Работа со списком (таблицей) как с базой данных в ms Excel

База данных представляет собой упорядоченную информацию, объединенную в единое целое. Как правило, это список. Он состоит из следующих элементов: записей и полей. Запись – это строка. Поле – это столбец. В Excel существуют следующие команды для работы со списком: форма, сортировка, фильтр и промежуточные итоги, которые находятся в меню Данные. Ввод данных можно производить с помощью команды Форма и путем обыкновенного набора информации в таблицу. Сортировка базы приводит к упорядочиванию данных в ней для того, чтобы обеспечить определенный порядок записей. Для этого необходимо:

1. Выделить ячейку в списке, который требуется отсортировать.

2. В меню Данные выбрать команду Сортировка.

3. Указать столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по.

4. Выбрать остальные параметры сортировки и нажать кнопку OK

Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов.

Следующий способ сортировки с помощью панели инструментов. Для этого необходимо указать ячейку в сортируемом списке и нажать кнопку на панели инструментов Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.

Фильтрация – это быстрый и легкий способ поиска данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Microsoft Excel предоставляет две команды для фильтрации списков:

• Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Пользовательский Автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона

Расширенный фильтр

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне критериев списка вводится условие, в соответствии с которым требуется произвести фильтрацию. Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора.

Итоги

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога. Перед тем, как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа. Если данные не организованы в виде списка, промежуточными итогами пользоваться нельзя.

Промежуточные итоги. Для вычисления значений промежуточных итогов используется итоговая функция, например СУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно.

Общие итоги. Общие итоги подводятся с помощью подробных данных, а не с помощью значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений.

Автоматические вычисления. Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.