Анализ данных: работа со сводной таблицей

6. Создать исходную таблицу:

Материал	Братск	Казань	Иркутск
Бумага	2	3	4
Картон	2	4	5
Полиэтилен	3	5	6
Ткань	4	6	7
Фанера	5	7	8

7. Выделить ячейку, относящуюся к БД.

8. Анализ данных БД: Данные – Сводная таблица позволяет получить сводную информацию по записям данных. Результаты анализа (сводная таблица) могут быть представлены в виде сводной таблицы или сводной диаграммы.

Сводная таблица строится с помощью Мастера сводной таблицы:

(Выделить ячейку, относящуюся к БД) - Данные - Сводная таблица

На первом этапе выбирается тип данных (для использования БД Excel - это пункт В списке или базе данных Microsoft Excel) и тип оформления сводных данных - Сводная таблица.

Затем после щелчка на Далее нужно уточнить, правильно ли был выбран диапазон, охватывающий БД - не должно быть пустых ячеек.

Далее выбирается местоположение сводной таблицы. Как правило, её размещают на новом рабочем листе.

Для формирования содержания сводной таблицы нужно щелкнуть на кнопке Макет.

Сводная таблица состоит из 4-х областей: Страница, Строка, Столбец и Данные. Каждой области сводной таблицы должны соответствовать одно или несколько полей БД. Исключение составляет только поле Страница, которое можно оставить пустым.

При заполнении сводной таблицы данные из соответствующих полей берутся автоматически. Для заполнения этих полей служат кнопки, названия которых совпадают с названиями полей БД. Поместить кнопку в нужное поле можно методом перетаскивания. В сводной таблице используются только те поля, которые необходимы. Незадействованные поля в отборе и вычислениях не участвуют.

Область Страница играет роль внешнего фильтра. Данные в остальной части таблицы относятся к значению, выбранному в этом поле.

Область Строка содержит значения, определяющие содержимое строки таблицы, и задает второй уровень сортировки.

Аналогично область Столбец определяет содержимое столбцов таблицы.

Область Данные определяет собственно содержимое таблицы. В отличие от всех остальных областей к данным, попадающим в ячейку таблицы, применяется функция итоговых вычислений (по умолчанию - суммирование). Если необходимо изменить эту функцию, нужно дважды щелкнуть на соответствующей кнопке и выбрать нужную операцию из раскрывающегося списка.

Например, занесем в область Строка поле Материал, а в область Данные – поля: Братск, Казань и Иркутск. При этом по умолчанию будет осуществляться: Суммирование по полю Братск, Суммирование по полю Казань, Суммирование по полю Иркутск. Нажать кнопку Далее, а затем – кнопку Готово. Получаем сводную таблицу по итогам суммирования, как по каждому из них, так и по всем товарам (используется раскрывающийся список) с числовыми данными в строках.

М атериал	Д анные	И тог
Бумага	Сумма по полю Братск	2
	Сумма по полю Казань	3
	Сумма по полю Иркутск	4
Картон	Сумма по полю Братск	2
	Сумма по полю Казань	4
	Сумма по полю Иркутск	5
Полиэтилен	Сумма по полю Братск	3
	Сумма по полю Казань	5
	Сумма по полю Иркутск	6
Ткань	Сумма по полю Братск	4
	Сумма по полю Казань	6
	Сумма по полю Иркутск	7
Фанера	Сумма по полю Братск	5
	Сумма по полю Казань	7
	Сумма по полю Иркутск	8
Итог Сумма по полю Братск		16
Итог Сумма по полю Казань		25
Итог Сумма по полю Иркутск		30

9. Если занести поле Материал в область Столбец, а в область Данные – поля: Братск, Казань и Иркутск, то будет осуществляться: Сумма по полю Братск, Сумма по полю Казань, Сумма по полю Иркутск. После нажатия кнопки Далее, а затем – кнопку Готово возникает сводная таблица как по итогам суммирования, так и по каждому из товаров (используется раскрывающийся список) с числовыми данными в столбцах.

   	Материал
   Д анные	Бумага	Картон	Полиэтилен	Ткань	Фанера	Общий итог
   Сумма по полю Братск	2	2	3	4	5	16
   Сумма по полю Казань	3	4	5	6	7	25
   Сумма по полю Иркутск	4	5	6	7	8	30

10. Если занести поле Материал в область Данные, то создаётся сводная таблица итогов суммирования, как по всем товарам, так и по каждому из них (раскрывающийся список).

Материал

( Все)

Д анные	Итог
Сумма по полю Братск	16
Сумма по полю Казань	25
Сумма по полю Иркутск	30

……

Имя

Б умага

Д анные	Итог
Сумма по полю Братск	2
Сумма по полю Казань	3
Сумма по полю Иркутск	4

В созданной сводной таблице для области Страницы справа отображается кнопка выпадающего списка, позволяющая выбрать условия фильтрации.

При двойном щелчке левой кнопкой в окне Макет на любом из данных, занесённых в поле Данные можно выбрать как суммирование, так любую другую итоговую функцию (среднее значение, счет, максимум и т. п.).

Кроме стандартного набора итоговых функций можно использовать и дополнительные вычисления по пути: кнопка Дополнительно - Дополнительные вычисления - (выбрать из раскрывающегося списка, указать параметры: нет, доля, отличие, приведенное отличие, с нарастающим итогом и т. п.) – ОК.