7.2.3. Основные черты, цели и функции коммуникаций
Основными чертами коммуникаций являются:
- доведение информации (группы могут принимать правильные решения и действовать на высоком уровне только тогда, когда их члены взаимодействуют друг с другом, другими членами и группами организации);
- достижение взаимопонимания (доведение информации для организации не слишком значимо до тех пор, пока люди не согласуют между собой, что данная информация означает).
Коммуникации - это доведение информации от одного человека до другого или до группы людей с целью добиться взаимопонимания, позволяющего принять хорошее решение.
Обеспечение взаимопонимания не означает, что люди должны соглашаться друг с другом. Это означает, что люди должны иметь относительно точные представления о том, что человек или группа пытаются им сообщить. Коммуникация считается надежной или эффективной, когда члены организации доводят информацию друг до друга и все участвующие стороны относительно ясно понимают, что данная информация означает. Коммуникация неэффективна в тех случаях, когда люди либо не получают необходимой информации, либо не вполне уверены в том, что полученная информация означает.
К коммуникационным целям в организации относят:
- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления, а также между организацией и ее окружением;
- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
- регулирование и рационализация информационных потоков.
К функциям эффективных коммуникации в организации относятся следующие:
1) предоставление информации. Поступление информации членам организации, позволяющей им принимать верные решения и добиваться поставленных целей;
2) мотивация членов организации. Мотивация - ключевой фактор деятельности организаций, поэтому коммуникации играют основную роль в стимулировании членов организации на достижение поставленных перед ними целей. Мотивационная роль коммуникаций обусловлена тем, что сотрудники будут работать на более высоком уровне, если имеют конкретные цели и обратную связь - информацию о том, как они действуют. Менеджеры используют коммуникации, чтобы доводить до сотрудников те цели, которых они должны достичь, а также сообщать, как они двигаются по пути достижения целей;
3) контролирование и координирование усилий отдельных сотрудников. Для групп и организаций необходимо контролировать типы поведения своих членов и добиваться, чтобы те выполняли свою работу на приемлемом уровне. Когда член группы уклоняется от работы, один из основных способов борьбы с этим явлением - доведение до сведения бездельника, что его поведение замечено и его не собираются терпеть.
7.3. Коммуникационный процесс
7.3.1. Модель коммуникационного процесса
Эффективный коммуникационный процесс в организации состоит из ряда этапов (шагов). Эти шаги и их зависимости друг от друга показаны в модели коммуникационного процесса (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Модель коммуникационного процесса
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей и организаций.