2. Подготовка документов на компьютере

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который стал основным средством составления и редактирования документов. Это поз­воляет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, значительно сократить трудозатраты по сбо ру данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, повысить культуру оформления до­кумента.

В подготовке каждого документа можно выделить три этапа: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Ком­пьютер внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Данный этап подготовки документа часто выпускался из виду в силу его сложности, труднодоступное™ законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой тематическую под­борку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные им предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Интернет. Это могут быть законодатель­ство России, законодательство регионов, тематические подборки: тамо­женное законодательство, банковское законодательство, жилищное зако­нодательство, налогообложение, бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, дают возможность просматривать вза­имосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается дан­ный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный до­кумент) и при необходимости — распечатывать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа — изучение предшест­вующих документов по данному вопросу, документов и решений по анало­гичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Ранее при использовании традиционных систем регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне затруднен. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистра­ции с установлением связи между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по за­данному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситу­ации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (напри­мер, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, про­изводящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информации — поиск в Интернете, например поиск информации о технических характе­ристиках изделий на станциях производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качест­венно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу ко­торых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использо­вать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их фор­мы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами, например бухгалтерские документы включены в альбом унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом РФ и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменя­ются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, дол­жен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречает­ся в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие документов.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организаций.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настро­енные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от на место

для хранения товара. К сожалению, заказанное Вами изделие вре­менно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение (место для срока поступления товара). Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

С уважением

Е. Волобуева

старший менеджер

(Подпись)

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широ­ко распространено применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информаци­онно-справочных документов. Особенно часто они применяются в началь­ной части документов: «Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от ...», «Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ...», «В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что ...», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В до­полнение к нашему письму от ...», «Приносим извинения за задержку с от­ветом на ...» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов, так называемые «комплименты»: «С искренним уважением», «С глубоким ува­жением», и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины часто встречаемые в данной области деятельности, постоянно употребляемые наименования организа­ций (фирм), товаров, видов услуг.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают со­ставителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполнять­ся скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для доку­ментов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например приказы по командировкам, об изменении фамилии и т.д.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает коли­чество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально строить в следующей последователь­ности: сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п.; на его основе строятся блан­ки документов (общий, для письма, отдельных видов документов); на их ос­нове, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будут пов­торяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.