Практическое занятие 10. Электронные таблицы. Инструменты табличного процессора Excel. Ввод, редактирование и форматирование данных. Копирование ячеек. Вычисления в таблице. Автоматизация операций. Пример создания формулы с использованием формата даты

Общие положения

Программы, используемые для математической и другой обработки данных, представленных в табличном виде, называются табличными процессорами или, проще, электронными таблицами. Наиболее развитым из табличных процессоров является MS Excel 2003.

Особенность электронных таблиц заключается в том, что с их помощью можно не только обеспечивать ввод в ячейки таблиц, редактирование, форматирование данных, но и применять расчетные формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.

Расчеты по заданным формулам осуществляется не вручную, а автоматически в пределах всей таблицы, что позволяет получать результаты без специального программирования.

Электронные таблицы широко используются в экономических и бухгалтерских расчетах для:

• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• создания сводных таблиц;

• ведения и редактирования простых баз данных;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным, а также в научно-технических расчетах для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• решения задач путем подбора параметров;

• проведения поиска оптимальных значений параметров и т. п.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имеющих табличную структуру, в которой могут располагаться таблицы, текст, диаграммы и графики. Каждый рабочий лист имеет название, отображаемое на ярлычке листа внизу рабочей книги.

Максимальное число пустых листов, которое Excel помещает в рабочую книгу, – 256.

Табличное пространство рабочего листа состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами, и далее двухбуквенными комбинациями. На пересечении столбцов и строк расположены ячейки.

Возможности и инструменты табличного процессора Excel

1. Создать в своем каталоге файл Excel: нажать на свободном месте правую кнопку – Создать – Лист MS Excel и переименовать его в "Расчеты". Файл является рабочей книгой, которая может иметь до 256 листов MS Excel.

2. В окне документа отображается только активный лист. С помощью ярлычков можно переключать листы рабочей книги, кликируя на ярлычке листа. Встав на ярлык листа и нажав правую кнопку, можно добавлять, переименовывать, копировать, переносить и удалять лист.

3. Вставка листа может осуществляться либо по пути: (правая кнопка)  "Вставить" – "Лист", либо щелчком левой кнопки на значке "Вставить лист" в строке ярлыков листа, либо операцией Shift + F11.

4. Каждая ячейка - это минимальный элемент хранения данных. Обозначение ячейки (адрес) состоит из номера столбца и строки, например, А18, DF245. В ячейку можно ввести до 256 символов или цифр.

5. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется жирной рамкой. Её адрес записывается в строке формул. Операции ввода и редактирования данных всегда выполняются только для активной ячейки.

6. Если ячейки идут не подряд, то для их выделения нажимают клавишу Ctrl, а при записи между адресами ячеек ставится точка с запятой (например, А1;B5;С20).

7. Выделение диапазона ячеек осуществляется протягиванием курсора от одной угловой ячейки до другой по диагонали или указанием верхней левой ячейки, затем указанием нижней правой ячейки с одновременным нажатием клавиши Shift. Для записи диапазона между адресами ячеек ставится двоеточие (например, А1:С8).

8. Для выбора нескольких отдельных диапазонов используется после выделения первого диапазона нажатие клавиш Shift+F8. Для отмены выделения нескольких диапазонов нужно ещё раз нажать Shift+F8.

9. Для выбора столбца или строки нужно щелкнуть на заголовке строки или столбца. (Не забывать, что при выделении столбца выделяются 65536 ячеек).

10. Для образования новой строки в ячейке нужно нажать клавиши Alt + Enter.

Ввод, редактирование и форматирование данных

1. Ячейка может содержать данные 3-х типов: текст, число и формула или оставаться пустой.

2. Если в ячейке, кроме цифр, присутствуют какие-либо символы, то данные интерпретируются Excel как текст.

3. В числовом типе целые разряды числа отделяются от дробных разрядов запятой.

4. Особое отличие формул: они начинаются со знака равенства.

5. Выделяют три основных вида числовых форматов: обычный, финансовый и формат даты.

   1. В обычном формате число целых и дробных разрядов не ограничивается.

   2. Финансовый формат отличается указанием денежной единицы, например, р. (рубли) и фиксированным числом знаков после запятой (обычно 2 знака или копейки). При этом автоматически осуществляются корректные округление и контроль, обеспечивающие при выполнении многочисленных операций с очень большими суммами минимальную погрешность результата.

   3. Если записывается дата - тоже числовой формат, - то возможны не все числовые операции: разность имеет смысл, а сумма - нет.

6. Ввод данных осуществляется либо в строку формул, либо непосредственно в ячейку (при двойном щелчке на ней левой кнопкой мыши). Оба метода равноправны. При окончании ввода следует либо кликировать на кнопке (зеленый флажок), либо нажать клавишу Enter, либо щёлкнуть левой кнопкой мыши в стороне от выделенной ячейки.

7. Занести в одну из ячеек текстовую информацию, а в другую – любое число.

8. По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, а числовые - по правому. В результате при вводе их легко различать.

9. Изменение формата данных в ячейке: (правая кнопка) – "Формат ячеек" или меню "Формат"  раздел "Ячейки"  "Формат"  "Формат ячеек".

10. В окне "Формат ячеек" можно выбрать вид формата данных (числовой, текстовый, финансовый, даты и т. п.) метод выравнивания данных, шрифт, границы, цвет, вид защиты ячейки.