Международный консорциум «Электронный университет»

Московский государственный университет экономики,

статистики и информатики

Евразийский открытый институт

И.М.Овчинникова

И.И.Ярославская

В.А.Лебедева

Business Correspondence

in English

М осква 2005

УДК

ББК

О

И.М.Овчинникова, И.И.Ярославская, В.А.Лебедева BUSINESS CORRESPONDENCE IN ENGLISH: Учебное пособие для студентов экономических специальностей / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: МЭСИ, 2005. – 136 с.

ISBN

 И.М.Овчинникова, 2005

 И.И.Ярославская, 2005

 В.А.Лебедева, 2005

 Московский государственный университет

экономики, статистики и информатики, 2005

Contents

Introduction 4

Business Letter Format and Conventions 5

Phrases that can be used in all kinds of business letters 7

I. Inquiries, 8

II Offers 12

III Orders 48

IV. Payment 66

V. Letter-Example 82

VI Letters covering all kinds of business correspondence 112

The list of literature used 136

Introduction

Целью данного пособия является формирование у студентов грамматических и лексических навыков деловой переписки, а также умения вести деловую переписку в различных речевых ситуациях. Для формирования навыка деловой переписки в пособии широко используется практика перевода деловых писем (свыше 110) с русского языка на английский.

Учебное пособие рекомендуется для студентов продвинутого уровня экономических и других специальностей – менеджмент, маркетинг, юриспруденция, статистика, информационные технологии и т.д.

Пособие включает в себя VI разделов по следующим видам деловых писем: I – запрос и предложение; II – заказ; III – оплата; IV – перепись; V – претензия; VI – корреспонденция по различным вопросам, возникающим в связи с деловой активностью, включая тендер на строительство различных объектов.

Раздел I включает в себя запросы на поставку оборудования, товаров, пользующихся спросом в стране заказчика, а также предложения на различные виды деятельности.

Раздел II содержит деловые письма на размещение заказа, условия этого размещения, количество и качество товара, гарантийный срок и т.д.

Раздел III посвящен условиям и способам платежа, а также выбору банков, через которые выгоднее и безопаснее провести оплату.

Раздел IV состоит из двух писем и касается переписи, ее целей, а также методик, улучшающих ее результаты.

Раздел V связан с возникновением такие претензии, как: некачественный или поврежденный товар, нарушение сроков поставки, недогрузка, засылка товара не по адресу и т.д.

Раздел VI включает в себя письма информационного характера, разъяснения, пояснения, просьбы и советы, объяснения своей позиции, участие в тендере, страхование.

Каждый раздел начинается простыми письмами и постепенно их грамматическая и лексическая сложность увеличивается. Перед каждым письмом даются слова и выражения на английском языке с переводом на русский, которые необходимо употребить при переводе, что способствует их лучшему запоминанию.

Письма, помеченные звездочкой (*), требуют ответа, которые студент должен написать самостоятельно.

Поскольку каждый раздел относительно независим от другого, работу можно начинать с любого из них, исходя из необходимых практических задач.

Данное пособие окажет значительную помощь в подготовке к экзамену, составлении бизнес диалогов, умению грамотно оформлять и вести деловую переписку по различным вопросам, а также подскажет варианты поведения в конфликтных жизненных ситуациях, довольно часто возникающих в мире бизнеса.

Business Letter Format and Conventions

Notice the following points:

1. WRITER’S ADDRESS OR COMPANY LETTERHEAD:

At the top or in the top right-hand corner. The writer’s name is not at the top of the letter.

2. READER’S NAME, POSITION AND ADDRESS:

On the left. If you are writing to another country, write the country in the address.

3. DATE:

On the right. Various forms of the date are possible.

British American

24^th February, 2005

24 February 2005 February 24, 2005

24 Feb. 2005

4. Opening Situation:

Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write:

British American

Dear Sirs, to a company Gentlemen:

Dear Sir, to a man Dear Sir:

Dear Madam, to a woman Dear Madam:

Dear Mrs. Smith, to a well known woman Dear Mrs. Smith:

For the attention of

Mr. F.L. Johnson Attention: Mr. F.L. Johnson

Dear Miss Brown, to a well known unmarried Dear Miss Brown:

woman

Dear Sir or Madam, if you don’t know the sex Dear Sir or Madam:

of the reader

5. BODY OF THE LETTER:

Start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.

6. CLOSING SITUATION:

British American

Yours faithfully, formal or routine Yours truly, if you don’t know the Very truly yours,

reader’s name Yours very truly,

Yours sincerely, informal: Sincerely yours,

Yours truly, if you know the Cordially yours,

reader’s name

Yours sincerely, personal: Sincerely yours,

Sincerely, With kind regards,

With best wishes, With best regards,

Yours, Sincerely,

Yours,

7. SIGNATURE

8. WRITER’S NAME AND TITLE

Position in the company, if appropriate. A man uses the title Mr. The title Mrs. shows that a woman is married. Miss shows that she is unmarried. Ms shows that she is a woman (it goes for married and unmarried woman).

9. BLOCK STYLE

It is the modern style – all paragraphs start at the left-hand margin.

10. PUNCTUATION:

In modern business letters punctuation is not used in the heading and ending of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter.

Phrases that can be used in all kinds of business letters

I. Phrases to confirm the receipt of letters, telegrams, faxes and etc.

1. We have received your letter of the 15^th May Мы получили ваше письмо от 15мая

2. We thank you (Thank you) for your letter Благодарим вас за ваше письмо,

dated (the) 15^th May датированное 15 мая

3. In reply to

In answer to your letter of … (dated) В ответ на ваше письмо от …

In response to

4. We are obliged for your letter (fax..) Мы признательны (благодарны) за ваше письмо (факс)

5. We acknowledge (notify, confirm) the Мы подтверждаем получение

receipt of your letter of … вашего письма от …

II Requests

1. Please, inform us – Пожалуйста, сообщите нам

2. Will you please send us your (catalogues and price list for) – Направьте нам, пожалуйста, ваши каталоги и прейскурант на …

3. In reply to your letter of … we request you – В ответ на Ваше письмо от… просим сообщить нам…

4. Referring to your letter of … we would ask you – Ссылаясь на Ваше письмо от … мы просили бы вас…

5. We shall be (should be) obliged if you will (would) inform us about – Мы будем (были бы) признательны если вы сообщите (если бы вы сообщили) нам …

6. We would be glad to receive … – Мы были бы рады получить …

III. Notification of the request fulfillment (execution)

1. In accordance (in conformity) with your request – В соответствии с вашей просьбой

2. Further to – в дополнение к

3. In compliance with your request – Во исполнение вашей просьбы

4. According to your request; as requested – Согласно вашей просьбе

IV. Phrases used to denote that the required documents have been sent

1. We are sending… – Посылаем вам

2. We send you herewith… – Высылаем вам с этим письмом

3. We are glad to send you our … – С удовольствием посылаем вам

4. We have pleasure in sending you … – С удовольствием высылаем вам

5. We enclose with the letter; we attach to the letter – Прилагаем к письму

V. Phrases used to refer to some documents, letters and etc

1. With reference to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …

2. Referring to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …

3. We refer to our (your) letter (cable, fax etc.) – Мы ссылаемся на наше (ваше) письмо (телеграмму, факс и т.д.)

4. Reverting to your (our) letter of … – Возвращаясь к вашему (нашему) письму от…

5. We revert to our (your) letter of… – Мы возвращаемся к нашему (вашему) письму от

VI. Closing phrases

1. We are looking forward to hearing from you – Ждем вашего ответа

2. We are looking forward to your early reply – Ждем вашего скорейшего ответа

3. We should appreciate your prompt answer- Мы были бы признательны за быстрый ответ

U NIT I.

INQUIRIES

An inquiry (also spelt as enquiry) is sent when a businessman wants some information, especially about:

• the supply of goods

• leaflets or catalogues

• quotation or prices

• samples

• terms and discounts

• availability of goods

• delivery terms and deadlines

• method of transportation

• insurance

A businessman will save unnecessary correspondence by giving full details that are relevant.

If a prospective customer approaches suppliers for the first time, it is useful to tell them something about his own business, the kind of goods he needs and for what purpose they are required. In the case of customers of long-standing or repeat orders, the inquiry may be very simple. Often a phone call or a postcard will do.

I. Introductory Phrases

1. We (have) read your advertisement in …of … – Мы прочли ваше объявление в … от…

2. With regard to your advertisement in … of …, we would ask you … – В связи с публикацией вашей рекламы в … от … мы бы хотели попросить Вас

3. We have heard of your products from … – Мы узнали о вашей продукции из …

4. We have seen your current catalogue showing … – Мы видели ваш текущий каталог, в котором дается описание …

II. A request for additional information

1. We require … for immediate delivery – Нам требуется … с немедленной доставкой

2. We are interested in buying (importing) – Мы заинтересованы купить (импортировать)

3. Please let us know what quantities you are able to deliver till/by – Пожалуйста, сообщите нам какое кол-во вы сможете поставить до …

4. We would like to have further details about – Мы хотели бы получить подробную информацию о …

5. What quantities are you able to supply from stock – Какое кол-во вы можете поставить со склада

6. Please, send us samples /of your (catalogues, price list etc.) – Вышлите, пожалуйста, нам образцы \(свои каталоги, прайс-лист и т.д.)

7. Please, send us a price-list and samples of … – Пожалуйста, вышлите нам прайс-лист и образцы …

8. Could you let us have a quotation for .. – сообщите нам, пожалуйста, расценки на …

9. Would you please let us have a firm offer for ../your current catalogue showing … – Пожалуйста, вышлите нам ваше твердое предложение на … /каталог, представляющий …

10. We would be glad to receive specifications of your new items/your current export price list/detail of trade discounts – Мы были бы рады получить спецификации ваших новых товаров/ваш текущий экспортный прайс-лист/подробный перечень торговых скидок…

11. We are also interested in your terms of payment and in discounts offered for regular purchases and large orders – Нас также интересуют условия платежа и скидки, которые вы предлагаете за регулярные закупки и большие заказы

12. We normally effect payment by Letter of Credit – Мы обычно производим оплату по аккредитиву

13. Payment will be made by cheque/bank transfer – Оплата будет произведена чеком/ банковским переводом

III. Information about your company and the market you work in

1. We would like to introduce the goods – Мы бы хотели представить товары

2. As distributors we have a large network of – Как дистрибьюторы, мы имеем обширную сеть

3. We are distributors/importers/retailers etc. of …and would like to get in touch with suppliers/manufactures of… – Мы являемся дистрибьютором /импортером/ продавцом/ и хотели бы связаться с поставщиком/производителем …

4. There is a (large) promising market here for good quality … (office machines etc) and we may be able to place large orders with you – У нас (большой) перспективный рынок для высококачественного (офисного оборудования) и возможно мы сможем размещать у вас крупные заказы

5. There is a large market here for your product – Ваши изделия найдут у нас своего покупателя

6. We would like to contact manufacturers (suppliers, sellers etc) of … – Мы хотели бы установить деловые связи с производителями (поставщиками, продавцами и т.д.) …

7. Our company was founded in – Наша компания была основана в …

8. For over … years our company has imported from western companies – Более чем… лет наша компания импортирует от западных компаний …

9. We are in the market for … years – Наша компания работает на рынке в течение … лет

IV. Closing phrases

1. Thank you in advance for any information you can give us – Заранее благодарим за любую предоставленную информацию

2. Any early answer would be appreciated – Будем признательны за любой ответ, предоставленный в ближайшее время

3. We may be able to have regular orders if – Мы возможно сможем постоянно заказывать вашу продукцию, если

- your prices are competitive – ваши цены конкурентоспособны

- the samples meet the standards – ваши образцы отвечают стандартам

– the samples meet with our customer’s approval – ваши образцы одобрены заказчиком

– the samples complies with our requirements – ваши образцы удовлетворяют нашим требованиям

4. Please, send us a pro-forma invoice for customs purposes – Просим выслать ориентировочную счет-фактуру для таможенного контроля

5. We look forward to receiving your quotation (catalogue) – С нетерпением ждем котировку (каталог)

6. We look forward to your early reply – С нетерпением ждем вашего скорого ответа

7. Your prompt answer would be appreciated – Будем признательны за быстрый ответ

8. We look forward to hearing from you – С нетерпением ждем вашего ответа

V. Letter – Example

MATTHEWS & WILSON

Ladies’ Clothing

421 Michigan Avenue

Chicago, III. 60602

Mr. James Green

Marketing Director

Green Industries Inc.

148 Mortimer Street

London WIC 37D

England October 12, 19___

Dear Sir!

We saw your women’s dresses and suits at the London Fashion Show held in New York on October 10. The lines you showed for teenagers, the “Swinger” dresses and trouser suits, would be most suitable for our market.

Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January next. We would require 2000 dresses and suits in each of the sizes 10 – 14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f. Chicago prices. Payment is normally made by Letter of Credit.

Thank you for an early reply.

Very truly yours,

P.Wilson

U NIT II.

OFFERS

Offers are sent in reply to an inquiry or without a preceding inquiry. The sales-conscious businessman wants to draw the attention of customers and new customers to a special product or range of goods. He will take the opportunity to stipulate his correspondent’s interest in his goods or services by including sales messages and the assurance that the customer will receive personal attention. A firm offer is subject to certain conditions, a deadline for the receipt of orders, or a special price for certain quantities.

I. Introductory Phrases

1. We thank you for your letter of (enquiry of) – Благодарим вас за ваше письмо (запрос) от …

2. We were pleased to learn your interest in … – Нам было приятно узнать о вашей заинтересованности в …

3. It is good of you to take so much interest in our work – Было любезно с вашей стороны проявить такой интерес к нашей работе

4. As to your inquiry of … we are informing you that … – На ваш запрос от … мы сообщаем вам, что …

5. We would like to introduce ourselves as … – Мы хотели бы представиться как …

6. We are pleased to make you an offer regarding – Мы рады сделать вам предложение относительно …

7. We have pleasure in offering you the following goods – Мы с удовольствием предлагаем вам следующие товары

8. We can offer you … for immediate shipment – Мы можем Вам предложить … для немедленной поставки

II. Replies to the customer’s questions

1. W e enclose our catalogue with the latest price-list – Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом

2. As you can see from our price-list, our prices are at least 2% lower than market prices – Как видно из нашего прейскуранта, наши цены по крайней мере на 2 процента ниже рыночных

3. Our detailed catalogue will demonstrate the wide range of our products – Наш подробный каталог наглядно представит Вам разнообразие нашего ассортимента

4. We deliver our goods on … terms – Мы поставляем товар на условиях …

5. The price covers packing and transportation expenses – Цена включает упаковку и транспортирные расходы

6. The price covers delivery to … – Цена включает доставку в …

7. We can give you a … % discount – Мы можем предоставить вам …% скидку

8. Prices have risen (have fallen, remained steady) – Цены повысились (снизились, остались неизменными)

9. I especially call your attention to … – Я особенно обращаю ваше внимание на …

10. Besides the above mentioned goods our company also produces (delivers) … – Кроме упомянутых выше товаров наша компания также производит (доставляет) …

11. The model will meet most of your requirements – Для ваших целей вам лучше всего подойдет модель …

III. The terms of payment

1. Our terms of payment are: – наши условия платежа следующие:

   • Payment on invoice – платеж по получении счета

   • Monthly (quarterly) settlements – ежемесячные (ежеквартальные) расчеты

   • Net cash – чистый платеж наличными (без скидки)

   • Cash within 5 days – наличными в течение 5-ти дней

   • Cash with order – наличными при заказе

   • By irrevocable Letter of Credit – по безотзывному аккредитиву

   • By Bill of Exchange – векселем

   • Cash in advance – кредит в налично-денежной форме

   • Cash on delivery – наличными по поставке

2. Our terms of payment are monthly (quarterly) settlements – Наши условия – это ежемесячные (ежеквартальные) расчеты

3. Our usual terms are cash against documents (c.a.d.)/pro-forma invoice – Наши обычные условия оплаты – оплата наличными против документов/предварительному (ориентировочному) счету-фактуре

4. We can allow you three months’ credit for future orders – Мы можем предоставить вам кредит на 3 мес.в счет будущих заказов

5. As our prices are so favorable our terms of payment are 30 days net – Так как наши цены вполне приемлемы (льготные) наши условия оплаты составляют 30 рабочих дней.

IV. Terms of Delivery

1. CIF/c.i.f./cost, insurance, freight – Cтоимость, страхование, фрахт

2. CF/c.& f./cost and freight – Cтоимость и фрахт

3. FAS/f.a.s./free alongside ship – Cвободно (за счет продавца) вдоль борта судна

4. FOR/f.o.r./free on rail – Cвободно (за счет продавца) в вагоне.

5. Freight and insurance to be paid by buyer/by you – Фрахт и страховка оплачиваются покупателем (Вами)

6. Delivery can be made from stock – Доставка может быть осуществлена со склада

7. Delivery is not included in the price – Стоимость доставки не включена в стоимость товара

8. Delivery will be made within 1 month of receipt of your order – Доставка будет произведена в течение 1 мес. с момента получения вашего заказа.

V. Validity of an offer

1. This offer is valid till – Это предложение действительно до …

2. The offer is firm for 2 days – Это предложение остается твердым в течение 2 дней

3. Please, let us have your order by 10 September as this price this discount will not apply after the date – Просим прислать ваш заказ к 10 Сентября, т.к. после этой даты скидка действовать не будет

3. This is a special offer and is not subject to our usual discount – Это особое предложение и к нему не применяются наши обычные скидки

4. Please, note that the goods supplied must be returned, carriage paid during 10 days if not required – Обратите внимание на то, что если товар не потребуется, он должен быть возвращен в течение 10 дней, его доставка должна быть оплачена

VI. Closing Phrases

1. We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order – Мы просим вас еще раз рассмотреть наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа

2. If you accept our offer, please advise us by fax – Если вы принимаете наше предложение, сообщите нам по факсу

3. We ask you to order as soon as possible as the quantity of this product available is limited – Мы просим Вас как можно быстрее оформить заказ, так как количество имеющегося в наличии товара ограничено

4. If our proposal is acceptable to you please confirm it – Если наше предложение вам подходит, подтвердите его, пожалуйста,

5. We would appreciate if we got the order from you as soon as possible – Мы были бы признательны, если бы получили заказ от Вас как можно скорее

6. Please let us have your order as soon as possible since supplies are limited – Пожалуйста, пришлите ваш заказ как можно скорее, т.к. наличные запасы товара ограничены

7. We look forward to receiving a trial order from you – С нетерпением ждем пробный заказ от вас

8. If you are not happy with our proposal please let us know why –Если Вы не довольны нашим предложением, просим сообщить о причине

9. If our proposal doesn’t suit you please let us know why – Если Вас не устраивает наше предложение, просим сообщить о причине

10. We are at your disposal – Мы к вашим услугам.

VII. Letter – Example.

MATTHEWS & WILSON

421 Michigan Avenue

Chicago, III. 60602

Mr. James Green

Marketing Director

Green Industries Inc.

148 Mortimer Street

London WIC 37D

England October 30, 19___

Dear Sirs!

In reply to your enquiry we regret to inform you that we cannot offer you instruments of the model you are interested in, as they are no longer produced.

We can make you a firm offer for similar instruments of a new model. Their price is a bit higher, but they are already in great demand.

We can deliver the goods within 3 months of the date of receipt of your order.

We are looking forward to your positive reply.

Yours faithfully,

P.Wilson

Письмо № 1*

Words to be used:

1. to learn – узнавать

2. to enclose – прилагать

3. a trade discount – торговая скидка

4. a copy – экземпляр

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос от 23.03.2004 года, из которого мы узнали, что Вы заинтересованы в продукции нашего завода. Мы с удовольствием прилагаем к этому письму наш прейскурант. Цены указаны без торговых скидок. Мы можем также выслать Вам каталог продукции нашей фабрики в 3-х экземплярах.

Надеемся, что наше предложение Вам понравится.

С нетерпением ждем ответа.

Фирма Корус Трейд

Письмо № 2

Words to be used:

1. to confirm – подтверждать;

2. receipt – получение;

3. number of questions – ряд вопросов;

4. list of questions – перечень вопросов;

5. as soon as possible – как можно скорее;

6. to find out – выяснить;

7. spare parts – запасные части;

8. to state – указывать;

9. to meet the requirements – отвечать требованиям;

10. technical specifications –технические условия.

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего запроса от 10 февраля с.г. на станок вместе с чертежами запасных частей. Однако в технических условиях, указанных в Вашем запросе, мы не находим ответа на ряд вопросов, которые хотели бы выяснить, чтобы быть в состоянии предложить Вам модель, отвечающую Вашим требованиям.

Посылаем Вам перечень этих вопросов и просим ответить на них как можно скорее. По получении требующихся нам сведений мы сможем представить Вам наше предложение.

С уважением,

Рос.Торговое Представительство

Письмо № 3*

Words to be used:

• to be obliged to smb for smth – быть благодарным;

• hard oil – тяжелое масло;

• minimum price – минимальная цена;

• to state, to indicate – указывать;

• export packing – экспортная упаковка;

• pump – насос;

• a leaflet – брошюра;

• to contain – содержать;

• to include – включать;

• similar – подобные;

• to require – требоваться;

• in smb’s turn – в ч.-л. очередь.

Уважаемые господа!

Мы признательны Вам за сообщение Вашего адреса нашему Представительству в Шефильде, которое в свою очередь сообщило нам, что Вы производите специальные насосы для тяжелых масел.

Просим выслать нам предложение на 2 насоса в соответствии с приложенными техническим условиями, указав минимальную цену, Ваш завод, условия платежа и поставки.

Просим также указать количество ящиков, необходимое для экспортной упаковки насосов, размеры ящиков и их вес.

Мы бы хотели получить 3 экземпляра Вашего каталога и других брошюр, содержащих подробное описание насосов, а также список фирм, которым Вы уже поставляли насосы, подобные тем, которые нам требуются.

С уважением,

Рос. Торговое Представительство

Письмо № 4

Words to be used:

• to present smb – представлять кого-либо;

• to get interested in smth – заинтересоваться чем-либо;

• Sweden – Швеция;

• Denmark – Дания;

• to be responsible for – быть ответственным за …;

• Scandinavian countries – скандинавское направление;

• to see everything with smb’s own eyes – увидеть собственными глазами;

• to be a success – пройти успешно;

• to appoint – назначать;

• on behalf of smb – от имени.