Практическая работа 8 Составление деловых писем

Цель работы – научиться составлять деловые письма.

Деловая переписка – это средство связи фирмы с внешними организациями. Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письма могут быть коммерческие, инструктивные, директивные, сопроводительные и т.д. сопроводительные письма составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. Для составления писем используются фирменные бланки. В заголовочной части письма указывается «дата», «номер», «заголовок», изложенный одной фразой; почтовый адрес получателя.

Текст письма, как правило, состоит из вводной части и основной. Пример составления делового письма.

Зам директора фирмы

по сбыту энергии

«Энергосбыт»

АОЗ и Э «Иркутскэнерго»

Савинси И.В.

Прошу провести перерасчёт за эл. энергию по договору №5663 согласно справки о состоянии платежей на 24.08.99 г.

Вами были выставлены счета №27504 от 16.03.98 г. и № 31731 от 17.06.98 г., которые были предъявлены ТОО ТП «Иркут» без основания.

По состоянию на 1 января 1998 года задолженности ТОО ТП «Иркут» перед фирмой «Энергосбыт» не было.

Вами было написано письмо от 16.12.97 г. (ранее были написаны письма от 11.04.97 г. и 19.10.97 г. копии прилагаются) о ликвидации эл. установки по ул. Якоби д.3, в связи с передачей помещения ЖСК «Симплекс» на основании письма КУИ (копии прилагаются), с письмом работал инспектор Выборов В.И..

Фактически эл. установка по ул. Якоби д.3 не была ликвидирована.

Имеющийся долг по эл. установки расположенной по ул. Сурикова №20 гарантируем оплатить, но не оплачиваем по той причине, что оплаченная сумма идёт на погашение счетов №27504 и 31731.

С 20.03.98 г. потребление эл. энергии осуществлялось ЖСК «Симплекс» по договору №5770.

Просим разобраться по существу вопроса и дать ответ.

Директор

ТОО ТП «Иркут»…………………………………..Звенкова Л.Г.

5 Семестр Практическая работа 1 сценарий деловой игры «претендент»

Цель игры: Рассмотреть один из вопросов кадровой политики, помочь студентам (слушателям) разобраться в методах оценки руководителей, получить представление об активных методах обучения.

Сфера приложения: В соответствие с требованиями Закона о предприятии и предпринимательской деятельности необходима тщательная работа с резервом на выдвижение. Опыт показывает, что резерв должен быть в 2-3 раза больше чем число штатных мест: При изучении тем «Требования к руководителю и психологический климат», «Управление предприятием», «Стили управления» может быть использована предлагаемая деловая игра «Претендент». Игра моделирует работу аттестационной комиссии, и проводиться в три этапа:

1-й - теоретические положения и обсуждение моделей деловой оценки;

2-й - экспертная оценка конкретных претендентов;

3-й - расчет общей деловой оценки и заключительное обсуждение.

Задание

Имеется вакантное место руководителя (мастера, прораба и т.д.)

Составлена предварительная модель деловой оценки.

Разрабатываются конкретные ситуации.

Предлагается путем экспертного опроса «претендентов» осуществить их оценку и назначение на должность.

1 этап. Преподаватель: ведущий игру, объясняет студентам (слушателям) схему проведения игры (рис.2) и модель деловой оценки (МДО) руководителя, которая представляет собой древовидный граф критериев различного уровня (рис. З). Руководитель игры обращает внимание студентов (слушателей), что на модели выделены три группы требований: общественно-политические, социально-психологические качества и профессиональная компетентность. Модель внимательно изучается и обсуждается; при необходимости в нее вносятся коррективы. Далее преподаватель рассказывает что представляет собой «разыгрывание ролей», какие роли в игре предполагаются, как будет, осуществляться экспертный опрос. Вопросы, задаваемые претенденту должны создавать конкретную ситуацию, а конкретные ситуации, в свою очередь, - содержать проблему с неоднозначным ответом.

Преподаватель приводит слушателям (студентам) несколько примеров конкретных ситуаций и дает им домашнее задание: придумать как минимум три конкретные ситуации, проблемы (по примеру ниже приведенных) и записать ответы на них.

Ситуации, приводимые преподавателем, разбираются вместе со слушателями, чтобы был ясен их характер.

Преподаватель со старостой группы или сами слушатели (студенты) вместе со старостой осуществляют формирование игровых групп по 5-6 человек (претендент и эксперты). Претенденты назначаются, выбираются голосованием или сами предлагают свои кандидатуры. Общее время 1-го этапа - 45-50 минут.

2-й этап. Имитируется заседание аттестационной комиссии. «Претенденты» рассказывают свою биографию или «легенду» (придуманную биографию). Затем слушатели начинают беседу с претендентом, задавая ему вопросы в виде конкретных ситуаций приготовленных заранее. Правила игры запрещают задавать прямые вопросы типа: «Обладаете ли Вы такими качествами?»

Секретариат (арбитраж) готовит бланки, в которых записывает вопросы и ответы экспертов и претендентов (см. пример ниже).

Пример оформления

Фамилии экспертов	Вопросы экспертов

Фамилии претендентов	Ответы претендентов

При проведении итогов игры арбитраж высказывает свое мнение о том, на сколько успешно работали эксперты: степень обоснованности окончательного результата решения группы (не обоснованно, слабо обоснованно, может быть обоснованно лучше, хорошо обоснованно). Арбитраж оценивает работу каждого эксперта. Эксперты сами оценивают свою работу, кроме того, их работу оценивает преподаватель. Максимальная оценка - 5 баллов. По каждому эксперту выводится усредненная оценка. Для оценки ответов рекомендуется применять магнитофонную запись.

При выявлении экспертами личных качеств претендентов, отвечая на вопросы, должны рассказывать. Какой-либо эпизод биографии, отражающий интересующие экспертов черты личности претендента. Эксперты по ответам ставят претенденту оценки карандашом на МДО против того качества, которому соответствует вопрос (ответ). Оценка осуществляется по пятибалльной шкале, (табл.1).

Таблица 1

Оценка качества	Характеристика проявления качеств	Балл
Высшая	Качество проявляется всегда	5
Выше среднего	Качество проявляется почти всегда	4
Средняя	Качество проявляется и не проявляется в одинаковой мере	3
Ниже среднего	Качество проявляется редко	2
Неудовлетворительно	Качество никогда не проявляется	1

Каждый эксперт по окончании обсуждения (40-50 мин.) должен выста­вить в соответствии с МДО 22-26 оценок. Эксперты (каждый) рассчитывают среднюю оценку по группам требований о общую деловую оценку К_об (СДО), а именно:

Расчет ведется до двух знаков после запятой.

3 этап. Из числа экспертов в каждой игровой группе назначается арбитр, задача которого - собрать с игроков подсчитанные ими оценки, и вывести средние по группе; составить таблицу, заполнить и сдать ее ведущему игры (преподавателю). Пример представлен в таблице 2.

Таблица 2

Результаты оценки претендента
ФИО	К1	К2	К3	Коб
Луков Александр Петрович	3,98	4,12	4,03	4,04

Только сочетание общественно-политических, психологических и дело­вых качеств позволяет работнику стать руководителем (каждая из этих групп является обязательной); наличие высоких качеств одной из групп не компен­сирует таковых в других группах. Преподаватель выносит на доску данные всех претендентов и дает возможность представителям групп охарактеризо­вать своего претендента и провести защиту полученных результатов.

Затем руководитель игры проводит заключительное обсуждение и вы­носит на доску оценочную таблицу 3, которая разработана институтом про­блем управления.

Таблица 3

Оценочная таблица
Соответствие требованиям	Кол-во баллов
Вполне соответствует должности	4,2-4,57
Соответствует резерву на выдвижение	3,8-4,19
Соответствует, но требует развития ряда качеств, работы над собой	3,2-3,79
Не соответствует требованиям	2,7-3,19

Примеры конкретных ситуаций

1. В одном СМУ был освобожден от занимаемой должности главным инженер из-за систематического невыполнения производственных Я планов. Назначили нового главного инженера - Иванова. Он с большим воодушевлением взялся за дело и в следующих кварталах у работников повысилась заработная плата, чаще стали давать премии, но резко увеличилась текучесть кадров. При выявлении причин текучести оказалось, что т. Иванов отдавал распоряжения только в приказном тоне, не прислушивался к мнению других, все бразды правления взял в свои руки. Встал вопрос о снятии т. Иванова с занимаемой должности. Ваши действия.

2. Вы едете в автобусе, видите что к девушке пристают подвыпившие парни. Девушка отбивается от них, они сквернословят. Ваши действия.

3. Идет непрерывный процесс укладки бетона монолитного здания. Вы обнаруживаете, что в одной из машин привезли бетон марки ниже, чем требуется. Ваши действия.

4. Вы зафиксировали, что бригада во главе с бригадиром уже несколько дней уходит с работы на 15-20 минут раньше положенного времени. Ваши действия.

Самооценка личности

Проблема самооценки - одна из центральных проблем психологии личности. Самооценка является необходимым компонентом осознания человеком самого себя, умственных способностей, поступков, мотивов и целей своего поведения, своего отношения к окружающему, людям и самому себе, то есть является основой оценки уровня притязаний. Самооценка включает в себя умение относиться к самому себе критически. Она позволяет человеку; ставить перед собой определенные цели и задачи в соответствии с требованиями окружающей среды.

В настоящей деловой игре сочетаются метод экспертных оценок и самооценка. Самооценка является фактором самовоспитания, а сравнение результатов экспертной оценки и самооценки позволяет «посмотреть на себя со стороны». Самовоспитание играет важную роль в преодолении недостатков личности.

При наличии того или иного уровня неадекватной самооценки особое значение приобретает тактичное и целенаправленное корректирование. Самооценка может стимулировать или, наоборот, подавлять активность чело-

века. Неадекватная заниженная самооценка снижает уровень социальных притязаний человека, способствует развитию неуверенности в собственных возможностях, ограничивает жизненные перспективы. Неадекватная, завышенная самооценка приводит к постановке человеком перед собой невыполнимых задач. Завышенная самооценка вступает в противоречие с оценкой его другими людьми.

Правильная, самооценка дает человеку нравственное удовлетворение.

Самооценка претендента (и экспертов по желанию) проводится на ПК с помощью, программы «Претендент», или путем тестирования по Кеттелю. Общее время игры 3,5-4 часа.