7.5. Облік службовихих документів і формування довідково-інформаційного банку даних

Облік СД передбачає не тільки реєстрацію факту ство­рення (видання) або отри­ман­ня документа, але й обо­в'язкове фіксування усіх пере­мі­щень документа інстан­ція­ми, керівниками і вико­нав­цями у процесі розгляду, вико­нання і використання документів. Облік цих документів та їх зберігання завжди центра­лі­зовані в ССД підприємства або у референта керівника.

Головною метою обліку СД є забезпечення їх фізич­ного збереження. Облік СД вирішує наступні завдання: фіксуван­ня факту надходження або видавання документа; фіксування місця знаходження документа; забезпечення по­­шуку доку­ментів під час перевірки наявності або необ­хідності звер­нен­ня до документа; забезпечення довідково-інформа­цій­ної і контрольної роботи з документами; попе­редження втрати копій та примірників докумен­тів, чер­не­ток і ре­дак­цій, додатків та окремих аркушів. Для вирі­шен­ня цих завдань доцільно вести наступні види обліку СД підприємства: облік вхідних до­кументів; облік під­готованих, ви­да­них вихідних (ті, які від­прав­ляються) і внутрішніх доку­мен­тів; інвентарний (виділений) облік до­ку­ментів, справ та носіїв СІ. При довільному виді обліку індексування СД ба­зується на поряд­ковій нумерації документів всього потоку протягом календарного року.

Перевага порядкової нумерації полягає в гарантованому збереженні но­меру, виділеного для даного СД, за­писі вихідних відомостей про документ і картку, за­ведену на документ. Жоден номер не може щезнути, а кар­точка випасти із систематизованого за номерами масиву. Поваж­ним недоліком по­рядкової нумерації документів є відсутність її прив'язки до місця зберігання документа. Однак до вало­вого номера СД може додаватися смисловий ін­декс, який відзначатиме справу за номен­кла­турою. Номер СД, що надійшов, проставляється не тільки у вхідному штампі на першому аркуші СД, але й на першому аркуші кожного додатку в штампі ″До вх. № __″ з вказанням року реєстрації. У вхідному штампі СД додатково проставляється кількість ар­ку­шів основного до­кумента і додатків з вказанням грифу їх конфіденційності.

У журналах і картках обліку вносяться не тільки ви­хідні дані про документ, але й відомості про його рух з мо­менту поступлення або видання до закінчення вико­нан­ня і підшивання до справи, відправлення адресату або зни­щен­ня. Кожний запис завіряється підписами працівника ССД і виконавця або іншого працівника цієї служби. При запов­ненні на СД одного при­мір­ника облікової картки виникає не­обхідність ведення контрольного журналу. Жур­нал приз­­начений для забезпе­чення послідовності присвоєння СД порядкових облікових номерів, контролю за наявністю СД і кар­ток, прискорення пошуку. Навпроти обліко­вого номеру СД у журналі відзначається прізвище осо­би, яка розписалася у картці за отримання СД, тобто фіксується місцезнаходження документа.

При заповненні на СД двох або більше примірників картки функцію контрольного журналу виконує по­точна картотека. Традиційний обліковий та довідково-ін­фор­маційний банк даних з СД зви­чайно включає в себе: довід­кову картотеку на невиконані документи, в якій пер­ші примірники карток розташовуються за виконавцями; валову картотеку з розділами неви­конаних (для других при­мірників карток) і виконаних (для перших примірників карток) СД, в якій картки роз­ташовуються у пос­лі­довності облікових номерів СД; контрольну карто­теку, в якій додаткові примірники кар­ток розташовуються за термінами виконання; довідкову картотеку на виконані документи.

Якщо на СД ведеться довідкова картотека, аналогічна до картотеки на відкриті документи, тоді частина карто­теки на невиконані документи форму­ється за виконавцями, а у частині на виконані документи картки розташовуються за рубриками номенклатури справ (якщо нумерація СД ведеться за кожною справою окремо) або у валовій послідовності номерів документів.

В обох варіантах примірники картки розміщуються одночасно в обидві частини картотеки. По закінченні робо­чого дня інший працівник ССД пере­віряє пра­вильність реєстрації СД та їх наявність. У облі­ко­вих формах не дозволяється робити довільні виправ­лення за допомо­гою корегуючої речови­ни тощо. Виправлення ретельно вписуються працівником ССД біля/або вище помилкового запису і завіряються його підписом.

Помилковий запис закреслюється однією рискою. Об­лікові форми не повинні містити СІ. Разом з тим жур­нали і картотеки містять, в сукуп­ності, дані обмеженого розповсюдження, у зв'язку з чим їх належить зберігати в умовах, які виключають доступ до них сторонніх осіб.

Переміщення КД між пра­ців­никами ССД фіксується у передавальному жур­налі. Автоматизований облік СД вклю­чає в себе наступні процедури: ввід у систему почат­кових відомостей про документи і формування машинного (елек­тронного) журналу (картотеки); контроль правиль­нос­ті вне­сених записів та їх відповідність документам; роз­друк на паперовому носії введених записів для форму­ван­ня тра­диційного журналу (картотеки); роздрук облікової форми видавання документа.

У електронний журнал СД вно­сяться в хронологічній послідовності їх надходження до ССД. Паперові роздруки записів вихідних відо­мос­тей про документ, внесений в електронний журнал, за­безпечують облікову функцію зас­від­чення факту надход­ження або видання документа, його місцезнаходження і зберігання.

Роздруки в комплексі формують традиційній обліковий журнал (картотеку), в якому записи про документи роз­ташовуються у валовому порядку. Журнал одночасно є: описом СД; страховим масивом облікових даних про доку­менти на випадок пошкодження або знищення елек­трон­ного журналу.

Автоматизований банк даних реалізовує функцію до­відкового та пошукового обслуговування користувачів, конт­ролю виконання документів та, інколи, – роботи пер­соналу з електронними аналогами паперових документів.

Облік виданих СД додатково вирішує наступні зав­дання: попередження втрати чернеток і варіантів докумен­та; підтвердження фактів зни­щен­ня всіх чернеток мате­ріа­лів, які виникли у процесі вико­нання документа; під­тверд­ження факту передавання докумен­та на відправлення або виконання, передавання його іншим працівникам ССД. Для обліку виданих СД вико­навець здає працівнику ССД: всі примірники підписаного керівником доку­мента; додат­ки до документа; чернетки основного документа і додатків, редакції і варіанти доку­мента, робочі записи; документ, який став основою для складання даного документа.

Про здачу та знищення вказаних матеріалів працівник ССД робить позначку в облікових картках до­кументів і у внутрішніх описах СД, які зна­ходяться у ви­ко­навця. Позначка в обліковій картці завіряється під­пи­сами пра­цівника і виконавця. Факт знищення чернетки і інших матеріалів під­тверджується позначкою на копії документа, яка залишається у справі ССД.

Додатки до виданих СД є самостійними документами і мають свої облікові номери за відповідними видами обліку. Виданим конфіденційним розпорядчим докумен­там і протоколам присвоюється не тільки загальний вало­вий обліковий номер, але й поряд­ковий номер у даній групі документів.

На інвентарний облік після заповнення довідкових карток можуть бра­ти­ся всі СД підприємства, якщо обсяг таких документів невеликий. Картотека (журнал) інвентарного обліку СД ведеться безперервно. Номери кожного року продовжують номери попередніх років. Інвентарний номер вказується на документі в верхньому лівому кутку пер­шо­го аркуша, наприклад: ″Інв. №__ і дата″. Одночасно може формуватися електронний довідковий масив з СД. Поставлені на інвентарний облік технічні носії інформації маркуються. Маркування передбачає нанесення на них та­ких даних: інвентарного номера, номера або назви струк­турного підрозділу, прізвища виконавця. Написи роб­лять речовиною, яка має високу механічну стійкість.

Облік СД дозволяє не тільки забезпечити збереження документів та організувати довідко­во-інформаційну і конт­рольну роботу, але й проводити періодичні і неперіодичні перевірки наявності документів.

Метою перевірки наявності СД є встановлення фак­тичної відповідності наявних доку­ментів записам в облі­ко­вих формах, їх збереженню, ціліс­ності та комплектності. Такі перевірки спонукають вико­нав­ців до ретельного дот­римання правил роботи з СД і піклування про їх фізичне збереження.

Перевірка проводиться від облікових даних до до­ку­ментів, примірників документів і складових частин кож­но­го примірника. Регламентовані, обов'яз­кові перевірки на­явності СД проводяться що­квар­­тально і по завершенні ка­лен­дарного року.

Нерегламентовані перевірки здійснюються під час змі­ни керівництва підрозділів, звільненні виконавця, після закін­чення екстремальної ситуації, виявлення фактів загро­зи інформації та в інших випадках. Перевірки наяв­ності документів проводяться спеціально призначеною ко­місією, в яку звичай­но входять: зас­туп­ник керівника підприємства, керів­ник служби безе­ки та інші особи. За результатами перевірки складається акт.

Щоденні перевірки наявності документів (самоперевірки) проводяться по закінченні робочого дня всіма пра­цівниками, які працюють з СД.

Головною метою обліку СД є, насамперед, формування інформаційної бази, яка забезпечує постійний нагляд за збереженням кож­ного документу і своєчасне фіксування його місцезнаходження.