Глава 3. Документы и их классификация

Все документы, которые создаются в учреждени­ях, отражают работу административно-управленческого аппарата. Для того чтобы разобраться в многообразии документов, необхо­димо классифицировать их по различным признакам (рис. 3.1). По видам деятельности различают следующие документы:

• организационно-распорядительные; ■ финансово-расчетные;

• снабженческо-сбытовые;

• кадровые или документы по личному составу предприятия.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие ви­ды документов: контракты, коммерческие письма, коммерческие акты, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные жалобы.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.д.). Эти документы составляют отдельную группу — норма­тивные документы вышестоящих органов.

' Среди документов особую группу занимают заявления, пред­ложения, жалобы, письма граждан.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или дело­вых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Документы можно классифицировать и по другим "признакам:

По происхождению документы бывают служебными и лич­ными.

Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отде­льными лицами.

По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние.

К внутренним документам относятся такие, которые создают­ся внутри данного учреждения; к внешним — документы, посту­пающие из других организаций.

По содержанию документы бывают простыми и сложными.

К ЛАССИФИКАЦИЯ

организационные

распорядительные

Справочно-информационные

письменные

графические

фотокинодокументы

фонодокументы

По средствам фиксации

По видам деятельности

Организационно-распорядительные

По финансово-расчетным операциям

По снабжению и сбыту

По месту составления

Внутренние

Внешние

По содержанию

Простые

сложные

По форме

Индивидуальные

Трафаретные

Типовые

По срокам исполнения

срочные

несрочные

По происхождению

служебные

личные

По назначению

Подлинники

копии

выписки

дубликаты

По юридической силе

Действительные

Недействительные

п одлинные

подложные

По степени обязательности

директивные

Информационные

Простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными — содержащие два вопроса или более. Например, пись­мо, направленное в Министерство строительства РФ по вопросу строительства стадиона, — это простой документ, а протокол от­четно-выборного собрания профкома учреждения — сложный документ.

По срочности различают весьма срочные, срочные и несроч­ные документы.

Обычно срочность указывается в резолюции или на докумен­те проставляется гриф «В. срочно» либо «Срочно», что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочны­ми документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.

По гласности документы бывают секретными, несекретными и для служебного использования.

Секретные документы имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секрет­ными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

Несекретные документы могут публиковаться в открытой пе­чати. Есть несекретные документы, содержание которых пред­назначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые.

Индивидуальными называются документы, текст которых со­здается заново и не повторяется в других документах.

Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе тек­ста, взятого в качестве образца.

Типовые документы, имеющие бланк с постоянной перемен­ной (индивидуальной для каждого документа информацией), мо­гут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

По срокам хранения документы подразделяются на докумен­ты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от способа воспроизведения документы могут быть текстовыми (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК), изобразительными (рисунки, схемы, диаграммы,

чертежи), звуковыми (пластинки, магнитные ленты, электромаг­нитные кассеты), кино- и фотодокументы (киноленты, фотогра­фии, кино- и фотопленки).

По стадиям создания документы можно представить в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик — это документ в предварительной редакции.

Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами.

Копия — это точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными (нотариальной конторой, загсом, отделом кадров, директором училища и т.д.). Они имеют юридическую силу, если при заверении был соблюден соответствующий порядок.

Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только часть его. Тогда делают выписку (например, из протокола, при­каза, собрания).

Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. Например, в случае утери диплома об окончании учебного заведения дубликат выдает то учебное заведение, которое выдавало оригинал.

Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются испол­нителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. По каким видам деятельности классифицируются доку­менты?

2. В какую группу документов выделяются коммерческие виды документов?

3. Каковы характерные отличия индивидуальных документов от типовых?

4. Каковы конкретные сроки хранения документов долговре­менного и временного хранения?

5. Что такое черновик, оригинал, копия?