Лабораторная работа № 7 Создание итоговых и сводных таблиц. Макросы
Цель работы: в результате работы студенты должны уметь создавать и использовать сводные таблицы в Excel и макросы.
Пояснения к работе
Понятие о сводных таблицах
Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются т.н. сводные таблицы (СТ). Функции работы с СТ относятся к одному из самых мощных инструментов Excel.
Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически.
Применять инструмент СТ рекомендуется для больших таблиц, где имеются различные повторения значений в столбцах и (или) строках.
СТ являются “трехмерными”, т.к. к привычным атрибутам таблиц: строка и столбец, добавляется атрибут - страница (на основе исходной таблицы с данными по 12 месяцам, можно создать СТ, содержащую, например, 13 страниц; “открывая”, специальным образом, любую из 12 страниц, можно просмотреть данные какого-то одного месяца, а на 13 странице - суммарные данные за все месяцы сразу).
Мастер сводных таблиц
Для построения и модификации СТ используется Мастер сводных таблиц, вызываемый с помощью пункта меню Данные -Сводная таблица. Мастер предоставляет ряд окон диалога, в которых пользователь, выбирая те или иные предложенные варианты, шаг за шагом создает СТ. Построение СТ выполняется в четыре этапа (шага). Переход от этапа к этапу выполняется кнопкой Шаг> в диалоговых окнах Мастера сводных таблиц.
На первом шаге предлагается выбрать источник данных для построения таблицы. Создать СТ можно на основе данных, находящихся в одном из нижеследующих источников.
В списке или базе данных какого-либо листа Microsoft Excel.
Под списком понимается таблица, имеющая заголовки столбцов только в одной первой строке. Если список содержит общие и промежуточные итоги, их требуется удалить, чтобы не включать в СТ.
Во внешнем источнике данных, которым может быть база данных, текстовый файл или любой другой источник, кроме книги Microsoft Excel.
В нескольких диапазонах консолидации, т.е. в нескольких областях одного или более листов Excel. При этом списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов.
В другой сводной таблице, которую можно использовать для создания на ее основе новой СТ. Новая СТ будет связана с теми же исходными данными. При обновлении данных СТ - источника, другая СТ также обновляется.
Перед каждым видом источника в диалоговом окне установлен переключатель. Первоначально активизирован наиболее распространенный вариант использования списков при построении СТ. Выбрать другой источник можно, сделав активным соответствующий переключатель. В зависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию СТ.
На втором шаге в диалоговом окне указывается интервал клеток списка или базы данных, которые должны быть сведены.
В общем случае полное имя интервала задается в виде:
[имя_ книги]имя_листа!интервал ;
Если СТ строится в той же книге, где находится исходная таблица, то имя книги указывать не обязательно.
Для указания интервала из другой закрытой рабочей книги нажимается кнопка ПРОЛИСТАТЬ, далее, в открывшемся диалоговом окне, выбирается диск, каталог и файл закрытой книги, вводятся имя рабочего листа и интервал клеток.
На третьем шаге в макете таблицы в т.н. режиме создания (рис.1) создается структура СТ и определяются ее функции. Макет представлен в центре окна и состоит из областей: строка, столбец, страница и данные. Справа от макета отображаются все имена полей (заголовки столбцов) в заданном интервале исходной таблицы.
Размещение полей в определенную область макета выполняется путем их “перетаскивания” при нажатой левой кнопки мыши. Чтобы удалить поле из области макета, его перетаскивают за пределы макета. Удаление поля приведет к скрытию в СТ всех зависимых от него величин, но не повлияет на исходные данные.
Каждое поле в областях столбец, строка, страница может размещаться только один раз, а в области данные оно может и повториться с разными итоговыми функциями.
Каждая область макета, куда размещаются поля исходной таблицы, имеет свое назначение, определяющее внешний вид СТ и ее функции:
Строка - поля этой области формируют заголовки строк СТ; если таких полей несколько, то они размещаются в макете сверху вниз, обеспечивая группирование данных СТ по иерархии полей, где для каждого элемента внешнего поля, элементы внутреннего поля повторяются (см.пример1);
Столбец - поля в этой области формируют заголовки столбцов СТ; если таких полей несколько, то они в макете размещаются слева направо, обеспечивая группирование данных СТ по иерархии полей;
Страница - поля в этой области выступают в качестве фильтров и позволяют просматривать “на отдельных страницах” данные СТ, соответствующие разным значениям поля, помещенного в эту область; поле страницы в режиме просмотра располагаются на две строки выше основной части СТ в крайнем левом столбце (рис.3). В соседней справа клетке выводится (Все) и рядом раскрывающая стрелка для выбора другого элемента поля; в области страница может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархическая связь - сверху вниз;
Данные - обязательно определяемая область для размещения полей, по которым подводятся итоги, согласно выбранной итоговой функции; размещаемые здесь поля могут быть произвольных типов.
Задание 1. Ознакомьтесь с пояснениями к работе
Задание 2.
Вариант 1.
Запустите программу Excel, откройте справку Excel, на вкладке Содержание выберите раздел Автоматизация задач, тему Работа с макросами. Изучите справочную информацию о назначении, порядке создания, изменения и применения макрокоманд в Excel и закройте окно справки.
Создайте макрос M1, который вызывается нажатием клавиш Ctrl+A или нажатием на кнопку и выполняет создание на листе таблицы Счет на товары следующего вида:
Для создания макроса методом записи следует выбрать подменю Макрос в меню Сервис, а затем - команду Запись. В окне Запись макроса задайте имя макроса и сочетание клавиш Ctrl+Shift+A, в поле Сохранить в оставьте по умолчанию книгу, в которой должен быть сохранен макрос.
Примечание. Помните, чтобы макрос был доступен независимо от того, используется ли в данный момент Microsoft Excel, его следует сохранить.
После этого в окне Excel появится панель инструментов записи макроса, на которой расположены кнопки «Остановить запись» и включения/выключения относительной ссылки.
Выполните макрокоманды, которые нужно записать.
Примечание. Перед тем как записать или написать макрос, необходимо тщательно спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, присоединенном к книге.
После создания таблицы завершите создание макроса, нажав кнопку «Остановить запись» на панели инструментов записи макроса.
Для запуска макроса можно назначить кнопку, рисованный объект или элемент управления графического объекта на листе.
Чтобы назначить кнопку для запуска макроса, выберите в меню Сервис команду Настройка, затем в окне Настройка выберите вкладку Команды. Выбрав в списке Категории команду Макросы, в списке команд этой категории выберите команду Настраиваемая кнопка и отбуксируйте ее на панель инструментов Стандартная.
Не закрывая окно Настройка, для назначения вновь созданной кнопке макроса M1 щелкните правой кнопкой мыши по настраиваемой кнопке и в контекстном меню выберите команду Назначить макрос. В окне Назначить макрос в поле Имя макроса введите имя макроса M1 и щелкните кнопку «ОК». Используя команду Выбрать значок для кнопки в контекстном меню, выберите значок для созданной кнопки и закройте окно Настройка. Теперь макрос может быть запущен щелчком созданной кнопки.
Для запуска макроса M1 установите указатель на пункт Макрос в меню Сервис и выберите команду Макросы. В поле Имя макроса введите имя макроса M1, который нужно выполнить, и нажмите кнопку «Выполнить».
Установите текущим другой лист и запустите макрос, нажав назначенную ему комбинацию клавиш Ctrl+Shift+A или щелкнув мышью по настраиваемой кнопке, которой назначен макрос M1.
Примечание. Для прерывания выполнения макроса нажмите кнопку «Esc».
Для изменения макроса M1 установите указатель на пункт Макрос в меню Сервис и выберите команду Макросы. Выберите макрос M1 в списке макросов и нажмите кнопку «Изменить». После этого текст модуля макроса откроется в окне Microsoft Visual Basic. Изменив макрос, вернитесь в окно Excel, выбрав в меню Файл в окне Visual Basic команду Закрыть и вернитесь в Microsoft Excel (Close).
Проверьте действие отредактированного макроса, вызывая его любым из изученных способов.
Закройте окно Excel, сохранив изменения в файле под именем Таблица с макросом.
Вариант 2.
По исходной таблице “Учет количества деревьев” (Приложения, табл.1) построить СТ, сгруппировав данные по породе, № делянки и возрасту. Подсчитать количество деревьев в указанных группах. (См. пояснения к работе)
Выполнение: В макете (рис.1) в область строка размещены два поля: порода дерева и N п.п.делянки, в область столбец - поле Возраст. В области данные: Сумма по полю Количество. Готовая СТ (рис.2) выводится на листе рабочей книги Excel в режиме просмотра, где клетки, содержащие имена полей, выделены темным цветом. На пересечении строк с номерами делянок (которые повторяются для каждой породы деревьев) и столбцов с возрастом выводятся величины, обозначающие общее количество деревьев данного возраста и породы деревьев, произрастающих на данной делянке. По внешнему полю Порода выводятся промежуточные итоги (Дуб всего, Клен всего и т.д.) и общие итоги по строкам и столбцам.
Примечание: Excel автоматически вычисляет промежуточные итоги под каждым элементом внешнего поля строки или столбца при помощи той же функции, которая выбрана для поля данных.
Данная СТ станет более компактной и это позволит отдельно просматривать данные по каждой породе, если переместить поле Порода в область страница .
Возможный вид макета сводной таблицы
Сводная таблица
В полученной СТ данные сгруппированы по возрасту, по номеру делянки и просуммированы для всех пород деревьев. Для вывода данных по любой отдельной породе, нужно щелкнуть на раскрывающей стрелке и выбрать другой элемент (например, ель).
В сводных таблицах можно вычислить и представить 11 различных итоговых функций: Сумма, Счет и другие. Кроме того для каждого поля области данные можно задать одно из 9 дополнительных вычислений, которые задают способ представления чисел (например, вместо абсолютных значений вывод процентной величины этих значений по отношению к некоторому итогу).
Для настройки параметров полей используются диалоговые окна двух типов с общим названием “Поле сводной таблицы”, элементы которых позволяют:
изменить исходное имя поля, формат числа и др.; указать тип формируемых итогов по значению поля; удалить поле из макета и др.
Вариант 3.
По исходной таблице 2 (см. Приложения) получите следующие СТ
а) б)
Сводные таблицы
Работа в лаборатории
Работа выполняется в Microsoft Excel
С одержание отчёта
1. Название лабораторной работы, её порядковый номер.
2. Цель лабораторной работы.
3. Оформить ход выполнения лабораторной работы (по заданиям) по образцу:
№ |
Понятие, действие |
Определение, последовательность команд компьютера |
1 |
Сводная таблица |
|
2 |
Макросы
…………………………….. |
|
4. Записать вывод по результатам выполнения лабораторной работы.
Контрольные вопросы:
Что такое СТ?
П еречислить основные шаги вставки СТ.
Что такое макрос?
Перечислить основные шаги создания макросов.
Литература:
Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. – Харьков:Фолио, 2000, стр. 59-72
Приложения
