6.1 Докладная записка

 

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения

По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Докладная записка может быть внешней или внутренней, в зависимости от её адресата.

Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

- наимено­вание учреждения,

- название вида документа (докладная за­писка),

- дату, индекс, место составления,

- адресат,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись руководителя,

- фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает:

- название структур­ного подразделения,

- наименование вида документа,

- дату, адре­сат,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

·  в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

·  во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

·  в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных документах, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

6 2. Служебная записка

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

- материально-технического обеспечения;

- хозяйственного обеспечения;

- организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- обоснования (изложения причин составления);

- предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

- наименование структурного подразделения,

- наименование вида документа,

- дата, регистрационный номер,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись.