10.2. Преимущества и недостатки электронного документа

Ведение электронной документации предоставляет до­полнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время накладывает и некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

• выполнение компьютерной обработки электронных докумен­тов значительно ускоряется;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• при рассылке документов по электронной почте они опера­тивно (практически мгновенно) передаются на любые рассто­яния;

• хранение электронных документов не требует больших пло­щадей для архивов;

• повышается эффективность работы с документами;

• создание электронных архивов документов предоставляет воз­можность использования полученной информации для под­ готовки новых;

• наличие базы заготовок документов сокращает время на под­ готовку новых документов

• снижается расход бумаги при возможности работы с элект­ронным проектом документа и внесении изменений без вы­ вода на бумагу:

• возникает возможность одновременной рассылки проекта до­кумента сразу нескольким визирующим;

• возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам. Недостатки электронных документов:

• необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

• необходимость зашиты информации от внесения несанкцио­нированных изменений.

10.3. Составление документов

Для составления и редактирования документов предна­значено множество программных средств, называемых текстовы­ми процессорами или текстовыми редакторами (пример обучения навыкам работы приведен в Приложении к гл. 10). Так програм­мы типа Word 2000 или Word 2002 можно использовать для созда­ния документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В ка­честве трафарета может применяться бланк конкретного докумен­та, содержащего типовой текст и пробелы для внесения перемен­ной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упро­щает процесс подготовки документов. Помимо полностью состав­ленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее час­то применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», нахо­дящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:

• выдержки из нормативных документов, на которые приходит­ся часто ссылаться;

традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной час­ти писем.

Например:

Уважаемый (ая) господин (госпожа)!

В ответ на Ваше письмо от

С уважением

Искренне Ваш

С глубоким уважением ... и т.д.;

постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.; • схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления от­четов, рекламных писем и т.п.

Программа Microsoft Word автоматически осуществляет про­верку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выде­ленного курсором.