3. Сучасні вимоги до складання та оформлення документів

Зупинимося на особливостях відображення на документах окремих реквізитів.

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті організації. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом і має відповідати компетенції організації, змісту управлінської діяльності.

АДРЕСУВАННЯ. Є кілька способів адресування.

1. Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому випадку адреса пишеться у називному відмінку, наприклад:

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

м. Киї'в, вул. Електриків 26/8

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку, наприклад,

Академія муніципального управління Деканові факультету менеджменту канд. екон. наук, доц. Туляковій К.М.

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в ньому не більше ніж чотири адреси

Президентові Холдингової компанії «Торговий дім»

4. Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника та поштова адреса.

Сидоренку

вул. Бажана 3, кв. 15

02140 м. Київ 140

5. При адресуванні кореспонденції приватній особі - зазначається з початку прізвище та ініціали одержувача, потім поштова адреса.

Батюку І.І.

вул. Руденко 15, кв. 88

02140 м. Київ 140

ДАТУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Датою створення документа вважається:

1. день підписання та реєстрації листа або наказу;

2. день затвердження плану, звіту, інструкції;

3. день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4. день набрання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

• традиційний - словесно-цифровий: 21 травня 2007 рік.

• цифровий: - 02.10.06.

Місце датування, як правило, визначено на бланку. Якщо документ виконано на чистому аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом. Дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов'язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

ІНДЕКСАЦІЯ ДОКУМЕНТА. Індексація - це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце його складання, виконання та зберігання. В кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексування документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа й індексу справи за номенклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації), складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами, виконавцями тощо.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами, виконавцями.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА. Тексту документа, що перевищує 10 рядків, слід обов'язково давати заголовок, який складає виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на за питання: про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок зазвичай ставиться у лівому верхньому куті під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту, і полегшує його пошук. Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв'язування комплексу питань, пов'язаних з документом, а саме щодо його:

- якості;

- своєчасності і доцільності;

- науково-технічного і економічного обґрунтування;

- відповідності чинному законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

РЕКВІЗИТ ПІДПИС

♦ складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Притула

♦ ініціали ставляться перед прізвищем;

♦ повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то найменування посади наводиться повністю;

♦ якщо документ підписують кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації, наприклад:

Головний бухгалтер (підпис) В.В. Юшко

♦ у випадку, коли підписують документ керівники одного й того самого рівня, то підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Міністр економіки України (підпис ) В.В. Притика

Міністр праці та соціальної політики України (підпис) Н.Н.Білий

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує її заступник або особа на яку покладено обов'язки відсутнього. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписує документ, та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад: «В.О.», «Заст.» тощо.).

ЗАПАМ'ЯТАЙТЕ:

При підписанні документів не допускається ставити прийменник"за" або навкісну риску перед найменуванням посади.

Зверніть увагу! Ініціали того, хто підписує документ, слід розташувати:

1. при адресуванні - після прізвища, наприклад: Іванюку І.І.

2. при підписанні документа, його затвердженні - перед прізвищем, наприклад А.А.Білан;

3. на резолюції - після прізвища або без зазначення ініціалів, наприклад: Симоненко; Петренку М.П.;

4. у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) - після прізвища, наприклад: нагородити Коваленка О.О. цінним подарунком;

5. ініціали не бажано відривати від прізвища при переносі на інший рядок тексту.

ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ. Ця процедура здійснюється у два способи, що мають однакову силу: грифом затвердження і виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рішення, постанови.

1. Гриф затвердження проставляється у верхній частині документа. Слово затверджую пишеться без лапок великими літерами, під ним вказується посада особи, яка затверджує документ, ставиться підпис і наводиться його розшифровка, проставляється дата.

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи № 209

(підпис) А.В. Гулак

12.03.2007

2. При затвердженні документів постановами, рішеннями, наказами цей реквізит оформляють таким чином:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.10.2006., № 124

ПЕЧАТКИ існують двох видів: прості та гербові. Прості печатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. їх ставлять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні бандеролей, пакетів тощо.

Гербова печатка - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами, а саме:

ОФОРМЛЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Організація має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також організація може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про народження та одруження своїх працівників.

Відмітка «копія» проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення копії складається зі слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, ії ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «підпис», наприклад:

Згідно

Зав. канцелярією (підпис) А.М.Сидорова

08.05.2007.

НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.