Міністерство освіти і науки України

Рівненський державний гуманітарний університет

Кафедра менеджменту

Реферат

З дисципліни

«Комп’ютерне діловодство”

На тему:

«Обробка електронних документів за допомогою запитів»

Виконала: студентка 1 курсу групи МРТП-12

Тесленко Ірина Вікторівна

Перевірила: викладач Пашніна А.О.

Рівне 2013

Зміст

1

Вступ 2

Електронний документ: 3

Запит в діловодстві 5

Висновок 9

Вступ

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багато­гранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство. Документація, що застосовується при оформленні розпорядчо-виконавчої діяльності органів державного управління та підприємств і організацій, називається організаційно-розпорядчою документацією. У своїй управлінській діяльності керівник перш за все хоче виконувати свою роботу швидко і ефективно. Без збирання інформації управлінська діяльність неможлива, а допомагає збирати потрібні дані такий вид інформаційної діяльності як запит.

Метою реферату є вивчення типів запитів, процесів, що пов’язані з їх використанням, видів документів, що можуть оброблятися з їх допомогою.

Об’єктом вивчення роботи є запит, як один із видів інформаційної діяльності, допоміжний ресурс в управлінській діяльності, спосіб підвищення ефективності роботи керівних підрозділів підприємств, правила створення запитів з погляду діловодства, правила їх обробки, реєстрації та складання відповідей на них, контроль за виконанням запитів, сутність запиту в роботі діловода, управлінця на підприємстві.

Електронний документ:

1) Документ, зафіксований на електронному носії (у вигляді набору символів , звукозапису або зображення ) і призначений для передачі в часі і просторі з використанням засобів обчислювальної техніки та електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання.

2) Форма подання інформації в цілях її підготовки , відправлення, отримання або зберігання за допомогою електронних технічних засобів, зафіксована на магнітному диску, магнітній стрічці, лазерному диску та іншому електронному матеріальному носії.

3) Документована інформація, представлена ​​в електронній формі, тобто у вигляді , придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно - телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах.

4) документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

Зміст електронного документа - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст електронного документа - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами. Запит іноді формується у вигляді електронного документа.

Запит

Запит  – це формулювання своєї інформаційної потреби користувачем деякої бази даних, наприклад, пошукової системи. Для складання запиту використовується мова пошукових запитів. Всі запити до пошукових систем умовно (через деяких випадків неоднозначності) можна розділити на три типи.

Типи запитів:

• Інформаційні запити. Користувач шукає певну інформацію, не піклуючись про те, на якому саме веб-сайті він її виявить. (Приклад запиту: «текст гімну України»).

• Навігаційні запити. Користувач шукає сайт, де, за його припущенням, міститься цікава йому інформація. (Приклад запиту: «офіційний сайт КМУ»).

• Транзакційні запити. У формулюванні запиту користувач висловлює свою готовність зробити якусь дію. (Приклад запиту: «Установка драйверів», або «ping ip adress" через командний рядок Windows).

Статистика запитів показує, що запити трьох перерахованих типів за частотою приблизно однакові. Всі структурні підрозділи підприємства можуть використовувати запити у своїй діяльності для: збору інформації, ії швидкої передачі, інформування інших структур організації чи інших підприємств.