Практика 14. Проверка вводимых данных. Использование электронных таблиц как Баз данных. Операции с бд Анализ данных: работа со сводной таблицей Проверка вводимых данных

1. Первичная проверка определяется размещением вводимых данных относительно границ ячейки (правое – число, левое – текст).

2. Обеспечение настройки правильности ввода производится в окне Данные – Проверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры окна Проверка. При необходимости проверить правильность введения данных в определенный диапазон он выделяется. После чего включается режим Проверка.

Может быть задан вид данных, диапазон вводимых чисел, диапазон вводимых ячеек (источник) и т. п. При вводе может задаваться Сообщение для ввода, а при ошибке выдается запрограммированное Сообщение об ошибке.

Кроме того, также используется панель "Зависимости".

Если нужно выделить на листе для проверки какие-то элементы (константы, формулы, объекты, пустые ячейки диапазона и т. п.), то следует пройти: Правка – Перейти – Выделить – (нужный элемент) или F5 – Выделить - (нужный элемент).

Для поиска выделенных диапазонов необходимо пройти по пути: Правка – Перейти – Выделить – (флажок Проверка данных) – Всех (Этих же)

или: F5 - Выделить – (флажок Проверка данных) – Всех (Этих же).

Использование электронных таблиц как Баз данных

1. Скопировать на новый лист таблицу файла "Формулы".

2. Убрать строки "Фотоаппарат", "Радиоприемник" и итоговую строку таблицы.

3. Добавить столбец после столбца "Товар", выделив столбец "Цена".

Товар		Цена, руб.	Количество, ед.	Стоимость, руб.
Телевизор		7000	20	140000
Магнитофон		5000	30	150000
Радиоприемник		2000	25	50000

4. Расширить таблицу путем добавления 3-х пустых строк после каждой позиции товара и заполнить их наименованиями товаров соответствующим копированием их с помощью маркера заполнения.

5. Заполнить ячейки "Цена" числовыми значениями, также используя маркер заполнения.

6. Добавить слово "Фирма" в заголовке пустого столбца, занести текстовое значение "Philips" и с помощью маркера заполнения распространить это значение на все строки.

Товар	Фирма	Цена, р.	Количество, ед.	Стоимость, р.
Телевизор	Philips	7000	20	140000
Телевизор	Philips	6800
Телевизор	Philips	6600
Телевизор	Philips	6400
Магнитофон	Philips	5000	30	150000
Магнитофон	Philips	4900
Магнитофон	Philips	4800
Магнитофон	Philips	4700
Радиоприемник	Philips	2000	25	50000
Радиоприемник	Philips	2100
Радиоприемник	Philips	2200
Радиоприемник	Philips	2300

7. Скопировать содержимое таблицы и добавить скопированные ячейки в таблицу.

Товар	Фирма	Цена, р.	Количество, ед.	Стоимость, р.
Телевизор	Philips	7000	20	140000
Телевизор	Philips	6800	21	142800
Телевизор	Philips	6600	22	145200
Телевизор	Philips	6400	23	147200
Магнитофон	Philips	5000	24	120000
Магнитофон	Philips	4900	25	122500
Магнитофон	Philips	4800	26	124800
Магнитофон	Philips	4700	27	126900
Радиоприемник	Philips	2000	28	56000
Радиоприемник	Philips	2100	29	60900
Радиоприемник	Philips	2200	30	66000
Радиоприемник	Philips	2300	31	71300
Телевизор	Sony	7000	32	224000
Телевизор	Sony	6800	33	224400
Телевизор	Sony	6600	34	224400
Телевизор	Sony	6400	35	224000
Магнитофон	Sony	5000	36	180000
Магнитофон	Sony	4900	37	181300
Магнитофон	Sony	4800	38	182400
Магнитофон	Sony	4700	39	183300
Радиоприемник	Sony	2000	40	80000
Радиоприемник	Sony	2100	41	86100
Радиоприемник	Sony	2200	42	92400
Радиоприемник	Sony	2300	43	98900

8. Заменить в скопированных ячейках значение "Philips" на "Sony".

9. Занести в ячейку столбца "Количество", расположенную ниже ячейки с числом "20" число "21", выделить эти ячейки и создать в столбце с помощью маркера заполнения значения в виде арифметической прогрессии.

10. Заполнить с помощью маркера заполнения построчными формулами столбец "Стоимость".

Сформированную таблицу можно рассматривать как плоскую базу данных.

База данных (БД) - это набор взаимосвязанных таблиц. Простейшие базы данных состоят из одной таблицы. Это так называемые плоские БД. В качестве такой БД вполне можно использовать электронную таблицу Excel. Программа Excel включает набор функций, позволяющий выполнять все основные операции, присущие БД.

Информация в БД состоит из набора записей, каждая из которых содержит один и тот же набор полей. Записи характеризуются порядковыми номерами, а каждое поле имеет заголовок, описывающий его назначение.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как БД Excel, необходимо придерживаться строгих правил.

• каждому полю записей соответствует один столбец рабочего листа;

• столбцы БД должны идти подряд без промежутков между ними;

• в первой строке каждого столбца (точнее в строке, с которой начинается БД) должен быть указан заголовок соответствующего поля;

• заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;

• содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;

• записи БД должны идти непосредственно ниже строки заголовков. Пустые строки не допускаются. Пустая строка оценивается как признак окончания БД

• все операции с БД выполняются в основном одинаково: сначала нужно выбрать любую ячейку, а затем начать необходимую операцию. При этом весь диапазон записей БД выбирается автоматически.