Глава 1. Современная структура

УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В РОССИИ

1.1. Государственный комитет

Российской Федерации по стандартизации и метрологии

Положение о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарте Рос­сии) утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 07.05.1999 № 498.

Госстандарт России является федеральным органом исполни­тельной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование в области стандартиза­ции, метрологии и сертификации.

В своей деятельности Госстандарт России руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также упомянутым Положением.

Госстандарт России осуществляет свою деятельность во вза­имодействии с федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Федерации, а так­же с другими организациями.

Основные задачи Госстандарта России:

• обеспечение функционирования и развития систем стандартизации, обеспечение единства измерений, сертификации, аккредитации и научно-технической информации в этих областях, а также их гармонизации с международными (регио­нальными) и национальными системами зарубежных стран;

• формирование совместно с федеральными органами исполнительной власти федеральных информационных ресурсов и инфраструктуры стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, качества и классификации технико-экономической информации.

В целях решения основных задач Госстандарт России выпол­няет следующие функции:

• разрабатываете участием заинтересованных федеральных органов исполнительной власти предложения по приоритетным направлениям развития работ по стандартизации, метрологии и сертификации, их научному, правовому, организационно-тех­ническому, методическому, финансовому и информационному обеспечению, а также по преодолению технических барьеров во внешней торговле;

участвует в работе международных (региональных) организа­ций, комиссий, занимающихся вопросами стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации и качества, сотруд­ничает с зарубежными национальными органами, занимающи­мися аналогичными проблемами; в качестве национального органа Российской Федерации по стандартизации, метрологии, сертификации и аккредитации осуществляет в установленном порядке членство в международных (региональных) организа­циях и координирует работу федеральных органов исполни­тельной власти по проведению согласованной политики в этих организациях;

создает и ведет федеральный фонд государственных стандар­тов и общероссийских классификаторов технико-экономи­ческой информации, международных (региональных) стан­дартов и национальных стандартов зарубежных стран, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сер­тификации;

обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и банков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, катало­гизации продукции и информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информаци­онными ресурсами.

Кроме того, на Госстандарт возложены следующие функции: ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм;

общая координация проводимых в стране работ по унифика­ции и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов; участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение (например, внешнеторговая документация), так и их информационных элементов (например, обозначения дат, кварталов, недель, дней и т.д.).

Государственные стандарты разрабатываются:

• на отдельные документы (отчет о научно-исследовательских работах);

• на группы родственных документов (Единая система технологической документации и др.);

• на отдельные информационные элементы (стандарт на библиографическое описание документа).

Стандартизованы и технические требования к носителям и ин­струментарию записи документной информации, ее упаковке — например, форматы бумаги, шаг письма, размеры шрифтов, об­ложки дел.

Большое место в работе органов стандартизации занимает уни­фикация информационных показателей в документах, проводимая В целях достижения совместимости документальных систем, при­меняемых в различных сферах деятельности. Организационно эта деятельность заключается в разработке целой серии классифика­торов технико-экономической информации, поддержании их в актуальном состоянии, т.е. оперативном внесении изменений, а также оповещении об этом всех важнейших абонентов.

Результаты работы по стандартизации оформляются в виде го­сударственных стандартов, систематизируемых по тематическим комплексам, а также в виде руководящих документов, имеющих также обязательный характер, но содержащих либо требования, дополняющие конкретные стандарты (например, методические указания по их внедрению и применению), либо описание отдель­ных технологий работы с документами (например, порядок хране­ния документов на машинных носителях).

Местные органы стандартизации осуществляют контроль за соблюдением стандартов руководящих документов. Правила ра­боты этих органов также стандартизированы.

Органам стандартизации принадлежит и право определения обшей политики в области стандартизации, установления конк­ретных сроков разработки новых или переработки действующих стандартов и методических указаний. Централизованное хране­ние отечественных и зарубежных стандартов ведется в Едином информационном фонде стандартов.

Упорядочение конкретных систем документации находится в ведении министерств и ведомств, отвечающих за определенную сферу деятельности и, соответственно, ее документационное обеспечение.

В каждой организации имеется подразделение или должност­ное лицо, занимающееся делопроизводством.