10.8. Хранение документов в электронной форме

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жест­ком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка мо­жет иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов доста­точно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание сис­темы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номиналь­ный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который груп­пируются документы (файлы), и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже гово­рилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хра­нения.

Особенность электронного хранения — направление докумен­тов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность доку­ментов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распре­деленный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площа­ди, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преиму­щества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения докумен­тов в электронной форме.

Приложение к главе 10

ПРОЦЕДУРА

ОБУЧЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИМ НАВЫКАМ

СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ

MICROSOFT WORD

(из опыта работы Международного института

управления, г. Архангельск)

1. Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью печатающих устройств

1. Применяется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) мм.

2. Документы должны иметь поля — не менее (мм): 20 — левое, нижнее;

10 — правое; 20 — верхнее.

3. Установлены два варианта расположения реквизитов на документах: угловое (флаговое и центрированное расположение реквизитов) и продольное.

4. Реквизиты документов отделяют друг от друга 1-2 межстрочными интервалами, а текст реквизитов печатают в каждой строке или через один межстрочный интервал.

3. Наименование вида документа печатают прописными буквами.

3. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа араб­скими цифрами, нумерация начинается со второй страницы.

3. Разделы и абзацы начинают с красной строки.

3. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, например 1.;1.4.; 2.1.9.

4. От границы левого поля печатаются реквизиты: заголовок текста, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, отметка об исполни­ теле, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наиме­нование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», надпись «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТА­ НОВИЛИ».

10. Слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» печатают без разрядки с новой строки от абзаца.

11. Наименование организации должно соответствовать уставу или положению.