
- •Появление идеи
- •Оформление идеи в проект
- •Согласование, утверждение проекта
- •Подготовка к проведению
- •Формирование орг.Комитета.
- •Реализация плана подготовки.
- •Генеральная репетиция.
- •Проведение
- •Отчетность
- •Личный Результат – заслуженный успех!
- •«Название»
- •Организационный комитет:
- •План подготовки «вечера».
- •Программа: Сценарий:
- •1 Часть
- •Гости мероприятия:
Реализация плана подготовки.
Задачи главного организатора и его помощника (ов):
отслеживать и обеспечивать выполнение плана подготовки мероприятия;
исполнять и реализовывать свои собственные функции и задачи в соответствии со структурой орг.комитета и распределенными обязанностями;
контролировать исполнение Ответственными за направления своих функций, задач и обязанностей;
принимать меры в случае смещения сроков подготовки мероприятия.
! За день (или 2-3 дня) до проведения – обеспечить генеральную репетицию.
Генеральная репетиция.
Место – место проведения мероприятия.
Участники – все организаторы мероприятия.
Задачи:
проверка готовности площадки проведения;
проверка понимания организаторами своих функций, задач и последовательности действий в день проведения;
оптимизация механизма взаимодействия организаторов в день проведения.
Проведение
Задача (залог успеха) главного организатора в день проведения – систематизировать работу всех организаторов таким образом, чтобы всё происходило в автоматическом режиме, фактически без вмешательства главного организатора.
Средства:
подготовка сценария («Занавес поднимается. На сцене ведущий.») – включается в блок «подготовка к проведению мероприятия»;
подготовка тайм-листа («15:05 ведущий на сцене. 15:07 занавес поднимается рабочим») – включается в блок «подготовка к проведению мероприятия».
В тайм-лист включается:
Номер позиции по порядку;
Позиция, должность организатора (кто он: «ведущий» / «секретарь» / «фотограф» – его роль);
Количество (сколько людей занимают эту позицию);
Рабочее место (где находится);
Функция, обязанности, действия организатора (что он делает, какие вопросы решает, за что отвечает);
Время (в какое время он находится на своей позиции);
Руководитель (кто его непосредственный начальник);
Контакты (имя + телефон / номер рации / иное).
Отчетность
Финансовый отчет;
Внутренний – на общем собрании;
Внешний – пост-релиз, информация в СМИ;
Всегда приветствуется – наглядность (фото/видео материалы, конкретные показатели достижения поставленных целей)
Завершает процесс – раздача подарков руководству, спонсорам, организаторам, партнерам (благодарственные письма и прочее) – работа на перспективу.
Личный Результат – заслуженный успех!
Помните, что организация мероприятий – процесс творческий, однако, требующий от Вас системного подхода.
«Название»
Цель:
1.
n...
Задачи:
1.
n...
Участники мероприятия:
Целевая аудитория (на кого направлено мероприятие)
Дата проведения:
___________________
Время проведения:
00: 00 – 00: 00
Место проведения:
_________________________________
Организационный комитет:
Пачин Илья «главный организатор»:
формирование организационного комитета по подготовке мероприятия;
n …….
Моисеев Дмитрий «Заместитель Главного организатора»
взаимодействие с главным органзатором
n …….
Ступников Даниил «Ответственный за содержательную часть»:
взаимодействие с ответственными за номера;
n …….
Дмитрий Бобко «Ответственный за информационное освещение»:
оповещение (приглашение) «выпускников» СК «Лидер» о(на) мероприятии(е);
n …….
Ляшенко Андрей «Ответственный за АХЧ»:
бронирование помещения;
n …….