4.1.6. Контроль за исполнение.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных

исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

4.1.7. Подшивка документов в дело.

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.  Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников. А также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по датам их подписания, поступления или исполнения. До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

4.2. Работа с исходящими документами.

Исходящие документы:  большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. 

Работа с исходящими документами состоит из следующих этапов: 

1. Составление проекта исходящего документа

2. Проверка правильности оформления.  (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения).

3. Согласование документа.

4. Подписание.

5. Регистрация.

6. Отправка документов.

7. Подшивка второго экземпляра документа в дело.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

4.3. Работа с внутренними документами предприятия.

Внутренние документы -  данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1. Получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2. Изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3. Составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4. Согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5. Представление документа на подпись (утверждение);

6. Передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7. Передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8. Помещение в дело.