2. Правила оформления организационно-распорядительных документов.

  Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

(Records management and organization of archives. Terms and definitions)

определены термины:

- документ организационно - распорядительный - вид письменного

документа, в котором фиксируют решение административных и

организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и

должностных лиц;

-  реквизит документа:- обязательный элемент оформления официального документа;

-  постоянная часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

- переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - оперативное и качественное составление и исполнение документов; - организацию быстрого поиска документов; - более активное использование компьютера при составлении

документов;

Основным документом, которым рекомендуется руководствоваться при оформление организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений является Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.  Унифицированная система организационно-распорядительной документации.  Требования к оформлению документов (Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents )

 ГОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г.: ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".

Важнейшим положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.

Положения ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.  ГОСТ  устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.

При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.

От правильности оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат подтверждением конкретных фактов и событий.

В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если это требует назначение документа. Например, реквизитом – «отметка о контроле»

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ;

07 - код формы документов;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документов;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.