9.12. Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее время

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреж­дения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подраз­делений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хране­ния, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу прини­маются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в при­сутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номеров отсутствующих дел, если такие будут. Под за верительной надписью ставится дата приема-передачи дел и под­писи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архи­вные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возраста­нию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведом­ственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреж­дениях архивы не имеют достаточных площадей, Основные правила ведомственных архивов разрешают хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Особенности хранения документов в настоящее время заклю­чаются в том, что в соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фон­де Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. от 01.12.1998) частные компании яв­ляются собственниками документов, образующихся в результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.

Частная компания имеет право по обоюдному соглашению заключить договор с каким-либо государственным или муници­пальным архивным учреждением, куда в числе прочих пунктов может быть включен пункт о передаче части документов ком­пании, отнесенных в установленном порядке к составу негосу­дарственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государ­ственный или муниципальный архив.

Если компания не желает иметь дело с каким-либо государ­ственным архивным учреждением и имеет условия для обеспе­чения хранения документов, то она вправе не передавать свои документы на хранение в государственные архивные учрежде­ния.

Надела с истекшими сроками хранения, отобранные к унич­тожению, составляют акт.

Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел

УТВЕРЖДАЮ Директор завода И. И. Иванов

«_» 200 _ г.

Наименование учреждения

АКТ

___________№__________

Место составления

О выделении к уничтожению документов и дел

Основание: приказ _______ №___________ от___________

С оставлен экспертной комиссией: Председатель:

(Должность, инициалы, фамилия)

(Должность, инициалы, фамилия)

Ч лены комиссии: Присутствовали:

(Должность, инициалы, фамилия)

Комиссия, руководствуясь перечнем_______________ , отработала к

уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:

Наименование учреждения „ ,-			в деятельности которого отложились
документы, подлежащие дальнейшему хранению
№	Год	Заголовки	Пояснение	Количество
пп.	доку-	документов		документов	статей
	ментов	и дел, индекс		и дел (томов)	по перечню
	и дел	дел по номенк-
		латуре, описи
1	2	3	4	5	6

В сего дел

(Цифрами и прописью)

(Ф., и., о.)

П редседатель ЭК

Ч лены комиссии

(Ф., и., о.)

Документы измельчены и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.

О т

(Дата)

Председатель ЭК

(Ф., и., о.)

9.13. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства

В зависимости от роли в делопроизводственном процес­се все служащие государственных органов делятся на следующие группы: служащие, осуществляющие делопроизводственные опе­рации не как основную функцию (руководители учреждения, специалисты и т.д.); служащие, специализированные для дело­производства (секретари, машинистки и др.); организаторы де­лопроизводства (руководители канцелярий, инспекторы и т.п.).

Наименование должностей работников делопроизводства установлено Единой номенклатурой должностей служащих. Численный состав работников делопроизводственных служб определяется типовыми нормами времени на работы по делопро­изводственному обслуживанию (см. Приложение к гл. 9), харак­тером работы, объемом документооборота, а обязанности — долж­ностными инструкциями.

Единой номенклатурой должностей служащих установлены следующие наименования должностей работников служб дело­производства учреждений: начальник канцелярии, корректор, инспектор, делопроизводитель, начальник секретариата, замес­титель начальника канцелярии, помощник руководителя учреж­дения, секретарь коллегии, методист, заведующий архивом, заве­дующий экспедицией, редактор, секретарь, секретарь-стеногра­фистка, машинистка, экспедитор, курьер, корректор, инспектор по учету и регистрации.

Начальник канцелярии осуществляет общее руководство всей деятельностью канцелярии; организует подготовку справок, ма­териалов и различной информации руководитель учреждения и его заместителям; проверяет и рассматривает всю корреспонден­цию. Ему подчинены непосредственно подразделения по рацио­нализации делопроизводства и контролю исполнения докумен­тов, помощники и секретари-стенографистки заместителей руко­водителя учреждения.

Руководство остальными подразделениями он осуществляет

через своих заместителей:

начальника секретариата, в подчинении которого находятся помощники руководителя, секретарь коллегии и секретари-стенографистки руководителя учреждения; начальника общего отдела, в обязанности которого входит организация работы по учету и регистрации, приему и справке корреспонденции, в том числе писем граждан, а также ра­боты машбюро, архива и секретарей структурных подразделе­ний учреждения.

Помощник руководителя учреждения помогает руководителю во всех аспектах его деятельности; готовит доклады с помощью работ­ников структурных подразделений учреждения по соответству­ющему вопросу, выполняет отдельные поручения руководителя.

Секретарь коллегии обеспечивает материалом заседания кол­легии; представляет повестку дня и список приглашенных на утверждение руководителю учреждения; составляет и оформляет протоколы заседаний; подготавливает проекты решений в окон­чательной редакции для обсуждения на коллегии и обеспечивает контроль их выполнения.

Методист занимается вопросами рационализации делопроиз­водства, внедрением механизации делопроизводственных работ, контролирует и проверяет один раз в квартал ведение делопро­изводства в структурных подразделениях учреждения и подве­домственных организациях; проводит методическую работу по повышению квалификации работников делопроизводства; орга­низует работу семинаров и проведение лекций по вопросам делопроизводства; разрабатывает инструкции по делопроизвод­ству, классификатор участков работ и вопросов; составляет но­менклатуру дел учреждений.

Заведующий архивом организует архивное дело в учреждении, руководит работой архивариусов; оказывает помощь работникам структурных подразделений в подготовке и сдаче документов в архив; осуществляет контроль за поступлением дел из структур­ных частей в архив; разрабатывает номенклатуру дел для подраз­делений, проверяет правильность их оформления.

Заведующий экспедицией руководит работой экспедиции; при­нимает и отправляет наиболее ответственную корреспонденцию. Редактор осуществляет качественное редактирование доку­ментов данного учреждения, материалов, подписанных руково­дителем; извещает о заседаниях коллегии, рассылает материалы для заседаний коллегии; редактирует, оформляет и рассылает протоколы заседаний коллегии; ведет контроль за исполнение поручений, указанных в протоколе заседаний коллегии.

Корректор выполняет вместе с подчитчиком оперативную и качественную считку отпечатанного материала с оригиналом, проставляя свою фамилию и фамилию подчитчика на каждом считанном документе; внимательно просматривает материал, исправленный на машинке; хранит оригинал до тех пор, пока доку­мент не будет исполнен.

Инспектор по учету и регистрации корреспонденции принимает, регистрирует всю корреспонденцию, поступившую на имя руко­водства, и направляет ее на исполнение в соответствии с резо­люцией; осуществляет контроль за правильным оформлением регистрации на карточке исходящей корреспонденции за под­писью руководства учреждения и вносит изменения в регистра­ционные карточки; выверяет картотеку по корреспонденции; ведет учет и дает справки по документам.

Секретарь-стенографистка выполняет работу, необходимую для руководителя учреждения или подразделения; принимает и передает телефонограммы; печатает материалы по указанию ру­ководителя; получив корреспонденцию, представляет ее руково­дителю и согласно резолюции передает исполнителям; контроли­рует срок исполнения документов; подготавливает дела для сдачи в архив; стенографирует отдельные распоряжения руководителя, материалы заседаний с дальнейшей расшифровкой на пишущей

машинке.

Секретарь получает, регистрирует и представляет корреспон­денцию руководителю структурного подразделения; согласно ре­золюции руководителя — начальника отдела — передает докумен­ты исполнителям; контролирует сроки исполнения документов; проверяет правильность оформления исходящей корреспонден­ции, наличие приложений к ней, регистрирует и передает ее в экспедицию; ведет переговоры по телефону, принимает и пере­дает телефонограммы, дает справки в устной форме по докумен­там учреждения; принимает документы для печати в машинопис­ном бюро; организует совещания.

Делопроизводитель принимает, регистрирует и направляет корреспонденцию в структурные подразделения учреждения; от­правляет исполненные документы; систематизирует и хранит до­кументы текущего архива, ведет учет корреспонденции и карточку учета прохождения документов; осуществляет контроль за срока­ми их исполнения.