4. Обработка документов.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, образует документооборот учреждения.

Документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.)  образуют документопоток

В каждой организации можно выделить три основные потока документов: - поток входящей документации, состоящий из поступающих в

организацию документов; - потоки внутренней документации, состоящие из документов,

созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее

пределы;  - поток исходящей документации, состоящий из документов,

предназначенных для отправки в другие организации. 

4.1 Обработка входящих документов.

Работу с входящей документацией можно разделить на несколько этапов:

1. Приём и первичная обработка поступивших документов

2. Предварительное рассмотрение документов

3. Регистрация

4. Рассмотрение документов руководством

5. Направление на исполнение

6. Контроль исполнения

7. Подшивка документов в деле

8. Формирование дел

9. Передача дел в архив

4.1.1 Приём и первичная обработка документов.

Приём и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ централизованно, в небольших организациях секретарём или специально выделенным работником или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. И заключается в проверке правильности доставки писем.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресованного вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев , когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно». Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах. В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль этих документов.