Тема 7. Сроки и порядок хранения отчетности

7.1. Установление сроков хранения документов

7.2. Порядок хранения документов

7.1. Установление сроков хранения документов

Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» оговаривает сроки и порядок хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. В частности, в статье 16 сказано:

- Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 года № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 3277-XII).

- План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

- При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

- Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Однако Закон № 3277-XII объединяет наиболее общие правила и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций (в состав этих документов включаются документы по бухгалтерскому учету).

Так, ст.19 Закона № 3277-XII установлены следующие предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах:

- документов республиканских органов государственного управления, руководящих органов государственных объединений, предприятий, организаций, учреждений республиканского подчинения - 15 лет;

- документов предприятий, учреждений и организаций областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;

- документов по личному составу - 75 лет.

Но необходимо учитывать, что для каждого вида документа установлены специфические сроки хранения, которые закреплены в главе 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» «Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения», утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее Перечень). Эти сроки обязаны соблюдать все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности (если только министерствами и ведомствами не утверждены ведомственные перечни). При этом произвольное изменение (снижение) сроков хранения документов, указанных в Перечне, не допускается.

Сроки хранения документов в Перечне указаны с учетом принадлежности организаций к источнику комплектования государственных архивов:

- в графе 3 - в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

- в графе 4 - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов

Отнесение организаций к являющимся или не являющимся источниками комплектования государственных архивов определяется учреждениями государственной архивной службы.

Предусмотренная Перечнем отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к срокам хранения конкретных видов документов означает, что отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность, в связи с чем они отбираются на постоянное хранение после экспертизы ценности, проводимой по окончании делопроизводственного (календарного) года.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, полученные из других организаций). По мере их использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Пример сроков хранения бухгалтерских документов и налоговых регистров, отраженные в главе 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня.

Наименование классификационных групп по срокам хранения и документов по бухгалтерскому учету и отчетности	Основание (нормативный документ и номер пункта)
Документы постоянного срока хранения
Положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) организаций (Положение о бухгалтерии)	п.2 7 Перечня
Регламенты, инструкции, правила, положения, методические указания и рекомендации:	п. 28 Перечня
Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения)	п. 35 Перечня
Бизнес-планы развития организаций и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.)	п. 148 Перечня
Бухгалтерская (финансовая) годовая отчетность, в том числе пояснительная записка:	п. 165 Перечня
Штатное расписание и изменения к нему	п. 32 Перечня
Годовые отчеты о выполнении планов социально-экономического развития, планов работы организаций и документы к ним (пояснительные записки, сведения, справки и др.):	п. 157 Перечня
Годовые статистические отчеты (таблицы) по основным направлениям и видам деятельности организаций:	п. 160 Перечня
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним	п. 166 Перечня
Документы о переоценке основных средств, не завершенных строительством объектов, неустановленного оборудования (протоколы, акты, отчеты и др.)	п.172 Перечня
Списки производств, цехов, профессий и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени:	п. 506 Перечня
Документы сроком хранения 75 лет
Лицевые счета (расчетные листы) по начислению заработной платы	п.183 Перечня
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.)	п. 551 Перечня
Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда	п. 508 Перечня
Документы, хранящиеся 50 лет
Должностные инструкции работникам	п. 30 Перечня
Документы, хранящиеся 5 лет
Документы об образовании, распределении, накоплении средств в обороте и о расчетах по средствам в обороте (справки, расчеты, переписка и др.)	п. 209 Перечня
Документы о работе с иностранной валютой (заявки, справки, переписка и др.) (ЭПК)	п. 175 Перечня
Справки о балансодержателе и балансовой стоимости	п. 191 Перечня
Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.)	п. 207 Перечня
Книги покупок	п. 220 Перечня
Протоколы заседаний комиссий по списанию сумм с баланса на убытки	п. 217 Перечня
Книга учета проверок (ревизий)	п. 48 Перечня
Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) Примечание Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	п. 207 Перечня
Книга замечаний и предложений. Примечание. После окончания ведения и передачи в архив организации	п. 80 Перечня
Документы, хранящиеся 3 года
Квартальные отчеты о финансово-хозяйственной (финансово-производственной) деятельности, приложения и объяснительные записки к ним	п. 160.4 Перечня
Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства	п. 173 Перечня
Первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 177 Перечня
Документы о проведении взаимозачетов задолженности (акты взаимозачетов, справки, сведения, реестры и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 178 Перечня
Акты сверки расчетов с заказчиками, поставщиками и подрядчиками Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 181 Перечня
Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 184 Перечня
Положения о премировании работников организаций Примечание: После замены новыми, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 187 Перечня
Книги учета депонированной заработной платы	п. 187 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 195 Перечня
Листки нетрудоспособности Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства,	п. 198 Перечня
Документы, хранящиеся 1 год
Учетные регистры (книги журнал-главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.) Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 178 Перечня
Кассовые книги Примечание: После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля	п. 178 Перечня

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документы заведены в январе-декабре 2009 г. и закончены делопроизводством в 2009 г., исчисление сроков хранения этих документов (в т.ч. бухгалтерских) начинается с 1 января 2010 г.

Рассмотрим порядок соблюдения сроков хранения по документам с установленными сроками хранения - в течение 3 лет после проверки правильности полноты исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов.

Пример1. Дело было заведено в мае 2005 г., к 1 января 2006 г. оно было закончено делопроизводством. Срок хранения дела начался 1 января 2006 г. Налоговая проверка проведена в ноябре 2006 г., соответственно начало срока хранения переносится на 1 января 2007 г. Уничтожать такие документы можно будет после 1 января 2010 г. 

Пример 2. Бухгалтерские документы были заведены в 2005 г. Комплексная налоговая проверка была проведена в ноябре 2007 г.

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документы заведены в январе-декабре 2005 г. и закончены делопроизводством 31 декабря 2005 г., исчисление сроков хранения этих документов (в т.ч. бухгалтерских) начинается с 1 января 2006 г.

Если комплексная налоговая проверка проведена в 2007 г., то срок хранения исчисляется с 1 января 2008 г. Если в Перечне указано, что установлен срок хранения документа 3 года после проведения комплексной налоговой проверки, то уничтожать такой документ можно начиная с 1 января 2011 г.

 

7.2. Порядок хранения документов

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4 утверждена «Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях » (с изменениями и дополнениями) (далее Инструкция).

Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения.

Пунктом 213 Инструкции установлено, что с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (оперативное хранение документов).

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

При этом необходимо соблюдать нормы п.204 названной Инструкции, а именно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (архивное хранение).

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Пунктом 205 Инструкции установлено, что дела временного (до 10 лет) хранения (а именно к этой группе документов относится большинство бухгалтерских документов) в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

Таким образом, если бухгалтерские документы относятся к документам временного (до 10 лет) хранения, то их можно не передавать в архив организации, а в течение сроков, установленных Перечнем, хранить в оперативном архиве.

Если бухгалтерские документы относятся к документам постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, то они могут храниться в оперативном архиве в течение 1 года после завершения их делопроизводством, т.е. в течение этого периода может проводиться подготовка документов для сдачи в архив.

Пример

Документ постоянного срока хранения заведен и исполнен в апреле 2008 г. Срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2009 г. В оперативном архиве документ (а точнее, дело с данным документом) может храниться до 1 января 2010 г.

Порядок оформления дел с исполненными документами (в т.ч. с бухгалтерскими) закреплен в главе 13 Инструкции и разделе 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.

Порядок оформления дел зависит от установленных сроков хранения документов. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством. Частичному оформлению подлежат все остальные дела, а именно дела с документами временного (до 10 лет) хранения. Отметим, что в соответствии с Перечнем большинство бухгалтерских документов относятся к документам временного (до 10 лет) срока хранения, а, следовательно, дела с этими документами подлежат частичному оформлению.

Рассмотрим, в чем отличие полного оформления дел от частичного в таблице.

Полное оформление дел

Частичное оформление дел

Предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление внутренней описи документов дела; - составление листа - заверителя дела; - оформление и уточнение реквизитов обложки дела; - систематизацию документов дела (п.183 Инструкции). Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (п.184 Инструкции)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п.189 Инструкции).

В главе 16 Инструкции рассматривается порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. В соответствии с п.212 Инструкции, отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Организация не имеет права сжигать или уничтожать документы при помощи специальных аппаратов для уничтожения бумаг. Исключение составляют те из них, в отношении которых в нормативных документах по их составлению и хранению закреплено, что документы подлежат сжиганию или механическому уничтожению. Так, например, листки нетрудоспособности по истечении срока хранения (3 года) в соответствии с Инструкцией по заполнению листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности уничтожаются путем сжигания.

Приложение 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь 31.10.2011 № 111