Лабораторная работа №1 Создание текстового документа. Редактирование текстового документа, работа с абзацами. Сохранение документа. Шрифтовое оформление и форматирование текста.

Цель работы: в результате работы студенты должны уметь редактировать вводимый текст, использовать шрифтовое оформление, вставку и форматирование рисунков в текстовый документ и выполнять слияние документов.

Пояснения к работе

Microsoft Word  –  это многофункциональный текстовый процессор,  основа любого офиса. 

С помощью Word вы можете не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу, включая в текст:

• таблицы,

• графики,

• картинки,

• фотографии.

Word поможет составить простое письмо и  объемный документ, яркую поздравительную открытку.

 По своим функциям Word приближен к издательским программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати (сверстать) газету, книгу, изготовить WWW-страницу Internet.

  Возможности Мicrosoft Word

Возможность создания нового документа с помощью шаблонов (в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других документов).

 Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

 Автоматическая проверка орфографии, грамматики и  стилистики при вводе документа.

 Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

 Расширенные возможности форматирования документа.

 В отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

 Использование стилей для быстрого форматирования документа.

 Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

 Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

 Включение в текст элементов, созданных в других программах  Microsoft Office – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

 Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Internet.

 Возможность работы с математическими формулами.

 Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.

 Возможность отправки готового документа непосредственно из Word на факс и по электронной почте (необходимость оснащения модемом).

 Встроенный мастер подсказок и объемная система помощи.

П одготовка серийных писем

Пожалуй, самой известной и типичной задачей является подготовка так называемых серийных писем, т.е. писем со сходным содержанием, отличающихся друг от друга адресом, обращением и, возможно, некоторыми деталями, зависящими от конкретного адресата. Эта задача очень хорошо известна, но от этого она не становится менее актуальной – её приходится решать регулярно практически каждой фирме. Обычно в исходной ситуации для этой задачи имеется заготовка серийного письма и некоторая база данных об адресатах. Суть решения состоит в том, чтобы размножить письмо в нужном количестве экземпляров и вставить в каждый экземпляр специфическую информацию об адресате.

Документ, который используется в качестве образца для тиражирования копий, называется основным документом.

База данных, информация из которой используется для вставки в тиражируемые копии, называется источником данных.

То место в основном документе, в которое должна попадать определённая информация из источника данных, называется полем слияния.

Для решения поставленной задачи воспользуемся средством

Word, которое называется «Слияние», с помощью которого можно автоматически вставлять в стандартные документы разные элементы.

 

Задание 1. Ознакомьтесь с пояснениями к работе

Задание 2.

Вариант 1

Наберите стихотворение Сурикова

И под утро снегом

Поле забелело,

Точно пеленою

Все его одело

Труженик-крестьянин

Вытащил санишки;

Снеговые горы

Строят ребятишки.

Белый снег пушистый

В воздухе кружится

И на землю тихо

Падает, ложится.

Оформите стихотворение в виде 3 колонок шириной 5 см с разделителем.

Установите для текста стихотворения темно-бирюзовый шрифт, размер 14 пт.

Вариант 2

Используя библиотеку рисунков Microsoft ClipArt Gallery, оформите памятку по технике безопасности (ТБ) в кабинете вычислительн6ой техники, представленную на рисунке

Вариант 3.

Подготовьте серию писем, используя средство Word «Слияние».

Последовательность действий

1. Откройте меню «Кнопка Office» в левом верхнем углу.

2. Щёлкните левой клавишей мыши по строке «Создать».

3. окне диалога выберите «Шаблоны»- «Установленные шаблоны»- «Современное составное письмо»

4. Введите текст письма, которое будет рассылаться адресатам.

5. На панели инструментов выберите «Рассылки»- «Начать слияние»-«Пошаговый мастер слияния».На правой стороне документа появится мастер слияния писем. Следуйте указаниям мастера слияния, выбирая «Текущий документ»-«Создание списка». Появится окно создания списка адресатов. Заполните таблицу данных, как показано в таблице ниже:

Поле	Данные поля
Обращение	Уважаемая	Уважаемый	Уважаемая	Уважаемый	Уважаемая
Фамилия	Сидоркина	Петров	Васильева	Чуев	Галкина
Имя	Анна	Иван	Анастасия	Пётр	Елена
Отчество	Ивановна	Андреевич	Олеговна	Васильевич	Анатольевна
Должность	учитель	сантехник	менеджер	автомеханик	Бухгалтер
Организация	Школа №27	ЖилСтрой	Магазин «Уют»	ООО «Пилот»	СГУ
Адрес	Ул. Ленина 2	Ул. Кирова 7	Пр. Мира 15	Ул. 8 марта 5	ул. Лесная 6
Город	Вязьма	Сафоново	Десногорск	Ярцево	Духовщина
Область	Смоленская	Смоленская	Смоленская	Смоленская	Смоленская
Индекс	154896	458963	123698	215810	235698
Страна	Россия	Россия	Россия	Россия	Россия

Таблица данных:

6. Щёлкните мышью по кнопке «Ок» на панели инструментов и закройте документ со списком.

7. Продолжайте следовать инструкциям мастера слияния, в 4 и 5 шаге выберите «Далее». Просмотрите список получателей.

Внимание!

Чтобы избежать таких «Ляпов», как «Уважаемый Мария Ивановна» или «Уважаемая Иван Петрович», рекомендуем в столбце «Обращение» написать окончания «ый» или «ая» (без кавычек и в соответствии с полом лица, которому адресовано письмо).

Смоленск, 27 May 2025 г.

Россия

190210 Смоленск

ул. Садовая 23-67

Уважаемый Имярек Александр Иванович!

Наше издательство в ближайшее время планирует выпуск комплекта книг о Microsoft Office 2007. В связи с этим событием мы проводим информационные мероприятия для наших партнёров и представителей средств массовой информации. В программе:

• Представление комплекта книг;

• Доклад на тему «Применение Microsoft Office 2007 для решения практических задач: анализ функции не вполне представимого человеческого счастья средствами Microsoft Excel 2007». Доклад читает бакалавр чёрной магии Магнус Фёдорович Редькин;

• Пресс-конференция с авторским коллективом.

Приглашаем Вас принять участие в этом мероприятии, и делаем Вам следующее особое предложение…

С уважением, издательство NT Press

8. Сохраните текст письма.

9. Продемонстрируйте результат работы преподавателю.

Работа в лаборатории

Работа выполняется в текстовом редакторе Microsoft Word

С одержание отчёта

1. Название лабораторной работы, её порядковый номер.

2. Цель лабораторной работы.

3. Оформить ход выполнения лабораторной работы (по заданиям) по образцу:

№	Действие	Последовательность команд компьютера
	Возможности текстового редактора
	Сохранение текстового документа под именем «Памятка»	«Кнопка Office» → «Сохранить как»→ «Имя: «Памятка» → «ОК».
	Установка фона страницы «Папирус»

4 Ответить на контрольные вопросы (устно)

5 Записать вывод по результатам выполнения лабораторной работы.

К онтрольные вопросы:

1. Как запустить текстовый редактор WORD?

2. Перечислить способы выделения фрагмента текста.

3. Какие возможности имеет диалоговое окно «Абзац» для форматирования текста?

4. Как вызвать диалоговое окно «Абзац»?

5. Как изменить параметры выравнивания уже набранного текста?

6. Как установить параметры шрифтов с помощью диалогового окна «Шрифты»?

7. Как установить параметры шрифтов с помощью клавиш на панели инструментов?

8. Как изменить шрифт уже набранного текста?

9. Как разбить текст на несколько колонок?

10. Что такое слияние, источник данных, поле слияния?

11. Каким образом установить параметры печати?

Литература:

1. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: уч.пособ.-7-е издание,2008, стр. 93-97

Лабораторная работа №2

Вставка в текстовый документ, редактирование и форматирование рисунка, таблицы или диаграммы. Редактирование списков или колонтитулов.

Разбиение на страницы

Цель работы: в результате работы студенты должны уметь редактировать вводимый текст, использовать шрифтовое оформление, вставку и форматирование рисунков в текстовый документ, уметь задавать колонтитул, устанавливать параметры печати и выводить документ на печать.

Пояснения к работе

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

·              на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)

·              на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)

·              на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)

·              на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)

·              на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter.

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

·              Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы

·              Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев

·              Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:

Колонтитул – это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т.д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. В коллекции клипов содержится набор картинок, относящихся к Microsoft Word. Большинство картинок выполнено в формате метафайла.

Кроме того, в Windows существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другим приложением. Называется эта технология OLE – объектное связывание и встраивание.

Ш а б л о н о м называется неизменяемая часть документа. Примерами шаблонов являются рамки, используемые в оформлении открыток, угловые штампы учреждений на фирменных бланках и т. п.

Использование шаблонов позволяет экономить время на наборе часто повторяющейся информации, автоматизировать процесс изготовления документов, упрощает передачу документов по факсу через модем с компьютера. Также можно раз и навсегда задать оформление будущего документа, определив параметры документа: шрифт, размер шрифта, начертание символов и т.п.

П

В современном делопроизводстве наблюдается тенденция к стандартизации документов, большую часть документооборота составляют Формы, т.е. типовые документы, в которых меняются только некоторые поля, а основная часть остаётся неизменной.

ечатные формы заполняются и используются с помощью текстового редактора и, в конечном счёте, подразумевают создание твёрдой копии формы, т.е. её печать.

Типовой договор, заявление, докладная записка – это хорошие примеры печатных форм.

Задание 1. Ознакомьтесь с пояснениями к работе

Задание 2.

Вариант 1. Подготовьте таблицу

Вариант 2. Изготовьте бланк учреждения

Последовательность действий.

1. З апускаем Word. Заходим в кладку Вид –Масштаб- по ширине .

2. Сделаем цветной фон нашего будущего документа. Для этого выбрать пункт меню «Разметка страницы»→«Цвет страницы» → «Способы заливки» → «Градиентная» → «Заготовка» → «Рассвет» → «Диагональная» → «ОК».

3. Обрамляем страницу рамкой. Для этого выбираем «Разметка страницы» → «Границы страницы» → «Рамка» → «Выбрать тип рамки» → «ОК».

4. Щёлкаем по кнопке Вставка – Таблица и вставляем в документ таблицу 21

5. Во вторую клетку таблицы помещаем рисунок, выполнив команду Вставка→Клип (изображение должно носить компьютерную тематику). Высота клетки изменится в соответствии с размером рисунка.

6. Размер изображения уменьшаем примерно до размера 1116 см.

7. С помощью вертикальной линейки (она находится слева от окна документа) перемещаем нижнюю границу таблицы до числа 21.

8. П ервую ячейку нашей таблицы разбиваем на две (2 столбца и 1 строчка). Для этого выделяем первую строчку таблицы и нажимаем правую кнопку мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Разбиение ячеек» и устанавливаем 2 столбца, 1 строчку. Подтверждаем наш выбор нажатием на клавишу «ОК».

9. С помощью горизонтальной линейки перемещаем правую границу первого столбца до 6.

10. Важным достоинством изготавливаемого бланка является возможность его печати на принтере. При использовании черно-белого принтера необходимо учесть, что чёрный текст не будет виден на чёрном рисунке, поэтому в используемом на заднем плане бланка рисунке не должно присутствовать элементов, закрашенных в чёрный цвет. Если они присутствуют, то их надо перекрасить.

Мы осветлим наш фоновый рисунок. Для этого дважды щёлкнем на рисунке. В пункте меню «Формат»-

Выбираем пункт Перекрасить (перекрашивание рисунка с целью придания ему эффекта стилизации), и выбираем «Обтекание за текстом».

11. Набираем текст углового штампа, печатая в несколько строк: «Россия»; «Смоленский политехнический техникум»; «Творческое объединение посетителей кабинета вычислительной техники»; «___»___________ 2007 г.; «№____»; « г. Смоленск, ул. Ленина, 37»; « 3-44-72», используя значки адреса и телефона из шрифта Windings.

12. Форматируем набранный текст, используя различные шрифты, размер и начертание.

Межстрочный интервал между названием страны, учебным заведением и объединением выбираем полуторный. Для первой строки выбираем шрифт Times New Roman (14), название учебного заведения Arial (10), для организации Amaze (12), жирный курсив. Для остального текста выбираем Times New Roman (10).

13. Сохраняем созданный документ под именем проба1, выполняя команду «Кнопка Office»→ «Сохранить как» → «Шаблон Word». В строке заголовка должна появиться окна редактора должно появиться заданное имя с расширением dot.

14. Выделяем строки, которые должны содержать дату и номер документа, и назначаем для них полуторный межстрочный интервал, устанавливая соответствующую опцию на вкладке «Отступы и интервалы» (команда «Разметка страницы» → «Абзац»).

15. В нижнем поле документа размещаем колонтитул, выполняя команду «Вставка » → «Колонтитулы». При выполнении команды открывается диалоговое окно Колонтитулы, текст становится бледным и в верхней части окна документа появляется пунктирная рамка «Верхний колонтитул». Щёлкаем по кнопке «Переключение между колонтитулами» - появляется пунктирная рамка «Нижний колонтитул» в нижней части окна документа.

16. П ечатаем текст нижнего колонтитула «Отпечатано в кабинете вычислительной техники Смоленского техникума электронных приборов по заказу «Творческого объединения посетителей кабинета вычислительной техники»». Помещаем курсор между первыми двумя словами, щёлкаем по кнопке «Дата и время» окна «Колонтитулы». В результате видим вставленную текущую дату, до и после которой необходимо вставить пробел. Далее после слов «по заказу» следует нажать клавишу Enter. Название общества переместится на вторую строку колонтитула. Выделяем весь колонтитул и устанавливаем для него выравнивание по центру, а для второй строки ещё и курсивный шрифт, размер 10. Щёлкаем по кнопке «Закрыть». Сохраняем созданный шаблон.

17. Устанавливаем курсор в третью клетку таблицы и устанавливаем выравнивание текста «По ширине» и отступ красной строки 1 см (передвигая на 1 верхний движок горизонтальной линейки документа).

18. Выделите таблицу, выберете пункт меню «Работа с таблицами» → «Граница и заливка» → «Тип» → «Нет» для того, чтобы убрать границы таблицы.

19. Сохраняем шаблон и выполняем команду «Закрыть».

20. Для использования шаблона в последующих документах следует пользоваться командой «Кнопка Office»→«Открыть», а затем выбрать из списка документов имя проба 1.

Документ-шаблон обозначается следующим образом:

В нешний вид изготовленного шаблона

Вариант 3.

Создайте шаблон докладной записки, используя формы и стили оформления.

Последовательность действий.

1. Открыть меню «Кнопка Office».

2. Щёлкните левой клавишей мыши по строке «Создать» (пользоваться кнопкой «Создать» на панели инструментов в данном случае нельзя!).

3. В окне диалога «Создание документа» уже выделен цветом «Новый документ». Щёлкните по слову «Шаблон» и затем по кнопке «ОК».

4. Щ ёлкните по кнопке «Сохранить» и в окне «Сохранить как…» укажите название нового шаблона «Докладная записка». Закройте окно диалога щелчком по кнопке «Сохранить».

5. Вставьте в документ таблицу, состоящую из трёх столбцов и двух строк.

6. Добавьте в таблицу еще 7 строк.

7. Установите правую границу 1 столбца на отметке 6 см, 2-го 10 см.

8. Установите текстовой курсор в последнюю ячейку 1 строки.

9. Нажмите на «КнопкуOffice» - «Параметры Word» - Основные – включите «Разработчик»

10. Найдите на новой панели инструментов кнопку «Текст» и щёлкните по ней мышью. В документе появится серый прямоугольник, введите слово Адресат.

11. Щёлкните по кнопке «Разработчик» - «Свойства» (на панели элементов управления).

12. Заполните поля в появившемся окне диалога. В поле «Название» напишите «Укажите должность, фамилию и инициалы получателя в дательном падеже». и щёлкните по кнопке «ОК».

13. Установите курсор во 2 строку 1 столбец.

14. Н а панели инструментов щёлкните по строке «Заголовок 1».

15. Нажмите на клавишу «CapsLock», напишите текст «Докладная записка».

16. Перейдите к третьей ячейке первого столбца, нажав на клавишу перемещения курсора.

17. Откройте меню «Вставка» и щёлкните по категории «Дата и время», установите «Обновлять автоматически»