3.7. Въезд и выезд гостей.

При предъявлении Карты гостя сотрудник службы приема или сотрудник на этаже» выдает гостю ключи от номера. Они ведут журнал регистрации проживающих на этаже и ведо­мость учета номерного фонда, при выезде гостя делают запись в списке лиц, выбывших из гостиницы.

Дежурный администратор вносит запись о выезде гостя в Карту учета движения номерного фонда и анкету (форма № 1-Г). Сотрудники службы приема сверяют список выбывших из гостиницы с этой картой.

К отчетным документам службы приема и размещения относят Карту учета движения номерного фонда, список выбывших из гостиницы, список свободных номеров, расчеты оплаты за бро­нирование и проживание по безналичному расчету, счета, кассо­вые отчеты. Эти документы передают в бухгалтерию предприятия.

Карта учета движения номерного фонда — основной документ, с которым работает дежурный администратор. Ее со­ставляют ежедневно на каждый этаж. В 24.00 закрывают предыду­щую карту и открывают новую, в которую администратор из предыдущей карты выписывает свободные номера по мере их освобождения. Одноместный номер вписывают один раз, двухмест­ный — два раза и т.д. Затем вписывают тариф номера, дату и время его освобождения.

По мере заполнения номеров в течение текущих суток админи­стратор делает записи в правой части карты: вписывает Ф.И.О. гостя, время занятия номера. По мере освобождения номеров заполняют левую часть карты.

В 12.00 и 24.00 Карта учета движения номерного фонда сверяется со списками выбывших из гостиницы и свободных номеров, которые составляют сотрудники службы приема или службы номерного фонда (администратор этажа).

В 24.00 эту карту «закрывают», т.е. подсчитывают численность выбывших и заселившихся гостей, количество занятых и свободных номеров на этаже.

Отчет о заполняемое номерного фонда составляет дежурный администратор (ночной аудитор) за сутки, декаду, месяц.

Коэффициент использования номерного фонда определяют отношением количества занятых номеров к общему их количеству.

Этот показатель часто отражают в процентах.

Путем сложения коэффициентов за каждые календарные сутки и деления на общее число дней получают средний коэффициент использования номерного фонда за месяц. Эти данные позволяют администрации гостиницы принимать оперативные реше­ния по управлению номерным фондом, рассчитывать премию персоналу гостиницы.

3.8. Услуги связи, банковские и другие.

В каждой современной гостинице, как правило, телефонной связью оснащены все номера, стационарная связь, по желанию гостя, дополняется мобильной, возможностями работать с ноутбуком в номере, пользоваться системой Интернет и электронной почтой.

Внутригостиничная телефонная связь предоставляется бесплатно. Нее остальные виды связи (городская, междугородняя, международная) гость оплачивает по действующим тарифам. В некоторых гостиницах услуги городской телефонной связи предоставляются бесплатно.

Современные телефонные системы автоматически фиксируют длительность и стоимость телефонных переговоров, они соединены с компьютерной системой и автоматически производят начисления на общие счета гостей.

Оператор телефонной связи первым отвечает на звонки, поступающие в гостиницу, и обязан соблюдать правила телефон ого этикета. Он отвечает на телефонные звонки и распределяет их по разным гостиничным службам и номерам. Если хозяин Номера отсутствует, оператор предлагает звонящему оставить голосовое или текстовое сообщение. При приеме текстовой информации для гостя используются специальные бланки. Телефонограмма заполняется в двух экземплярах и вручается гостю в закрытом виде.

При необходимости (заказе) телефонный оператор будит гостей в определенное время. Вся информация, поступающая извне, должна быть правильно и вовремя принята, переадресована, а в чрезвычайных ситуациях осуществлены все меры по оповещению постояльцев.

Гостиницы предлагают проживающим различные виды банков­ских услуг (обмен валюты, прием платежей по платежным картам и др.). Для оказания банковских услуг гостиницы приобретают соответствующую оргтехнику: терминал, машины для счета ку­пюр и упаковки банкнот, детекторы валют, банкоматы. Для орга­низации банковских услуг требуется заключение договора между банком и гостиницей на обслуживание кредитных карт и/или бан­комата.

Оплата услуг с помощью кредитной карты может проходить благодаря различным техническим устройствам. Терминал — это электронный прибор, снабженный магнитосчитывающим устрой­ством и позволяющий распечатывать чеки. Терминал соединен с процессинговым центром определенного банка, который зани­мается обработкой кредитных карт.

Работу по обмену валюты осуществляет специально подготов­ленный кассир. Он отвечает за правильность обменных операций, регулярно уточняет обменный курс валют, рекапитулирует (про­38жения38) расчет обмена валюты.

Банки сотрудничают с гостиницами и по другим направлени­ям: расчетно-кассовому обслуживанию, кредитованию, предо­ставлению банковских гарантий финансового обеспечения и др.