3.2. Організація документування господарських операцій

Першочерговим моментом відображення в бухгалтерському обліку його об'єктів є первинне спостереження. Параметри первинного спостереження залежать від мети і завдань обліку, змісту і характеру одержуваної інформації. Одиницею первинного спостереження є окремий факт (явище), господар­ська операція, яка відноситься до об'єкту бухгалтерського обліку.

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.

В результаті первинного спостереження об'єкти бухгалтерського обліку повинні бути зафіксовані, тобто необхідний доказ про їх наявність, зміни, здійснення. Таким доказом є документ.

Первинний бухгалтерський документ – це письмове підтвердження (доказ, свідоцтво) певної форми та змісту про фактичне здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.

Для контролю та впорядкування опрацювання даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати необхідні обов’язкові реквізити.

Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією. Документація відіграє важливу роль в управлінні виробництвом, забезпечує здійснення попереднього і наступного контролю за доцільністю і законністю господарських операцій.

Для правильного складан­ня документів і доцільного використання їх класифікують за певними ознаками: призначенням, порядком складання, способом охоплення опе­рацій, місцем складання, технікою складання і опрацювання (рис. 1).

Рис. 1. Класифікація бухгалтерських документів

Рис. 10. Класифікація бухгалтерських документів

3.3. Організація розробки та проектування форм первинних документів

Господарюючі суб’єкти можуть використовувати типові форми бухгалтерських документів, рекомендовані Міністерством фінансів і Державним комітетом статистики, спеціалізовані форми – рекомендовані Міністерством аграрної політики, а також самостійно розроблені документи, які мають обов’язкові реквізити і забезпечують достовір­ність відображення в обліку здійснюваних операцій.

Проектування документа слід розпочинати із складання переліку всіх потрібних реквізитів і показників, визначення залежності між окремими показниками, послідовності їх записування. Після цього вибирають стандарт бланка. Стандартні розміри аркушів можуть бути такими (табл. 2).

Таблиця 2

Стандартні розміри друку

Шифр стандарту	Розмір формату (дов-жина і ширина), мм	Приклад формату
А1	576 х 812	Газетний аркуш
А2	406 х 576	Половина газетного аркуша
А3	288 х 406	Розгорнутий конторський аркуш
А4	203 х 288	Одинарний аркуш письмового паперу
А5	144 х 203	1/4 розгорнутого конторського аркуша
А6	101 х 144	1/8 розгорнутого конторського аркуша
А7	72 х 101	1/16 розгорнутого конторського аркуша

Вибравши відповідний стандарт бланка, можна починати монтувати документ, тобто розміщувати інформацію на площі аркуша паперу, відведеного для цього. Відомі такі принципи монтування документа: анкетний, зональний, табельний і комбінований.

При анкетному принципі монтування документа його реквізити розташовують послідовно по вертикалі, показники читаються згори вниз.

Зональний принцип монтування документа передбачає його поділ на “зони” розміром в один рядок, у яких розміщують групи реквізитів, що мають логічний, математичний, часовий або просторовий зв’язок чи взаємозалежність. Таке розміщення реквізитів зручне для обробки та аналізу показників.

Табельний (табличний) принцип монтування документів являє собою удосконалений зональний. При цьому документ ділять на зони, на кожну з яких відводять не один рядок, а кілька, тобто табличку. Цей принцип застосовується дуже часто.

Принцип комбінованого монтування документів ще більш поширений, ніж табличний. Він дає змогу раціонально поєднувати анкетну структуру із зональною й табличною, що має велике значення при обробці документів і аналізі показників. За цим принципом побудована більшість документів.

Раціональне проектування та монтування документів багато в чому визначають успіх роботи щодо вдосконалення документації, спрямованої на її спрощення, скорочення трудомісткості складання та зменшення кількості документів.