Объяснительная записка

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка анало­гична докладной записке.

Д олжность составителя

(подпись) (Ф., и., о.)

Приложение 16

ФОРМУЛЯР И СТРУКТУРА ТЕКСТА АКТА

Наименование организации Справочные данные об организации

АКТ №

д ата

УТВЕРЖДАЮ (при необходимости)

место издания_______

должность______

(Подпись)

(Ф., и., о.) __

[ Краткое содержание события или ] факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное ука­зание, послужившие основанием для составления акта Составлен комиссией:

П редседатель:

(Наименование должности, ф., и., о.)

Ч лены комиссии:

(Наименование должности, ф., и., о.) (располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали:

(Наименование должности, ф., и., о. лиц, присутствующих при составлении акта) (располагаются в алфавитном порядке)

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фик­сация установленных фактов; выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентиру­ющими составление акта.

Составлен в экземплярах:

1-й — кому (куда);

2-й — кому (куда) и т.д. Приложение:

[Наименование приложения, если оно есть.)

Председатель

(подпись) (Ф.И.О)

Члены комиссии

(подпись) (Ф.И.О)

Присутствовали

(Подпись) (Ф.И.О)

В дело № подпись (Ф.И.О)

Приложение 17

ФОРМУЛЯР И СТРУКТУРА ТЕКСТА ПРОТОКОЛА

Наименование организации справочные данные об организации

Протокол

(Дата)

№______

Место составления _______

[ Форма заседания ]

Председатель___________

(Ф.И.О)

Секретарь _________

(Ф.И.О)

Присутствовали — человек (указываются инициалы, фамилии или

прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом)

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогич­ное).

СЛУШАЛИ:

Ф., и., о. (в именительном падеже) — краткое или развернутое изло­жение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

Ф., и., о. — излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу, указываются действие в неопределенной форме («поручить», «организо­вать» и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично пер­вому.

П редседатель

(подпись) (Ф.И.О)

С екретарь

(подпись) (Ф.И.О)

В дело №____

(подпись) (Ф.И.О)

Идентификатор электронной

Копии документа

Приложение 18

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

СРОЧНАЯ РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУ­ЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК

(Личная подпись)

(Ф., и., о.)

(Дата) печать

Приложение 19

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование организации Адресат:________

Справочные данные об организации ДОЛЖНОСТЬ_______

ТЕЛЕФОНОГРАММА

_________ №_____

(дата) ____________________

___________ (Ф.И.О.)

(город)

[Заголовок к тексту]

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности_____________

___________________________________

(Ф.И.О)

Передала секретарь _________. Приняла – секретарь_______

(Ф.И.О) (Ф.И.О)

Тел. №_______ Тел. № _______

Время передачи __ час __ мин Время передачи __ час __ мин

Приложение 20

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСА

Наименование организации Адресат_____________

___________________________

Справочные данные об организации ____________________

_______________________________ (должность)

___________ № _____ ____________________

(дата) (Ф.И.О)

_______________________________

На № __ от __________ Телефон: ___________

(дата)

_______________________________ Факс: ____________

[Заголовок к тексту]

ТЕКСТ ФАКСА

________________

(должность)

_______________ _______________

(Ф.И.О) (подпись)

Приложение 21

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

ШТАМП

ОРГАНИЗАЦИИ,

ОТПРАВЛЯЮЩЕЙ

ПИСЬМО

Фабрика «Прогресс»

Отдел сбыта

221745 г. Омск ул. Речная 35

________ № ________

На № _____ от ______

О недопоставке продукции

По заключенному договору от 30.10.2004 г. № 26/01-13 Вы были обязаны поставить в I квартале 2005 г. кожаной фурнитуры на общую сум­му руб. Фактически ее сдано на сумму руб.

Согласно п. 2 договора за недопоставку продукции уплачивается не­устойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е.____ руб.

Указанную сумму счет просим перечислить на наш расчетный счет_______ . В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж

Директор ЗАО «ВЕГЕ» ____________ И. И. Иванов

(подпись)

Главный бухгалтер М.П ____________ О. П. Попов

(подпись)

Иванова О. П.

39-17-85

В дело № ____

__________ _____________

(Дата) (подпись)

Фабрика «Прогресс»

Входящий №____

_______ _______

(дата) (подпись)

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Каков порядок использования и оформления герба и эмбле­мы на бланках документов?

2. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Наименование организации»?

3. Что может быть включено в состав справочных данных ор­ганизации?

4. Что представляет собой регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?

5. Каковы возможный состав реквизита «Адресат» и требования к его оформлению?

6. Каковы варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита?

7. Каковы назначение реквизита «Резолюция» и порядок его оформления?

8. Как оформить реквизит «Заголовок к тексту»?

9. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопро­изводстве России?

10. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения»?

11. Что входит в состав реквизита «Подпись» и каков порядок его оформления?

12. Каковы требования к оформлению реквизитов «Гриф согласования документа» и «Визы согласования документа»?

13. Каковы назначение реквизита «Печать» и требования к про­становке печати на документах?

14. Какие реквизиты могут вноситься в документ типографским способом?

15. Составной частью каких реквизитов является личная подпись?

16. Каким образом визируются исходящие документы?

17. В чем заключается особое значение системы организацион­но-распорядительной документации среди разнообразных систем управленческой документации?

18. Какие группы и виды документов входят в систему органи­зационно-распорядительной документации?

19. Что представляет собой стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифи­цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению», введенный в РФ с 1 июля 2003 г.?

20. Сколько реквизитов документа устанавливает стандарт ГОСТ Р 6.30-2003?

21. Как определяется соответствующий состав реквизитов каж­дого конкретного документа?

22. Каковы виды организационных документов и особенности их оформления?

23. Каковы виды распорядительных документов и особенности их оформления? Каковы структура приказа по основной дея­тельности, состав реквизитов, требования к оформлению?

24. Каковы виды информационно-справочной документации?

25. Что такое служебное письмо? Каковы виды писем, их рек­ визиты и структура?

26. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?

27. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, факсов?

28. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?

29. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

Глова 6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

Трудовые правоотношения предприятия с работ­ником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, перевода и увольнения сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, назы­вается документацией по личному составу (кадрам, персоналу). В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1); личная карточка (форма № Т-2);

• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № );

• табель учета использования рабочего времени (форма №Т-13);

• табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);

• личные заявления работников предприятия. Документы по личному составу являются наиболее важными

и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кад­ров:

• личная карточка формы Т-2; карточка формы Т-4;

• личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для кото­рых эта функция не является основной:

приказы; заявления; штатное расписание;

• структура и штатная численность;

• трудовые договоры (контракты) и др.