7.1. Коммерческие письма

Коммерческие письма составляются от имени юридичес­кого лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему функциональному назначению они разделяются на два следующих вида:

• письмо-запрос и ответ на него;

• письмо-предложение (оферта) и ответ на нее. Письмо-запрос — это документ, представляющий собой обра­щение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

В запросе, как правило, указываются наименование товара и условия, на которых импортеру желательно получить товар (количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа и др.).

Отвечая на запрос, надо выяснить возможности поставки ин­тересующего покупателя товара с учетом изменения цены, объ­емов поставки, моделей, марок, сроков и др. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие и заключает договор (контракт, соглашение). О своем несогласии с условиями предложения или незаинтересованности в закупке предлагаемого товара покупатель обязан сообщить про­давцу.

При ответе на запрос в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

принятие запроса к рассмотрению;

выяснение возможности поставки интересующего покупателя товара;

• отказ поставить интересующий покупателя товар; изменение условий запроса;

• обещание направить предложение на поставку интересующе­го покупателя товара.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Письмо-предложение {оферта) представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе продавца, экспортера.

В коммерческом предложении обычно указываются наимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При ответе на предложение в случае, если покупатель согла­сен со всеми условиями предложения, он подтверждает его при­нятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Приня­тием предложения является выдача заказа или заключение конт­ракта.

Если покупатель не согласен с условием предложения или не заинтересован в закупке данного товара, он отклоняет его при­нятие.

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предло­жения, он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавли­вается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах — предмете сделки, качестве товара, цене и т.д. (см. Приложение 1 к гл. 7).