Темы оформления

1. MS Word 2010 имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для создания электронных документов (WEB-документов), для создания рефератов, презентаций и т. п.

2. В соответствии с избранной темой изменяется содержимое раздела "Стили" вкладки "Главная".

3. После выбора темы оформления её можно корректировать, изменяя гамму цветов, шрифт, эффекты, настраиваемую подложку (водяной знак листа), границы листа и т. п.

4. Инструмент "Темы" позволяет синхронизировать оформление документа, созданного в Word с презентацией, создаваемой в приложении PowerPoint. Для этого во вкладке "Дизайн" приложения нужно выбрать ту же тему оформления презентации, что и при создании документа Word.

Слияние

Слияние - это подготовка комплексных документов, в частности деловых писем, когда документ одинакового содержания рассылается по ряду адресов.

1. Создать основной документ (базовый) Word и сохранить его под именем "Деловое письмо". В файле напечатать текст:

"Генеральный директор: Организация:

Адрес:

Уважаемый ________________________ !

Прошу принять участием в выставке института.

Иванов".

2. Закрыть файл "Деловое письмо".

3. Создать файл Word "Источник данных" - таблицу, содержащую данные, которые необходимо изменять в каждом письме при слиянии. Таблицу печатать с первой строки листа. Текстовых строк, графических объектов на листе быть не должно.

Фамилия	Организация	Адрес	Обращение
Шмелев	ТОО "Вымпел"	Воронеж, Ивановская, 5	Иван Иванович
Дыбенко	ООО "Резерв"	Пенза, Челюскинцев, 2	Алексей Степанович
Тулин	ЗАО "Старт	Москва, Тверская, 7	Роман Михайлович

Для дальнейшего объяснения следует напомнить, что означает термин "Поле": Поле - это инструмент для вставки данных определенного вида, значение которых изменяется в документе автоматически. В данном случае полями являются столбцы: "Фамилия", "Организация", "Адрес" и "Обращение". При вставке поле выделяется в документе серым цветом.

4. Закрыть файл "Источник данных".

5. Открыть основной документ "Деловое письмо".

6. Открыть в разделе "Начало слияния" вкладки "Рассылки" команду "Начать слияние".

7. Выбрать в контекстном меню строку "Письма".

8. Выбрать в контекстном меню кнопки "Выбрать получателей" команду "использовать существующий список" и открыть "Источник данных", выбрав его в окне обзора. При необходимости изменения источник данных нажать кнопку "Изменить список получателей" и откорректировать список. Аналогично при необходимости можно откорректировать адрес и строку приветствия (поле "Обращение") с помощью одноимённых кнопок.

9. Установить курсор после слова "Генеральный директор" с пробелом.

10. Нажать кнопку "Вставить поле слияния", в открывшемся окне выделить строку "Фамилия" и щелкнуть на кнопках "Вставить" и "Закрыть".

11. Установить курсор в исходном документе после слова "Организация" с пробелом.

12. Нажать кнопку "Вставить поле слияния", в открывшемся окне выделить строку "Организация" и щелкнуть на кнопках "Вставить" и "Закрыть".

13. Вставить аналогичным путём поля "Адрес" и "Обращение".

14. Нажать кнопку Поля/Данные и осуществить просмотр сформирован­ных писем, нажимая кнопки Вправо или Влево.

15. Нажать кнопку "Найти и объединить" – "Изменить отдельные документы" и выбрать только те письма, которые необходимо распечатать. При этом создаются готовые формы писем, которые нужно разослать адресатам.

16. При необходимости следует снова просмотреть и отредактировать данные всех адресатов, проверить ошибки, произвести слияние при печати и т. п.