Росархив

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИМЦ)

Заместитель директора

Профсоюзная ул., д. 87, Москва, 155300

Тел./факс (495) 777-71-33, E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО 02552101, ОГРН 1023401180В42, ИНН/КПП 7708523090/773302509

_______№___________ ┌ ┐

На № от______

Рис. 5.1.17. Пример оформления документа, автором которого является должностное лицо, представляющее организацию

При отсутствии типографского бланка, когда документ, вклю­чая и постоянные реквизиты, полностью набирается на компьюте­ре (или печатается на пишущей машинке), требования к оформле­нию реквизита «Наименование организации» должны соблюдаться полностью.

Иногда возникает необходимость подготовить документ сов­местно двумя организациями и более. Документ в этом случае следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций располагаются в соответствии с их рангом: одного

ранга — на одном уровне; наименование нижестоящей органи­зации — ниже наименования вышестоящей. Если позволяет тех­ническое и программное обеспечение, возможно оформление реквизитов совместных документов на средствах ЭВТ.

• Реквизит 09. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают почтовый адрес;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации

(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной

почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включа­емых s данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицен­зиях, адрес электронной почты и др. Номер счета в банке указы­вается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентифика­ционный код (БИК); корреспондентский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).

Пример оформления справочных данных приведен на рис. 5.1.18.

ОБЩЕСТВО «ЗНАНИЕ» РОССИИ ПРИВОЛЖСКИЙ ДОМ ЗНАНИЙ

Лицензия на образовательную деятельность А 625009 № 7839 от 01.06.99

■ Лицензия на профессиональное образование и профессиональную подготовку А 625009 N° 19 от 15.09.99

Адрес: 440319. г. Пенза ИНН 5978733100

, ул. Есина, Расчётный счет № 1324990

КБ «Дана»,г.Пенза

Телегр.: Пенэа-2, -Поиск»

Тел.: (8432)77-71-33 МФО55770323. кор.

Счёт 7930031

_ ____№______

На ___№_____

Рис. 5.1.13. Пример оформления справочных данных

• Реквизит 10. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об органи­зации) и должно соответствовать видам документов, предусмот­ренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Реквизит употребляется только на бланках конкретного документа, его наименование регламентируется уставом (положением об орга­низации) и должно соответствовать видам документов, пре­дусмотренным УСОРД, — приказ, устав, положение, инструкция и др., т.е. должно соответствовать видам документов, предусмот­ренных ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит про­ставляется после наименования организации — автора документа.

• Реквизиты 11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утвержде­ния, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и ме­сяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5января 2003г. следует оформлять 05.01.2003. Типичный вариант оформления даты приведен на рис. 5.1.19.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБШЕСТВО ПРИКАЗ 0 1.09,2005 № 105 г. Ростов-на-До ну О совершенствовании системы управления ОАО «Ростсельмаш»

Р ис. 5.1.19. Пример оформления даты документа

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2003 г., а также оформление даты в следу­ющей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

Такой способ оформления дат находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Реквизиты 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспон­денте, исполнителях и др.

, Порядок регистрации документов и структура регистрацион­ных номеров (рис. 5.1.20) устанавливаются в инструкции по дело­производству номенклатуре дел и распорядительных документах организации (например, распоряжение мэра Москвы «Об индек­сации служебных документов в аппарате Мэрии Москвы и органах исполнительной власти города, находящихся на документационном, кадровом и финансовом обеспечении Управления делами Мэрии в 2001 году» от 16.01.2001 № 6-РМ).

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ