
- •Введение
- •Глава 1. Современная структура
- •1.1. Государственный комитет
- •1.2. Федеральная архивная служба России
- •Глава 2. Основные понятия
- •Глава 3. Документы и их классификация
- •Глава 4. Законы, госты
- •Глава5. Организационно-распорядительная документация
- •5.1. Требования к оформлению реквизитов
- •Р осархив
- •28 Марта 2005 г. Москва №15
- •358099, Г. Элиста, ул. Пушкина, 9а, тел: 5-36-71
- •347399 Г. Волгодонск Ростовская обл., Октябрьское шоссе, 43
- •Росархив
- •Росархив
- •Д епартамент государственного и муниципального имущества города москвы
- •5.2. Бланки документов и требования к ним
- •5.3. Организационные документы
- •5.4. Распорядительные документы
- •5.5. Информационно-справочные документы
- •I. Общие положения
- •Наименование организации справочные данные об организации
- •Глава Администрации Ростовской области
- •Постановление
- •Указание
- •Объяснительная записка
- •Протокол
- •6.1. Трудовые договоры (контракты)
- •6.3. Личная карточка (форма т-2)
- •Личная карточка работника
- •II. Свидетельство о воинском учете
- •III. Приём на работу и перевод на другую
- •IV.Аттестация
- •V.Повышение квалификации
- •VI. Профессиональная подготовка
- •VII. Поощрения и награды
- •VIII. Отпуск
- •6.4. Личное дело
- •6.4.1. Личный листок по учету кадров или анкета
- •Личный листок по учету кадров
- •Автобиография
- •6.4.3. Характеристика
- •Характеристика
- •6.4.4. Резюме
- •1998 — Настоящее время
- •1997 — Настоящее время
- •Дополнения к личному листку по учету кадров или анкет
- •6.5. Трудовая книжка
- •6.6. Меры взыскания и поощрения
- •Комерческой деятельности предприятия
- •7.1. Коммерческие письма
- •7.2. Договоры
- •7.2.1. Договор купли-продажи
- •7.2.2. Договор поставки
- •7.2.3. Протоколы разногласий к договорам поставки
- •7.4. Претензия (рекламация)
- •7.5. Исковые заявления
- •7.6. Кассационная жалоба (обжалование решения суда по исковому заявлению)
- •7.7. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Приложения к главе 7
- •2 Объем (количество) и сроки поставки
- •3 Асортимент
- •4 Качество и комплектность
- •5. Гарантийный срок
- •6. Сроки и порядок поставки
- •7. Цена
- •8. Порядок расчетов
- •10. Пункт поставки
- •11. Тара и упаковка
- •12. Маркировка
- •13. Отгрузка и транспортировка
- •14. Передача товара
- •15. Срок действия настоящего договора
- •16. Ответственность сторон
- •17. Обеспечение обязательств по настоящему договору
- •18. Разрешение споров
- •19. Изменение условий настоящего договора
- •20. Условия согласования связи между сторонами
- •21. Особые условия настоящего договора
- •22. Прочие условия
- •23. Юридические адреса, банковские и отгрузочные реквизиты сторон на момент заключения настоящего договора
- •24. Приложения к настоящему договору
- •Протокол
- •Вскрытия нагона (контейнера , автофургона)
- •Исковое заявление
- •Глава 8. Делопроизводство
- •8.1. Письменные обращения
- •8.2. Личный прием
- •8.3. Контроль исполнения писем граждан
- •8.4. Информирование граждан
- •8.5. Обращения и запросы особого контроля
- •Образец регистрацинно - контрольной карточки
- •Глава 9. Организация
- •9.3. Распределение поступивших документов
- •9.4. Регистрация документов
- •9.7. Отправка документов
- •9.8. Номенклатура дел
- •9.9. Формирование дел
- •Лист-заместитель
- •9.12. Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее время
- •Приложение к главе 9
- •Глава 10. Автоматизация
- •10.1. Понятие электронного документа
- •10.2. Преимущества и недостатки электронного документа
- •10.3. Составление документов
- •10.4. Автоматизация работы с документами
- •10.6. Электронные офисные системы
- •10.6.2. Система электронного документооборота
- •10.7. Автоматизированная процедура работы с документами
- •10.8. Хранение документов в электронной форме
- •Приложение к главе 10
- •1. Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью печатающих устройств
- •2. Подготовка документов на компьютере
- •3. Создание документов в microsoft word
- •3.1. Клавиатура компьютера
- •3.2. Мышь
- •3.3. Текстовые процессоры
- •3.4. Возможности программы Word 2000
- •3.5. Запуск и выход из Word
- •3.6. Главное окно Word
- •3.7. Элементы Главного окна
- •3.8. Создание документов
- •3.9. Открытие документов
- •3.10. Ввод и редактирование текста
- •3.11. Удаление текста
- •3.12. Работа с фрагментами
- •3 .12.1. Отмена выполненных действий
- •3.12.2. Вставка и замена текста
- •3.13. Проверка документов
- •3.13.2. Диалоговое окно «Орфография»
- •3.14. Сохранение документов
- •3.15. Форматирование символов и шрифты
- •3.15.3. Выделение текста курсивом
- •3.15.5. Верхние и нижние индексы
- •3.15.7. Выделение текста цветом
- •3.15.10. Изменение шрифта
- •3.16. Форматирование абзацев
- •3.16.1. Выравнивание абзацев
- •3.16.4. Установка табуляции
- •Опции, используемые при помощи линейки
- •3.17. Форматирование страниц
- •3.17.1. Установка полей
- •3.17.6. Колонтитулы
- •3. / 7.7. Вставка номеров страниц
- •3.18. Работа с таблицами
- •3.18.3. Перемещение по таблице и ввод текста
- •Использование мыши
- •3.18.5. Изменение формата таблицы
- •3.18.6. Вставка строк
- •3.18.8. Вставка ячеек
- •3.18.10. Объединение ячеек
- •3.18.11. Разбиение ячеек
- •3.18.14. Разбиение таблицы
- •3.18.15. Форматирование таблиц
- •3.18.16. Автоформатирование
- •3.19. Вставки в документы
- •3.21.3. Изменение ширины колонок
- •3.22. Печать документов
- •3.22.2. Изменение содержимого окна
- •3.22.4. Сжатие документа
- •3.22.6. Печать фрагментов текста
- •Оглавление
- •Глава 6. Документирование трудовых
- •Глава 7. Документирование коммерческой
- •Глава 8. Делопроизводство по письменным
- •Глава 9. Организация документооборота 179
- •Глава 10. Автоматизация делопроизводства 220
Введение
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если it организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.
Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, что переход России крыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.
Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях мо основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и т.д.
В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.
Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.
Цель настоящего пособия — научить будущего менеджера, специалиста, бухгалтера, аудитора, руководителя предприятия (организации, фирмы) правильно составлять документы и работать с ними, пользоваться средствами персонального менеджмента, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной работы руководителя.