Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Как провести мероприятие.docx
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
42.28 Кб
Скачать

Реализация плана подготовки.

Задачи главного организатора и его помощника (ов):

  • отслеживать и обеспечивать выполнение плана подготовки мероприятия;

  • исполнять и реализовывать свои собственные функции и задачи в соответствии со структурой орг.комитета и распределенными обязанностями;

  • контролировать исполнение Ответственными за направления своих функций, задач и обязанностей;

  • принимать меры в случае смещения сроков подготовки мероприятия.

! За день (или 2-3 дня) до проведения – обеспечить генеральную репетицию.

Генеральная репетиция.

Место – место проведения мероприятия.

Участники – все организаторы мероприятия.

Задачи:

  • проверка готовности площадки проведения;

  • проверка понимания организаторами своих функций, задач и последовательности действий в день проведения;

  • оптимизация механизма взаимодействия организаторов в день проведения.

  1. Проведение

Задача (залог успеха) главного организатора в день проведения – систематизировать работу всех организаторов таким образом, чтобы всё происходило в автоматическом режиме, фактически без вмешательства главного организатора.

Средства:

  • подготовка сценария («Занавес поднимается. На сцене ведущий.») – включается в блок «подготовка к проведению мероприятия»;

  • подготовка тайм-листа («15:05 ведущий на сцене. 15:07 занавес поднимается рабочим») – включается в блок «подготовка к проведению мероприятия».

В тайм-лист включается:

    • Номер позиции по порядку;

    • Позиция, должность организатора (кто он: «ведущий» / «секретарь» / «фотограф» – его роль);

    • Количество (сколько людей занимают эту позицию);

    • Рабочее место (где находится);

    • Функция, обязанности, действия организатора (что он делает, какие вопросы решает, за что отвечает);

    • Время (в какое время он находится на своей позиции);

    • Руководитель (кто его непосредственный начальник);

    • Контакты (имя + телефон / номер рации / иное).

  1. Отчетность

  1. Финансовый отчет;

  2. Внутренний – на общем собрании;

  3. Внешний – пост-релиз, информация в СМИ;

Всегда приветствуется – наглядность (фото/видео материалы, конкретные показатели достижения поставленных целей)

Завершает процесс – раздача подарков руководству, спонсорам, организаторам, партнерам (благодарственные письма и прочее) – работа на перспективу.

  1. Личный Результат – заслуженный успех!

Помните, что организация мероприятий – процесс творческий, однако, требующий от Вас системного подхода.

«Название»

Цель:

1.

n...

Задачи:

1.

n...

Участники мероприятия:

Целевая аудитория (на кого направлено мероприятие)

Дата проведения:

___________________

Время проведения:

00: 00 – 00: 00

Место проведения:

_________________________________

Организационный комитет:

Пачин Илья «главный организатор»:

  • формирование организационного комитета по подготовке мероприятия;

n …….

Моисеев Дмитрий «Заместитель Главного организатора»

  • взаимодействие с главным органзатором

n …….

Ступников Даниил «Ответственный за содержательную часть»:

  • взаимодействие с ответственными за номера;

n …….

Дмитрий Бобко «Ответственный за информационное освещение»:

  • оповещение (приглашение) «выпускников» СК «Лидер» о(на) мероприятии(е);

n …….

Ляшенко Андрей «Ответственный за АХЧ»:

  • бронирование помещения;

n …….