0315003	6	Приходный ордер	М-4

Графы «Индекс» и «Периодичность» введены с целью обеспе­чения преемственности обозначений унифицированных форм до­кументов, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных фор­мах документов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие основные законы регулируют документационное обес­печение управления?

2. Каковы основные положения Типовой инструкции по де­лопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Росархивом 06.06.1992?

3. Какой стандарт РФ используется для оформления организа­ционно-распорядительных документов?

4. Какие используются классификаторы об управленческих до­кументах, задачах, решаемых в АСУ, видах деятельности, экономических и социальных показателях?

5. Какие используются классификаторы информации об орга­низационных структурах?

6. Каковы содержание и структура классификатора технико-экономической и социальной информации (на примере общероссийского классификатора управленческой документа­ции - ОКУД)?