Операции с бд

1. Сортировка БД: Данные - Сортировка. Появляется диалоговое окно Сортировка диапазона. Если заданы заголовки полей, то для сортировки используются они, если же их нет, то используются обозначения столбцов. При совпадении записей в полях могут использоваться вторичная и третичная сортировки.

2. Фильтрация БД - это выделение подмножества общего набора записей. Наиболее простой способ фильтрации - автофильтр.

Включение автофильтра: Данные - Фильтр - Автофильтр. При этом для каждого поля БД автоматически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки. Кнопки, раскрывающие эти списки, отображаются возле поля заголовка. По умолчанию отображаются все записи.

Если используется фильтр, то кнопка выбора и номера записей окрашиваются в голубой цвет. Невыбранные записи скрываются.

Вариант Условие позволяет задать определенное условие фильтрации. Кроме того, имеется возможность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение при фильтрации по другому полю.

Отфильтрованные записи могут выводиться на печать и использоваться при построении диаграммы. При этом смена критерия фильтрации будет изменять вид диаграммы

Показать все записи: Данные - Фильтр - Отобразить все.

3. Расширенная фильтрация. Если требуется, чтобы диаграмма не зависела от смены критериев фильтрации, необходимо создать копии соответствующих отфильтрованных записей с помощью расширенного фильтра.

Для записи условий фильтрации используют тот же самый или отдельный рабочий лист. Например, записать условия фильтрации в ячейки:

Цена, р.	Количество, ед.
>4700	<35

т. е., обязательно скопировать! заголовок поля, а непосредственно в ячейке под ним! записать условие фильтрации.

Если задать сразу несколько условий, то они выполнятся в отфильтрованных данных одновременно.

Процедура получения отфильтрованных данных состоит в следующем:

1. Установить курсор в какую-либо ячейку таблицы (БД).

2. Выбрать фильтр по пути: Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

3. Выполнить в возникшем окне "Расширенный фильтр" операции:

• установить флажок Скопировать результат в другое место;

• выбрать диапазон условий;

• указать верхнюю левую ячейку диапазона, куда должны помещаться отфильтрованные данные.

На основании каждого из вариантов полученных отфильтрованных данных строятся соответствующие диаграммы.

4. Подведение промежуточных итогов в БД: Данные – Итоги. В окне можно выбрать подведение итогов по каждому из параметров, по каждому из полей и в соответствии с любой итоговой функцией: сумма, количество значений, среднее значение, максимум, минимум, произведение и т. п.

Можно добавлять подведение итогов по различным итоговым функциям, если снять в окне флажок "Заменить текущие итоги".

В левой части листа появляется структура таблицы, позволяющая оставлять в таблице только итоговые результаты.

На основании таблицы с итоговыми данными можно построить диаграмму, которая будет отслеживать все изменения исходных данных и итогов.

При необходимости убрать итоговые строки из таблицы (БД) используется кнопка окна Убрать всё.

5. Работа с БД в режиме формы данных

Форма данных – это диалоговое окно, вызываемое по пути: Данные – Форма. С помощью управляющих кнопок можно выполнять следующие операции:

• просматривать БД;

• добавлять новые записи;

• редактировать имеющиеся записи;

• удалять ненужные записи;

• искать записи по задаваемым в окне формы критериям.

Просмотр записей осуществляется с помощью полосы прокрутки или кнопок "Назад" и "Далее". Для перехода к следующей записи можно также использовать клавишу Enter.

Если поле содержит формулу, то результат вычислений отражается не в поле, а непосредственно в области окна. Это связано с тем, что результаты вычислений редактировать нельзя.

Форма позволяет выполнять поиск записей с использованием заданных условий (критериев). Для этого нужно щёлкнуть на кнопке "Критерии" и ввести в любое из полей выбранный критерий поиска как текстовый, так и числовой. В числовом критерии могут использоваться логические функции (И, ИЛИ), символы подстановки (* или ?) операторы сравнения (больше, меньше и т. п. ). Поиск записей, соответствующих введённым критериям осуществляется с помощью кнопок "Далее" и "Назад". Для возврата в режим редактирования формы следует щёлкнуть на кнопке "Правка".