4. Стиль сучасного ділового письма

Розширення міжнародних політичних та економічних зв'язків, відкриття країни для зовнішнього світу призвели до того, що попит на кваліфікованих фахівців, які знають іноземні мови набагато перевищує пропозицію. Зросла також роль вивчення іноземних мов, серед яких, безумовно, лідирує англійська мова, знання якої дає доступ до скарбниці світової культури, досягнень науки і техніки, можливість діяльності практично в будь-якій країні світу.

Діловий лист було і до цих пір залишається важливим елементом ведення бізнесу в світі. Без ділового листування вести ділові стосунки майже неможливо. Практично всі телефонні і телеграфні домовленості вимагають письмового підтвердження; при встановленні ж ділових контактів, добре складене, правильно сформульоване лист особистісного характеру може найкращим чином представити фірму і створити найсприятливіший про неї враження у вашого партнера. Уміння контактувати з людьми можна розвинути за допомогою вміння писати гарні ділові листи, засвоївши деякі досить прості основи.

Перш за все, ділові листи слід писати з позиції кореспондента. Необхідно подивитися на проблему з точки зору особи, якій пишеться лист, осмислити його бажання, визначити, в чому він зацікавлений і які в нього проблеми. Щоб лист був ефективним, важливо бачити речі не тільки своїми очима, а й очима іншої особи. Лист повинен звучати щиро, хто читає, повинен вірити тому, що в ньому пишеться, нічого не піддавати сумніву. В іншому випадку лист буде абсолютно неефективним. Діловий лист, що з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї, має бути живим, написаним з «вогником», переконливим, не містить будь-яких негативних думок, (за принципом складання реклами). Переконливість в непідробності ділової пропозиції передається людям, і вони позитивно відгукуються на неї.

Гарні манери важливі не тільки в особистих контактах, вони важливі і в діловому листуванні. Тому люб'язність, повага до прав і почуттів іншої сторони повинні незмінно пронизувати діловий лист. Слід не звинувачувати, а наводити тільки факти, не критикувати або висміювати особа, якій пишеться діловий лист. Зле, дратівливе лист не призведе до бажаного результату. Будь-яка думка може бути виражена ввічливо, стримано і з гідністю. Тактовність в ділових листах - запорука успіху.

Не менше значення для належного сприйняття листи має і стиль його викладу. Ділові листи слід писати особливим стилем. Цей стиль, відомий нині як службово-діловий (офіційно-діловий), являє собою функціональну різновид російської мови і призначений для використання в процесі управління організацією, в тому числі, і шляхом письмової службово-ділової комунікації (листування).

Специфічними рисами цього стилю є:

1) підкреслена офіційність і діловитість, що знаходять своє вираження у своєрідних формах повсякденного (у тому числі письмового) спілкування між посадовими особами - службової субординації - і дотриманні стандартних правил оформлення ділових листів;

2) адресність, котра передбачає наявність конкретних учасників управлінської діяльності, в даному випадку - відправників (адресантів) і одержувачів (адресатів) ділових листів;

3) стійка повторюваність словникових величин в поєднанні з обмеженістю їх використання при підготовці ділових листів;

4) тематична обмеженість листів, в яких, як правило, не висвітлюється більше одного-двох питань;

5) лексичне і композиційне однаковість змісту листа;

6) виключно нейтральний тон викладу листа;

7) точність і виразність викладу, що виключають різночитання або двояке тлумачення змісту листа;

Виходячи зі специфіки стилю, при підготовці змісту ділового листа рекомендується:

1) викладати суть справи переважно простими, короткими пропозиціями - які не повинні сприйматися адресатом як примітивні або незграбно-грубі;

2) застосовувати стійкі словосполучення та звороти писемного мовлення - але при цьому не обмежуватися в процесі викладу двома-трьома «засаленими» ідіомами, повторюючи їх мало не через рядок;

3) вживати терміни в їх загальноприйнятому, одноманітному для розуміння тлумаченні - і щоразу безпомилково визначаючи, де застосування терміна є абсолютно необхідним, а де - буде сприйнято адресатом як «заумствованіе»;

4) віддавати перевагу прямим порядку слів у реченні - підмет передує присудок, визначення стоїть перед визначальним словом, а вступні слова знаходяться на початку речення. Слід, однак, віддавати собі звіт в тому, що надмірне «випрямлення» тексту може мимоволі змусити адресата засумніватися у своїх розумових здібностях;

5) не застосовувати застарілі слова і вирази (архаїзми), віджилі канцелярські звороти, запозичення з місцевих діалектів. Точно також слід остерігатися включення в текст різних «новоязовскіх» виразів, професійного жаргону і т.п.;

6) відмовлятися від зайвих слів, не вносять нічого нового в істота викладу. Не лінуйтеся перечитувати написане, безжально викреслюючи з тексту всі ті слова, без яких він не стає менш зрозумілим - зрештою, це не тільки економія паперу, але й часу вашого партнера;

7) уникати невиправданого вживання іноземних слів. Будь-який з нас набагато краще розуміє співрозмовника, якщо той звертається до нього на звичному мовою;

8) використовувати присудки або в дійсному («встановлюється», «утримується», «застосовується»), або в наказовому («виконати», «вирішити», «погодити») способі. «Ідіть» від причетних і дієприкметникових оборотів, віддавайте перевагу точкам, а не ком і нескінченним «а також».

Ділові листи мають певні правила складання та оформлення, до них пред'являються вимоги, зумовлені їх належністю до інформаційно-довідкових документах. При складанні листа автор мусить детально продумати, з якою метою він складає лист, на що розраховує в результаті його розгляду. Він повинен чітко прояснити для себе, що адресату відомо про предмет листи, на що він може спертися як на вихідну точку і яка нова інформація, ще не відома адресату, заради повідомлення якої і складається лист. Від цільової установки листа залежатиме і характер аргументації і композиція тексту. Можна виділити наступні етапи підготовки і складання листів:

- Вивчення суті питання

- Підготовка і написання проекту тексту листа

- Узгодження проекту листа

- Підписання керівником

- Реєстрація

- Відправлення.

Грамотне складання ділового листа має надзвичайну важливість у наше століття бурхливого розвитку Інтернет комунікації. Незважаючи на впровадження таких засобів зв'язку як телефон, телекс, телеграф, найбільш доступним і надійним засобом спілкування продовжує залишатися лист. Текст листа не повинен допускати декількох тлумачень. Офіційний мова повинна відрізнятися точністю і красою математичної формули. Звідси загальні вимоги до тексту ділового листа: лаконічність, ясність і точність викладу. Текст повинен бути викладений грамотно у відповідності з діючими правилами орфографії і пунктуації, в офіційно-діловому стилі.

Лекція №2

Тема. Класифікація ділових паперів

План

1. Види документів за класифікаційними ознаками

2. Формуляр документа

3. Сучасні вимоги щодо складання та оформлення документів

4. Правила написання тексту документів