Тема 11. Контролювання та регулювання як загальні функції менеджменту

1. Сутність та етапи процесу контролю

2. Види, параметри та інструменти управлінського контролю

3. Контроль поведінки робітників в організації

Питання 1. Сутність та етапи процесу контролю

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають.

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення критеріїв (стандартів).

Критерії (стандарти) являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування.

В межах процесу контролю можна виділити три основних етапи:

1 етап. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. Звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання:

Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Нажаль, коли потрібна об’єктивна інформація, такий метод не завжди підходить, оскільки:

–

До переваг статистичних звітів слід віднести

Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому:

Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не така швидка і більш формальна. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.

Зазначені переваги та недоліки усіх методів вимірювання реального виконання вимагають їх комплексного використання у практичній діяльності менеджера.

Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності, наприклад: напрямки (види) діяльності підлеглих; задоволеність робітників власною діяльністю; виконання параметрів бюджетів, що встановлюються для кожного менеджера тощо.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер з виробництва має контролювати:

Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб.

2 етап. Порівняння результатів реального виконання з встановленими стандартами. На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятного (допустимого) рівня відхилень.

3 етап. Реакція на порівняння. Менеджер може обрати один з трьох варіантів дій:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

Питання 2. Види, параметри іта інструменти управлінського контролю

Найбільш поширеним способом класифікації видів контролю є класифікація за критерієм часу здійснення контрольних операцій:

Випереджаючий контроль Його завдання –

Поточний контроль

Заключний контроль

Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні:

Інструменти управлінського контролю. На практиці всю сукупність інструментів контролю поділяють на такі групи:

1. інструменти фінансового контролю;

2. інструменти операційного контролю;

3. інструменти контролю поведінки робітників в організації.

Фінансовий контроль. Складовими фінансового контролю як цілісної системи виступають:

Основними інструментами фінансового аналізу є:

• аналіз фінансової звітності організації;

• аналіз фінансових коефіцієнтів;

• аналіз беззбитковості.

Бюджетування. В процесі планування керівництво розподіляє фінансові ресурси організації поміж окремими її підрозділами. З точки зору контролю менеджмент цікавить, оскільки ефективно ці ресурси використовуються в підрозділах. Ось чому одним з основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації є бюджетування. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.

Бюджет або бюджетні пропозиції, являють собою узгоджений план, який:

1) розрахований на певний період (звичайно на рік, може бути на квартал або на місяць);

2) встановлює певні види діяльності та необхідні для їх виконання ресурси (як правило, у грошових одиницях але може бути й у фізичних, трудових тощо);

3) визначає за допомогою таких кількісно визначених величин відповідальність менеджерів за виконання робіт.

Бюджет складається для кожного відділу або підрозділу організації незалежно від їх розмірів на увесь період виконання ними робочого завдання, програми або функції. Бюджетне плану передбачає, що кожний підрозділ організації слід розглядати як центр відповідальності. Керівник кожного підрозділу (центру відповідальності) приймає на себе відповідальність за виконання його бюджету.

Формування бюджетів – це вид діяльності, який відноситься до компетенції менеджерів. Функціональні служби (фінансовий відділ, бухгалтерія тощо) виконують при цьому допоміжні функції. Вони надають необхідну інформацію, допомагають менеджерам складати плани, опрацьовують рекомендації. Проте такі служби не повинні брати на себе задачі визначення змісту бюджету та бюджетних пропозицій.

На етапі контролю перевіряється наскільки вірними є пропозиції, узгоджені в бюджетах, аби вчасно, у разі необхідності, їх скоригувати. Звичайно, це досягається шляхом проведення спільних нарад менеджерів різного рівня.

Аудит – це незалежна формальна верифікація фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Аудит має засвідчити, що інформація по контролю діяльності організації надає вірне (дійсне) уявлення про фактичний стан справ. Виділяють зовнішній і внутрішній аудит.

Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності.

Внутрішній аудит перевіряє не тільки фінансову звітність. Він додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення.

Обов’язковими напрямками аудиторської перевірки, як правило, є такі:

Поточний контроль. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль необхіднтй зворотній зв'язок.

Система зворотного зв'язку. Зворотній зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею завдань.

Питання 3. Контроль поведінки робітників в організації

Процес контролю поведінки робітників в організації включає:

1. Визначення стандартів діяльності робітників. Будь-яка робота, яку належить виконати в організації, описується за допомогою певних стандартів. Завдання стандартів, що використовуються в процесі контролю поведінки робітників, полягає в тому, аби пояснити, що саме очікується від робітника в процесі його діяльності.

2. Вимірювання реального виконання. В процесі вимірювання реального виконання принципово важливим є правильний вибір відповідного методу оцінки виконання:

Контрольні запитання

1. Дайте визначення сутності контролю, як функції управління.

2. Дайте характеристику основних етапів процесу управлінського контролю

3. З якою метою використовується випереджаючий, поточний і заключний контроль?

4. Яким вимогам повиненна відповідати ефективна система контролю?

5. Дайте характеристику основним інструментам фінансового контролю.

6. Яким чином здійснюється поточний контроль в організації?

Яким чином здійснюється контроль поведінки працівників в організації?

Тема 12. Відповідальність і етика в менеджменті

1. Види відповідальності менеджерів

2. Етика і сучасне управління

3. Управління етикою і соціальною відповідальністю

Питання 1. Види відповідальності менеджерів

Економічна відповідальність.

Юридична відповідальність.

Соціальна відповідальність.

Етична відповідальність.

Питання 2. Етика і сучасне управління

Соціальна відповідальність є похідною тих особистих цінностей, які випливають з етики менеджерів та підлеглих їм працівників. Суспільство, будь-яка організація чи група працівників визначає свою етику поведінки.

В загальному значенні етика - це набір моральних принципів і цінностей, що керує поведінкою людини чи групи людей і визначає позитивні і негативні оцінки їх думок і дій.

Під етичною поведінкою

У підприємницькій діяльності зустрічаються випадки більшого чи меншого відхилення від суспільних норм, що власне і є неетичною поведінкою.

Причинами неетичної діяльності можуть бути:

Підходи до прийняття етично складних рішень

Зіштовхуючись із проблемою етичного вибору, менеджери, як правило, грунтуються на нормативній точці зору, тобто визначених нормах і цінностях, відповідно до яких і приймаються рішення. У нормативній етиці виділяють кілька підходів до опису систем цінностей і відповідно прийняття етично складних рішень, що можуть бути застосовані в практиці менеджменту

1.Утилітаристський підхід. Індивід, що приймає рішення, повинен розглянути вплив кожного його варіанта на всі зацікавлені сторони і вибрати варіант, що приносить задоволення найбільшому числу людей.

2.Індивідуалістичний підхід. Індивідуалістичний підхід припускає, що морально прийнятними є дії людини, що йдуть їй на користь у довгостроковій перспективі. Якщо кожна людина в суспільстві керується цим принципом, в остаточному підсумку виходить найбільше можтиве добро, тому що, переслідуючи винятково власні інтереси, люди вчаться догоджати один одному. Якщо індивід, що прагне до досягнення негайних позитивних результатів, йде на неправду й обман, він всього лише викликає анаїогічні відповідні дії. Таким чином, індивідуалізм зводиться до поведінки, вигідної іншим людям, тобто дії людини починають відповідати бажаним для суспільства нормам.

3.Морально-правовий підхід Морально-правовий підхід стверджує, що людина споконвічно наділена фундаментальними правами і свободами, що не можуть бути порушені чи обмежені рішеннями інших людей. Передбачається, що етично коректне рішення не повинне порушувати ці фундаментальні права людини.

У процесі ухвалення рішення повинні бути враховані наступні моральні права:

4.Концепція справедливості. Концепція справедливості стверджує, що етично коректне рішення повинне грунтуватися на принципах рівності, чесності і неупередженості. Дана теорія вимагає, щоб менеджери визначали для себе характеристики, відповідно до яких і оцінюються дії працівників. Більшість правил і законів, що регулюють управління людськими ресурсами, грунтується на концепції справедливості.

Питання 3. Управління етикою і соціальною відповідальністю

Сучасний менеджмент пропонує певні заходи для забезпечення етичної поведінки:

• 1.

Моральний кодекс — це формальний виклад етичних і соціальних цінностей організації. Він покликаний донести до співробітників принципи, яких дотримується організація. Як правило, моральний кодекс фірми базується на заявлених принципах організації, або в ньому викладається її політика.

Заявлена політика — це опис (досить загальний) порядку дій компанії та її співробітників у конкретних ситуаціях, що торкаються питання етики і моралі (ринкова практика, конфлікти інтересів, дотримання законів, патентна практика, подарунки співробітникам, надання їм рівних можливостей).

Етичні структури. До етичних структур відносяться різні системи, посади і програми, за допомогою яких організація прагне стимулювати відповідну моральним принципам поведінку співробітників.

Комітет з етики утворюється з групи вищих керівників, на яких покладено обов'язок спостерігати за дотриманням працівниками етичних принципів і виносити рішення у випадку виникнення спірних ситуацій. Комітет відповідає за покарання тих, хто порушує правила етики, що має важливе значення, якщо організація прагне безпосередньо вплинути на поведінку працівників.

Уповноважений з питань етики — це один з вищих керівників організації, до якого стікається інформація про етичні проблеми, що виникають, він займається врегулюванням конфліктів, а також вказує керівництву на потенційні джерела ускладнень.

Існують й інші етичні структури, такі як навчальні програми і "гарячі лінії". "Гаряча лінія" — це безкоштовна телефонна служба, по якій працівники можуть доповісти про сумнівну поведінку, можливе шахрайство, збитки, несправедливе відношення менеджерів.

Контрольні запитання

1. Які види відповідальності несе менеджер перед організацією та суспільством?

2. Яку роль відіграє етика в сучасній системі управління? Що розуміють під етичною поведінкою?

3. Назовіть основні причини неетичної поведінки?

4. Які підходи використовуються для прийняття етично складних рішень?

5. Які методи і заходи можна використовувати для забезпечення етичної поведінки працівників?