Введение

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если it организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве ра­боты организации в значительной мере по состоянию ее докумен­тации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, что переход России крыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бух­галтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксиру­ется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распоря­дительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях мо основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприяти­ями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых ауди­торами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов инфор­мации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а так­же контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях спе­циальных инструкций по делопроизводству, обязательного озна­комления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, что­бы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало ра­ботников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документи­рования, поскольку от работы с документами в значительной сте­пени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на пред­приятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное ис­пользование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя сов­ременными средствами связи и современной компьютерной тех­никой.

Цель настоящего пособия — научить будущего менеджера, специалиста, бухгалтера, аудитора, руководителя предприятия (организации, фирмы) правильно составлять документы и рабо­тать с ними, пользоваться средствами персонального менеджмен­та, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной работы руководителя.