6.3. Объяснительная записка

Объяснительная записка это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); либо

сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

1. Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- дата,

- регистрационный номер,

- место составления,

- заголовок к тексту,

- текст,

- адресат,

- подпись.

6.4. Письмо

Письмо — обобщенное название различных по содержанию до­кументов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. 

Письмо — самый распространенный способ обмена инфор­мацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения.

Имеется множество разновидностей писем:

- сопроводительные,

- информа­ционные,

- гарантийные,

- рекламные,

- претензионные,

- арбитражные,

- письма-подтверждения,

- письма-напоминания,

- письма-извещения,

- письма-просьбы и т.д.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма на­правляют в знак проявления участия и выражения соболезнова­ния в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превы­шает семи строк, то используют формат А5.

Текст письма строят по схеме:

1. Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вы­шестоящих учреждений и другие факторы, послужившие осно­ванием для составления письма);

2. Доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме);

3. Заключение (излагаются выво­ды, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упро­щает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чет­кость, краткость изложения, так как цель составления и на­правления писем сводится, как правило, к побудительным мо­тивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснован­ные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко вы­раженный, эмоциональный тон, придавать им личностный ха­рактер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обяза­тельно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или кате­горическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

- Эмблему (логотип) организации

- Наименование организации — автора документа

- справочные данные об организации,

 - код организации,

 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,

 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, 

- дата,

- регистрационный номер,

 - ссылка на регистрационный номер и дату,

 - адресат, 

- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), 

- подпись,

-  отметка об исполнителе,

в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений,

в гарантийных письмах – оттиск печати.