Бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Комбінований тип організаційної побудови апарату бухгалтерії полягає в поєднанні багатоступінчастих та прямих зв’язків у структурі апарату. Характерним для цього варіанта є значний обсяг роботи бухгалтерської служби з розширенням сфери її повноважень і функцій. Він використовується на великих підприємствах, комбінатах, об’єднаннях, асоціаціях.

При цьому типова структура апарату будується за функціональним розподілом управління, створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси. Цей тип організаційної побудови передбачає передачу частини прав головного бухгалтера (головного економіста) керівникам секторів (відділів).

Одним із важливих елементів розробки структури апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є формування системи посад. Службова посада є первинним елементом структури.

Система відібраних посад має повністю відповідати вимогам та відображувати прийняту структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і бути засобом ефективного використання людського потенціалу та сприяти цілям управління.

9.3. Призначення та функції бухгалтерії

Значна частина працівників управління підприємством зайнята бухгалтерським обліком, контролем та аналізом. Це насамперед апарат бухгалтерії, контрольної та аналітичної служб, який безпосередньо веде бухгалтерський облік, виконує контрольну та аналітичну роботу.

Крім того, багато лінійних працівників – начальники цехів, бригадири, завідувачі складами, фермами, прораби – виконують значну роботу з оформлення бухгалтерських документів. Це операції з підготовки первинних документів (накладні, вимоги і ін.), складання звітів про наявність та рух матеріальних цінностей, коштів тощо.

Таким чином, потрібно організувати працю не лише безпосередньо зайнятих на бухгалтерських роботах, а й багатьох працівників інших служб.

Функціонування апарату бухгалтерії як самостійного структурного підрозділу регламентується відповідними нормативними документами, що визначають сукупність правил стосовно порядку його діяльності. До їхнього складу належать: Положення про бухгалтерію, посадові інструкції, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня і т.д.

Положення про бухгалтерію є організаційно-розпорядчим документом безстрокового зберігання, а тому його складання потребує значної відповідальності. Положення розробляють на основі типових загальногалузевих положень про відділи управління.

Положення про бухгалтерську службу готує головний бухгалтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує керівник підприємства (додаток 1).

Положення про сектор (групу) бухгалтерської служби розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії за схемою, аналогічною Положенню про бухгалтерію. Затверджує ці Положення головний бухгалтер, а далі вони під розписку доводяться до працівників бухгалтерської служби.

Посадова інструкція співробітників бухгалтерії складається після затвердження Положення про бухгалтерію (підрозділ), коли виконано розрахунки щодо чисельності і посадового складу бухгалтерії. Посадова інструкція являє собою нормативний документ, в якому визначено функції, обов’язки, права, відповідальність і взаємовідносини працівника з рештою співробітників підприємства. На кожного працівника має бути складено посадову інструкцію. Укладаючи посадові інструкції, керуються класифікатором професій ДК.003.-5, затвердженим Наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації та Довідником класифікаційних характеристик професій працівників.

Посадова інструкція має статус документа постійного зберігання, тобто складається вона один раз і доповнюється при потребі. При внесенні до посадової інструкції змін повідомляють про це працівника.

Зауважимо, що від ступеня деталізації посадової інструкції залежить якість майбутньої роботи, а тому зміст посадової інструкції має чітко відповідати на запитання: що є об’єктом роботи; хто опрацьовує об’єкт; як має бути побудовано схему роботи; звідки і куди має рухатись інформаційний потік (від кого і до кого); коли роботу потрібно виконати; скільки має тривати кожна операція; яку відповідальність щодо цього несе посадова особа в разі невиконання своїх посадових обов’язків?

Поряд з положенням про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.

В практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: зведений графік облікових робіт по бухгалтерії підприємства (ведення регістрів бухгалтерського обліку і звітності); зведений графік аналітичних робіт (аналіз витрат, собівартості, прибутків і т.д.); структурний графік облікового сектора (матеріальних цінностей, заробітної плати тощо); індивідуальний графік роботи бухгалтера (по заробітній платі, матеріалах, розрахунках тощо).

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідувачі секторами), а затверджує керівник підприємства або головний бухгалтер (для структурних підрозділів).

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб – завідувачі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. – виконують значну частину бухгалтерської роботи. Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документи: робоча інструкція; графік здавання документів в бухгалтерію. Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт – заповнення первинних документів, звітів тощо. Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назву документів, строки та порядок їх здавання.