2. Основные формы взаимодействия подразделений вуза с журналистами

Формы взаимодействия государтсвенных и некоммерческих организаций со СМИ обособлены малым бюджетом субъекта коммуникации и низким интересом со сторы СМИ. Часто бюджетным организациям не хватает средств для проведения специальных мероприятий для журналистов и репортеров (пресс-конференция и брифинг).

С другой стороны, деятельность вуза постоянно связяна с решением общественных, экономических, социальных и культурных проблем населения страны. «Жизнь» высшего учебного учреждения пестрит разнообразием научных, образовательных, культурных, организационных и спортивных проектов и событий, в которые вовлечены не только студенты и преподаватели вуза, но и партнеры вуза, (научные сообщества, международные и российские фонды, вузы, НИИ, комитеты, комиссии), представители государственной власти и жители города или региона. Иными словами события и сообщения, которые циркулируют во внутренней среде вуза могут быть актуальными для самой широкой общественности.

Учитывая все сказанное, мы предлагаем подразделениям вуза самостоятно организовывать присутствие представителей СМИ на внутрифакультетских мероприятиях и событиях.

Актуализировать внутривузовское событие для внешних СМИ можно при помощи выделения доминанты сообщения о проводимом мероприятии. Например, журналисты заинтересуются мероприятием, если вуз или факультет готов:

• Проинформировать свою целевую аудиторию о каком-либо важном неординарном событии в своей жизни (например, студентов о повышении стипендии).

• Проинформировать общественность города, района или региона о решении какой-либо социально-значимой или культурной проблемы общества.

• Наглядно продемонстрировать достижения вуза.

• Представить инновационную концепцию развития университета, вызывающую массовый общественный интерес.

• Обнародовать данные об условиях обучения студентов.

• Представить решение спорных вопросов, которые известны общественности.

Начальное планирование плодотворных взаимоотношений с представителями СМИ требует от ПР-специалитса базовых знаний, а именно:

• Цель взаимоотношений (чего хотим: взаимного сотрудничества, совместных проектов, социального или информационного партнерства, распространения информации на платной основе).

• Формат предпочитаемых взаимоотношений вуза со СМИ (формальные, неформальные взаимоотношения, личные контакты, партнерство, спонсорство, и т.д.).

• Информационную политику вуза (что множно, а чего нельзя делать в плане информационного освещения вуза, а также партнерских форм деятельности).

• Приоритетные каналы коммуникации для подразделения вуза (профильные, местные, научные, аналитические, печатные, электронные и др.).

2.1. Этапы организации информационного освещения деятельности вуза

В процессе установления и поддержания взаимоотношений вуза со СМИ в рамках одного мероприятия можно выделить несколько этапов деятельности сотрудника по коммуникациям.

Подготовительный этап начинается намного заранее перед планиуемым мероприятием, куда будут приглашены журналисты. Суть деятельности ПР-специалиста на данном этапе заключается в аналитической и поисковой работе:

1. Приоретение базовых знаний ПР-специалиста (по вышеуказанной схеме).

2. Формирование карты СМИ факультета вуза.

3. Поиск точек соприкосновения интересов общества и вуза (какие мероприятия подразделения вуза являются самыми привлекательными или яркими для СМИ и общественных групп).

4. Подготовка базовых текстов ПР о мероприятии для массовой рассылки в СМИ (пресс-релиз, анонс, приглашение и т.д.) В приглашении указать: место, день и время мероприятия, продолжительность, тематику, тезисы события, фамилии и должности основных участников мероприрятия.

5. Процесс рассылки пресс-релиза, анонса, приглашения для журналиста (за 1-2 недели до специального события).

6. Процесс «вывешивания» данных материалов на официальных интернет ресурсах вуза, подразделения, партнеров, мероприятия, а также в социальных сетях по теме события).

7. Мониторинг «откликнувшихся» журналистов (поиск по сайтам информ.агентств, холодные звонки или уточняющие письма журналистам по электронной почте, через 2-3 дня после рассыки).

8. Создание шаблона для аккредитации представителей СМИ на мероприятии.

9. Подготовка пресс-кита для журналистов.

10. Проведение горячих звонков с «откликнувшимися» журналистами, на предмет их планов в отношении посещения вашего мероприятия (за 2-3 дня до мероприятия).

11. Подготовить идентификационные бейджики для организаторов мероприятия и для журналистов (чтобы журналисты смогли найти контактное лицо, т.е. ПР-специалиста).

Если предварительный этап был качетсвенно выполнен, то дальнейшие действия по организации и поддержанию отношений со СМИ будут согласоваными и предсказуемыми.

Воторой этап аключает в себя личное общение ПР-специалиста с представителями СМИ, а именно:

1. Регистрацию пришедших журналистов (отметить их личные контакты в документе аккредитации СМИ, взять их визитки, личные номера телефонов, лично познакомиться, выдать бейдж).

2. Сформировать благоприятное впечатление об огранзации (информационной части) данного мероприятия. А именно, следует раздать материалы пресс-кита или программу мероприятия. А также разместить журналистов в помещении, соориенторвать в правилах поведения на данном мероприятии.

Заключительный этап связан с аналитической и исследовательской деятельностью. После мероприятия ПР-специалисту необходимо:

1. Сразу после окончания мероприятия написать пост-релиз, обработать фото материалы и выслать по электронной почте журналистам (тем, кто присутствовал и тем, кто не откликнулся).

2. «Выложить» пост-релиз, фото, статью в приемлемом ПР-жанре и медиа-кит в сеть Интернет (социальных медиа, официальных ресурсах вуза и его партнеров).

3. Лично выяснить мнение журналиста о мероприятии, о качестве организации, о впечатлениях приглашенного, о его дальнейшиз планах и потребностях в отношении информационного сотрудничества с вузом (через день-два после мероприятия).

4. Провести мониторинг СМИ на предмет распространения информации о мероприятии.

5. На официальном сайте мероприятия или подразделения дать ссыки (линки) на статьи внешних СМИ.

6. Написать отчет об эффективности информационного освещения деятельности подразделения.

7. Сформировать пресс-клиппинг мероприятия, события или деятельности подразделения за определенный период времени (полный и детальный анализ материалов о деятельности и событиях вуза, появившихся в СМИ спустя некоторое время).

8. Обнародовать пресс-клиппинг в разделе «СМИ о нас».