Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московская академия рынка труда и информационных технологий |
Смирнова Т.С.
|
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ |
|
Москва Издательство МАРТИТ 2013 |
УДК 347
ББК 67.99\2\01
Смирнова Т.С. Документационное обеспечение управления персоналом.
Курс лекций. М.: Изд-во МАРТИТ, 2012. -92 с.
В курсе лекций в краткой и систематизированной форме представлены основные разделы курса «Документационное обеспечение управления персоналом» деловой этикет, правила оформления организационно - распорядительных документов, требования к бланкам документов и оформлению документов. обработка документов, организационные документы, информационно-справочные документы. Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составление, оформление документов, их обработке и хранение.
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет интерес для работников службы кадрового управления. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.
Данный учебный курс позволяет осуществлять подготовку студентов по курсу «Документационное обеспечение управления персоналом».
Печатается по решению Учебно-методического совета Московской академии рынка труда и информационных технологий.
Рецензенты:
Доктор технических наук, профессор
кандидат юридических наук, доцент
ISBN
_________________________________________________________________________________________________________________
Подписано в печать 2013 Формат 60x84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура New Times Roman
Печать компьютерная
Усл. печ. л. . Уч. – изд. л. . Тираж 00 экз.
Заказ: договор № от
«МАРТИТ» Лицензия: № 03501, серия ИД, код 221.
___________________________________________________________________________
© Московская академия рынка труда
и информационных технологий, 2013
Содержание
|
Стр. |
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………… |
5 |
I. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ ………………………. …………………….. |
7 |
2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………. |
10 |
2.1. Требования к оформлению реквизитов…………………………. |
13 |
3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ………………………………… |
33 |
3.1. Схемы расположения реквизитов документов…………………. |
35 |
3.2 Образцы бланков документов…………………………………… |
37 |
4. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ……………………………………. |
40 |
4.1 Обработка входящих документов……………………………….. |
40 |
4.1.1. Приём и первичная обработка документов………………….. |
41 |
4.1.2. Предварительное рассмотрение документов………………… |
41 |
4.1.3 Регистрация документа.………………………………………... |
42 |
4.1.4. Рассмотрение документов руководством…………………….. |
42 |
4.1.5. Направление документа на исполнение……………………… |
43 |
4.1.6. Контроль за исполнение……………………………………… |
43 |
4.1.7. Подшивка документов в дело………………………………… |
44 |
4.2. Работа с исходящими документами……………………………. |
44 |
4.3. Работа с внутренними документами предприятия……………. |
45 |
5 .ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………… |
46 |
5.1 Устав………………………………………………………………. |
46 |
5.2. Положения…………………………………………………………. |
48 |
5.3. Инструкция………………………………………………………… |
51 |
6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ……… |
53 |
6.1 Докладная записка…………………………………………………. |
53 |
6. 2.Служебная записка ………………………………………………. |
55 |
6.4. Объяснительная записка…………………………………………. |
56 |
6.5. Письмо…………………………………………………………….. |
54 |
Введение
Успех любого предприятия зависит от таких факторов, как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства, а также насколько грамотно ведётся делопроизводство и документооборот, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.
Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.