Методические материалы в помощь специалисту по связям с общественностью высшего учебного заведения. «Методика информационного сопровождения деятельности Университета»

Материал подготовлен в соответствии с программой проекта «Информационное сопровождение деятельности Университета: имиджевые стратегии структурных подразделений», 17-18 октября 2013 РГПУ им. А.И. Герцена, СПб.

Разработчик: Ромашко Татьяна Владимировна, старший преподаватель кафедры связей с общественностью и рекламы.

Контакты Ромашко Т.В.:

Кафедра связей с общественностью и рекламы

Факультет философии человека

РГПУ им. А.И. Герцена

+7 812 498-08-35

+7 911 944 80 63

romashkotv@gmail.com

lancia989@mail.ru

Содержание:

Стр.

Методика информационного освещения деятельности вуза в СМИ Методика разработки пресс-релиза и пост-релиза Рекомендации по созданию «карты СМИ» подразделения вуза Рекомендации СМИ по написанию пресс-релиза Дополнительная литература и другие источники данных Основные формы взаимодействия подразделений вуза с журналистами Этапы организации информационного освещения деятельности вуза Методика оформления пресс-кита Дополнительная литература и другие источники данных

3 3 8 10 11 12 13 15 16

1. Методика информационного освещения деятельности вуза в сми

1.1. Методика разработки пресс-релиза и пост-релиза

Пресс-релиз и пост-релиз это важнейшие ПР-документы, которые информируют СМИ о важных для нее событиях вуза и его подразделений. Цель пресс-релиза – спровоцировать паблисити разносторонней деятельности вуза и его подразделений.

Методика создания эффективного пресс-релиза заключается в предварительной организационной работе ПР-специалиста.

ПР-специалисту необходимо понимать цель обнародования (распространения) данного релиза, которая может быть определена в разных направлениях, а именно:

• Информировать общественность о событии.

• Привлечь внимание ключевых аудиторий подразделения вуза.

• Создать определенный образ подразделения в массовом сознании жителей региона или города.

• Приобрести лояльность целевых аудиторий.

• Пригласить журналистов на планируемое мероприятие или событие.

• Побудить представителей ключевых аудиторий принять участие в планируемом мероприятии или деятельности подразделения и т.д.

В зависимости от поставленной цели специалист по коммуникациям будет решать следующие задачи:

1. Выявить запросы общества в отношении информации исходящей от вузов. Важно подавать новость с той точки зрения, которая будет актуальна для общества в определенный период времени. Например, весной и летом особо популярны темы «возможности и перспективы студентов вуза», «условия обучения в вузе»…, т.к. будущие выпускники школ и их родители находятся в постоянном поиске «удобного» и «приемлемого» для них высшего учебного заведения.

2. Определить целевые и ключевые аудитории подразделения вуза и их характеристики. Особое внимание следует уделить таким характеристикам, как мотивы, потребности, желания и возможности ключевых аудиторий. Выявив данные параметры, ПР-специалист будет формировать сообщение в том жанре, который будет наиболее подходящим для запросов определенной целевой аудитории.

3. Составить «карту СМИ». Создатель пресс-релиза должен четко представлять определенные СМИ и их потребности в информационном контенте, которые будут выбраны для рассылки пресс-релиза. Данная информация обрабатывается в форме «карты СМИ», где отмечены основные параметры и характеристики издательств, а также, – информация о том, какие СМИ предпочитает целевая аудитория.

4. Написать пресс-релиз в актуальном для СМИ или целевой аудитории стиле. Например, необходимо подавать информацию в инновационном ключе (только что!) или с точки зрения нового взгляда на старую проблему. Более того, контент сообщения может затрагивать общественные интересы, или быть значимым только для определенной ключевой аудитории. «Близость новости» для читателя, слушателя или зрителя может быть выражена в разных ракурсах: территориальная близость события и читателя, близость по интересам, близость по сфере решаемых проблем общества, близость по сфере деятельности, близость в рамках доминирующих идей в обществе или мнений лидеров, и т.д.

Основой формирования проблематики пресс-релиза или текста в любом другом ПР-жанре могут быть:

• аналитические статьи (материалы и итоги конференций, собраний, круглых столов, заседаний факультетов, научных советов и т.д., которые затрагивают проблемы развития общества и самого вуза);

• статистические сводки за определенный период времени (материалы, созданные на основе отчетов вуза). Например, освещение в СМИ таких важных для развития лояльности и доверия общества сведений, как «отчет о результатах самообследования федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный педагогический университет им. А. И. Герцена» Санкт-Петербург 2013» на официальном сайте РГПУ (http://www.herzen.spb.ru/img/files/puchkov//Otchet_o_samoobsledovanii_RGPU_im_AI_Gercena.pdf);

• материалы (новости, анонсы, мероприятия, отчеты, закрытия, и т.д.) текущих событий разносторонней деятельности вуза или его подразделения (образовательная, воспитательная, спортивная, культурная, научная, управленческая, социальная, инновационная и т.д.);

• тематические обзоры (например, можно осветить активное участие вуза в решении социальных, культурных, образовательных, экологических, экономических и политических проблем общества или местного сообщества);

• опровержение недостоверной или заведомо ложной информации о вузе и его членах, опубликованной ранее на страницах газет и журналов;

• ответы на вопросы абитуриентов, студентов, потенциальных зарубежных студентов, научных и педагогических кадров как самого РГПУ, так и других вузов;

• информационные и пригласительные материалы к предстоящим крупным событиям в жизни вуза и его подразделений, а также сообществ, научных объединений, научных школ и т.д.

Следует уделить особое внимание тому, что для сюжета пресс-релиза должна быть интересная и актуальная новость.

Методика актуализации новости в пресс-релизе или пост-релизе.

1. Чтобы придать веса новости, можно воспользоваться одним из приемов усиления значимости пресс-релиза или пост-релиза:

• Привязка к знаменательной дате (государственные даты, народные праздники, гендерные праздники, знаменательные даты Санкт-Петербурга и других регионов).

• Использование мнения лидеров, отзывов экспертов о событии.

• Использование цитат знаменитых людей, крылатых выражений руководителей страны, политиков, экономистов, литераторов, историков, культурологов и др. выразителей общественного мнения, а также комментариев о событии.

• Использование специфической лексики (специализированные термины и значения).

• Привязка к социальной, культурной или другой общественно-значимой проблемной жителей города или региона.

2. Заголовок новости должен быть выполнен в «стиле издания», куда вы направляете релиз¹.

3. Суть новости пишется в лид-абзаце пресс-релиза (первый абзац после заголовка). Этот абзац не должен быть больше 1-2 предложений. Это единственный абзац, текст которого может быть выделен полужирным. Предложения должны быть односложными и предельно понятными.

4. Формат пресс-релиза может быть представлен в виде «перевернутой пирамиды», вначале – самое важное, далее – дополнительная информация. Повествование идет в виде ответов на вопросы:

• Кто?

• Что?

• Когда?

• Где?

• Почему?

• Как?

Сначала мы рассказываем, кто является участником события. Потом, что это за событие? Когда и где оно произойдет или произошло? Почему оно планируется (для чего, для кого, зачем?) и как (участники, спонсоры, ответственные лица, организаторы, при чьей поддержке и т.д.)?

5. Не менее важно дать информацию о подразделении вуза, задействованном в новостном сюжете, после основной части релиза. В конце следует дополнительная информация о предмете повествования пресс-релиза или о субъекте коммуникации (о самом учреждении или подразделении вуза).

Примерное оформление пресс-релиза:

Ромашко Татьяна Владимировна, Ст. преподаватель кафедры связей с общественностью и рекламы РГПУ им. А.И. Герцена +7 812 498-08-35 +7 911 944 80 63 romashkotv@gmail.com От стратегии к тактике 17-18 октября 2013 года кафедра связей с общественностью и рекламы Российский Государственный Педагогический Университет им. А.И. Герцена инициирует проект «Информационное сопровождение деятельности Университета: имиджевые стратегии структурных подразделений», который станет тактическим продолжением стратегического развития коммуникаций Герценовского Университета. Откроет мероприятие Гончаров Сергей Александрович, первый проректор РГПУ им. А.И. Герцена, исполнительный директор Программы стратегического развития Герценовского Университета. Основными участниками научно-практического семинара станут заместители руководителей структурных подразделений вуза по информационной политике. Сейчас в вузе активно развивается направление коммуникационного менеджмента. В 2007 году Герценовский университет стал одним из победителей конкурса программ инновационного развития. Учитывая «вызовы времени», на протяжении шести лет вуз успешно реализует программы стратегического развития в рамках научной, образовательной и методической деятельности университета. Российский Государственный Педагогический Университет им. А.И. Герцена занимает лидерские позиции на рынке образовательных услуг, предлагая инновации в области образовательной, культурной, научной, воспитательной, методической, коммуникационной деятельности, не забывая старых традиций. Миссия Герценовского университета – построение университета как пространства жизненного самоопределения Человека во всем многообразии его проявлений в современной культурной практике.