8.1. Письменные обращения

Обращения граждан регистрируются группой документационного обеспечения (канцелярией) в регистрационно-контрольной карточке либо в журнале или в компьютере в день их поступления.

В случае поступления документа непосредственно в какое-ли­бо структурное подразделение организации он должен быть передан в отдел (отделение, группу) документационного обеспече­ния для регистрации.

Конверты к обращениям (письмам) сохраняются и приклады­ваются к документу.

В картотеку (компьютер) заносятся фамилия, имя и отчество заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий но­мер, дата регистрации, краткое содержание вопроса с обязатель­ным указанием организации или должностного лица, действия которых оспаривает заявитель.

Входящий регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе и может состоять из индекса подразде­ления, в которое направляется обращение для разрешения, и по­рядкового номера.

Коллективные обращения регистрируются с пометкой «Кол­лективное» на фамилию первого заявителя, которому и направ­ляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.

Существуют и другие варианты регистрации. Так, в таможен­ных органах регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, A-l, где «А» — начальная буква фамилии автора, а «I» — поряд­ковый номер поступившего документа).

В каждом новом календарном году нумерация вновь посту­пивших обращений начинается с первого номера.

Первый экземпляр карточки с распиской структурного под­разделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй — в картотеку по алфавиту фамилий заявите­лей, третий вместе с документом передается в структурное под­разделение-исполнитель; после исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений.

С момента поступления обращений и их регистрации начи­нается отсчет срока их исполнения.

При поступлении повторных обращений граждан им присва­ивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей фазе регистрационно-контрольной карточки указывается регистра­ционный номер первого документа. В верхнем правом углу по­вторных обращений и на карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2. А-1/3).

Обращение может быть оставлено без рассмотрения и подши­то в дело по решению руководителя организации, если:

• заявителю ранее сообщалось, что поставленные им вопросы в компетенцию организации не входят или решение по нему принято вышестоящим органом;

обращение является повторным и не содержит новых данных, а все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, о чем заявитель уведомлялся;

• содержание обращения лишено логики и смысла;

• заявитель страдает психическим заболеванием, которое под­тверждается медицинскими документами;

обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и до­стоинство сотрудников организации или других лиц, а также нецензурные выражения, о чем, если не принимается иное решение, необходимо извещать авторов с предупреждением, что при поступлении подобных обращений переписка будет прекращена.

Переписка может быть прекращена в случае неоднократного поступления обращений, оставленных без рассмотрения по пере­численным основаниям, с составлением мотивированного заклю­чения, утверждаемого руководителем организации. О прекраще­нии переписки сообщается заявителям (за исключением лиц, признанных психически больными), которым разъясняется право и порядок обжалования принятого решения.

Переписка может возобновляться по решению лица, имеющего право на прекращение переписки, или по решению вышестоящего руководителя.