§1. Понятие языковых формул и правила оформления документов

      Языковые  формулы – результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Языковые формулы выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не получает достаточной юридической силы, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например: Представляем Вам на рассмотрение и утверждение... Направляем Вам... Сообщаем Вам, что в период с... по... Установлено, что в период с... по... Сообщаем Вам, что по состоянию на... Акт составлен комиссией... Проверкой установлено, что... Считаем целесообразным... В соответствии с договоренностью, достигнутой... Во время переговоров стороны обсудили возможности... Просим Вас рассмотреть вопрос о... Просим Вас изыскать возможность... Принимая во внимание..., просим... и др. Гарантируем возврат кредита в сумме... до... Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... Претензии по гарантии следует предъявлять... ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.д.

      Широкое использование устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, употребляемых в неизменном виде, иначе говоря, - языковых формул, - одна из особенностей деловой речи. Их присутствие в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

      Таким образом, владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы.

      При составлении документа особое значение имеет его форма. Форма документа – это установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается, что пишущему она знакома. А, выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания, их называют реквизитами.

      Требования  к оформлению реквизитов изложены в последнем ГОСТе Р6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, поскольку их состав зависит от назначения каждого отдельного документа. Выделяют следующие типы реквизитов:

      1) постоянные, т.е. фиксируемые при изготовлении бланка документа;

      2) переменные, т.е. вносимые на бланк в процессе его заполнения.

      Существует  два типа бланков – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

      Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служат для ведения переписки между государственными учреждениями.

      Существует  ряд требований к содержанию и оформлению реквизитов документов. К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др. (см. Таблица 2).

      Таблица 2

      Перечень  реквизитов документов

Наименование  реквизита	Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации	1
Герб  субъекта Российской Федерации	2
Эмблема организации или товарный знак	3
Код организации	4
Код формы  документа	5
Наименование  организации	6
Справочные  данные об организации	7
Наименование  вида документа	8
Дата  документа	9
Регистрационный номер документа	10
Ссылка  на регистрационный номер и дату документа	11
Место составления или издания документа	12
Гриф  ограничения доступа к документу	13
Адресат	14
Гриф  утверждения документа	15
Резолюция	16
Заголовок к тексту	17
Отметка о контроле	18
Текст документа	19
Отметка о наличии приложения	20
Подпись	21
Гриф  согласования документа	22
Визы  согласования документа	23
Печать	24
Отметка о заверении копии	25
Отметка об исполнителе	26
Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело	27
Отметка о поступлении документа в  организацию	28
Отметка для автоматического поиска документа	29

Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

1. Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

2. Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Она может состоять из особым образом оформленных начальных букв фирмы либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

3. Код организации и код документа обычно печатают на бланке при его изготовлении.

4. Наименование организации-адресанта документа дается и в полном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

5. Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. В этот реквизит могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, электронной почты и другие коммуникационные данные, а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование банка, фамилия и инициалы коммерческого директора банка.

6. Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Способ написания даты зависит от характера документа. В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ считается наиболее экономичным. Элементы даты приводятся арабскими цифрами, отделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера оформление даты выглядит следующим образом: 01 сентября 2008 года или 01 сентября 2008 г. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2008 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2008 г.; в III–IV кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на который дается ответ и располагается ниже индекса и даты исходящего письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.

8. Адресат включает: наименование организации-получателя; должность, фамилию, имя, отчество получателя; адрес. Адресат располагается в верхней правой части бланка. Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, а наименование организации указывать в именительном падеже. Адрес указывается в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа, республики; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Документ может содержать до четырех адресатов (не больше). На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

9. Заголовок к тексту выражает краткое содержание текста. Он не выделяется кавычками, пишется с прописной буквы и располагается слева. 3аголовок должен быть предельно кратким и емкими и представлять собой словосочетание, формулирующее тему, например: О выделении средств на покупку компьютеров; По вопросу стоимости недвижимости.

10. Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание. Текст документа должен быть информативным, лаконичным, точным не допускать разночтений; состоять из простых, стилистически нейтральных предложений и включать в себя стандартные языковые формулы с использованием специальных терминов. Текст документа составляют на русском или национальном языке. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Первая часть включает в себя указание причин его составления. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации,  предложения. Текст официального письма обязательно включает приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, которые являются этикетными элементами письменного официально-делового общения. Вступительное приветственное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку: Уважаемый господин Иванов А.А.! Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под основным содержанием и также выносится в отдельную строку: С уважением… С наилучшими пожеланиями…

11. Подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; инициалы, фамилия лица, т.е. расшифровка подписи; собственноручная личная подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

12. Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает обычно фамилию (или ф.и.о.) исполнителя документа и номер его рабочего телефона.

13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; помету В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

14. Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые.

      Итак, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

      Часто при составлении официальных документов используют сокращение слов и словосочетаний. В тексте документа допускаются общепринятые сокращения (см. Приложение 1).