3.6. Організація забезпечення регістрами бухгалтерського обліку

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в ре­гістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках.

Облікові регістри класифікують за зовнішнім виглядом, харак­тером записів, обсягом змісту і формою (рис. 2).

Рис. 2. Класифікація бухгалтерських регістрів

Рис. 11. Класифікація бухгалтерських регістрів

Для синтетичного і аналітичного обліку господарських операцій підприємства застосовують облікові регістри, рекомендовані органа­ми державного управління або розроблені самостійно. Система облі­кових регістрів повинна забезпечити повне і достовірне відображен­ня всіх господарських операцій, одержання необхідної інформації для управління і складання звітності.

Керівництво з розробки і затвердження типових форм бухгалтерських регістрів і методичних рекомендацій щодо застосування їх покладається на Міністерство фінансів України.

Облікова служба підприємства повинна бути забезпечена в достатній мірі бланками облікових регістрів. З цією метою головний бухгалтер повинен слідкувати за забезпеченням бланками регістрів бухгалтерського обліку і, у разі потреби, своєчасно зробити замовлення на придбання цих бланків. Як правило, в кінці року (у IV кварталі) робиться замовлення бланків регістрів обліку на наступний рік.

3.7. Форми бухгалтерського обліку і їх застосування на різних підприємствах

Однією з важливих умов раціональної організації обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерського обліку.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них. З часу виникнення бухгалтерського обліку існувало багато його форм.

За технічними ознаками існують два способи ведення бухгалтерського обліку: ручний та машинний.

Зараз основними формами, які використовують підприємства, є: за ручним способом – проста, спрощена, меморіально-ордерна, журнально-ордерна та інші форми бухгалтерського обліку; за машинним способом – діалогово-автоматизована (комп’ютерна) форма.

Облік за простою формою. Просту форму обліку (без використання подвійного запису) застосовують господарства, в яких працюють власник (голова) та члени його родини (без залучення найманих працівників).

Облік за простою формою передбачає накопичення даних відповідно до потреб управління господарством без використання подвійного запису.

Основним регістром за простою формою обліку є “Книга обліку доходів та витрат”, в якій здійснюють реєстрацію даних первинних документів за видами доходів та витрат з метою визначення результатів господарювання.

Облік за спрощеною формою. Спрощену форму обліку пропонується застосовувати підприємствам з середньообліковою чисельністю працюючих за звітний період – до 10 осіб включно (крім членів сім’ї) і обсягом виручки за рік, що не перевищує 500 тис. грн.

Основним регістром для обліку за цією формою є “Журнал реєстрації господарських операцій господарства. Господарські операції в Журналі відображаються з дотриманням принципу подвійного запису.

Для ведення аналітичного обліку окремих господарських об’єктів (витрат, розрахунків, тварин, продукції тощо), крім Журналу, можна використовувати інші регістри: “Відомість обліку основних засобів”, “Відомість нарахування амортизації”, “Відомість обліку розрахунків”, “Відомість обліку витрат виробництва” та ін.

Правильність записів у Журналі перевіряють шляхом співставлення підсумків операцій за звітний період, відображених у парних (дебет) та непарних (кредит) графах Журналу. Ці підсумки мають бути рівні.

Порядок ведення обліку в інших господарствах. Малі підприємства ведуть бухгалтерський облік за спрощеним Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій суб’єктів малого підприємництва і складають фінансову звітність відповідно до П(С)БО 25 “Фінансовий звіт суб’єкта малого підприємництва.

Інші господарства, тобто ті, що відповідають статусу великих сільськогосподарських підприємств, ведуть облік згідно Положень (стандартів) бухгалтерського обліку та Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року № 291, для підприємств і організацій усіх галузей народного господарства. При цьому можуть використовуватись різні форми обліку: Меморіально-ордерна, Журнал-Головна, Журнально-ордерна форми з використанням ручної і комп’ютерної технології обробки даних.

Схему журнально-ордерної форми обліку наведено на рис. 3.

Рис. 3. Схема журнально-ордерної форми обліку

Одним із важливих напрямів удосконалення обліку є широке використання сучасних технічних засобів в обробці економічної інформації, що привело до створення нової форми обліку, яка дістала назву діалогово-автоматизованої (комп’ютерної).

При цьому обліковий працівник не тільки приймає участь в обробці даних, а й здійснює контроль і аналіз одержаної інформації безпосередньо на робочому місці за до­помогою відеотерміналу (дисплея).

Комп’ютерна форма обліку передбачає створення сітки автоматизованих робочих місць працівників структурних підрозділів підпри­ємства, які проводять первинну реєстрацію господарських операцій і їх обробку. Проведена первинна обробка інформації технічними за­собами АРМ облікових працівників структурних підрозділів передається на АРМ у бухгалтерію підприємства, де перевіряється, і у ви­падку виявлення помилок автоматично про це повідомляється в структурний підрозділ, який у свою чергу вносить корективи. Таким чином, необхідна результативна інформація може видаватися у будь-який зручний час. Створення системи інформаційної бази даних дозволяє автоматизувати всі облікові процеси і здійснювати взаємозв’язок з іншими автоматизованими робочими місцями спеціалістів підприємства.

Схему діалогово-автоматизованої (комп’ютерної) форми обліку наведено на рис. 4.

Рис. 4. Схема діалогово-автоматизованої (комп’ютерної)

форми обліку

Рис. 13. Схема діалогово-автоматизованої (комп’ютерної) форми обліку

Важливою перевагою діалогово-автоматизованої форми обліку над іншими є оперативність збору, передачі і обробки інформації, а також достатня аналітичність вихідної інформації.