4. Правила написання тексту документа

У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

• власне тексту;

• анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

• таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1. від першої особи однини

наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;

2. від першої особи множини

наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3. від третьої особи однини

наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо).

У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації. Наприклад:

У травні 2003 року інститут проводить конференцію; "Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні". Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємства.

Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.

Декан фінансово-економічного факультету (підпис).

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Лекція № 3

Тема. Документація щодо особового складу

План

1. Призначення автобіографії та вимоги щодо її складання

2. Характеристика та її реквізити

3. Особливості складання резюме