2. Структура деловой беседы в таможенных органах

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. начало беседы;

2. передача информации;

3. аргументирование;

4. опровержение доводов собеседника;

5. принятие решений.

Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

1) профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

2) ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

3) наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

4) постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

5) ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

6) повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

7) элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

8) "насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

9) рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

10) юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

2. Применение деловой коммуникации в таможенном деле

2.1 Способ включения участников в деловую коммуникацию в таможенных органах

Как же построить такую ситуацию, которая заставит сотрудников таможенных органов включиться в обсуждение проблемы? Подумайте полминуты и Вы найдете ответ на этот вопрос. Необходимо отметить, что в данном случае, как и при решении подавляющего большинства других задач управления, нельзя выделить однозначно (и всегда) правильные и неправильные варианты. Все зависит от ситуации, в которой Вы их применяете. Эта очевидная мысль требует дальнейшего структурирования.

Слова, которые мы произносим, (на схеме 1 это знаки) имеют значения. Значения формируют содержание нашего сообщения, то есть ответ на вопрос “О чем идет речь?”. Однако, только будучи помещенными в контекст ситуации, слова обретают смысл, то есть субъекты, участвующие в коммуникации, получают ответы на вопросы: “Почему именно этот субъект произносит это содержание?”, “Почему это общение происходит с участием именно собравшихся здесь людей?”, “Почему именно сейчас?”. Мифологические социокультурные представления и символы (изображенные в нижней части схемы 1) создают те нюансы контекста, которые в ситуации не проговариваются, но осознаются участниками деловой коммуникации как вполне ясные и реальные.

Таким образом, управление мотивами сводится к управлению смыслообразованием.

Это все довольно сложно выглядит в теории, но, как ни парадоксально, на практике способы управления построением деловой коммуникации очень просты и даже очевидны.