Этапы «жизненного цикла» идеи от возникновения до воплощения.

I. Появление идеи;

II. Оформление идеи в форме проекта;

III. Согласование, утверждение проекта;

IV. Подготовка к проведению мероприятия;

V. Проведение мероприятия;

VI. Отчетность.

1. Появление идеи

Обдумывание. Размышление. Формирование образа, представления.

2. Оформление идеи в проект

Содержание проекта:

1. Название;

2. Содержание, смысл идеи;

3. Обоснование (актуальность, необходимость, социальная/общественная значимость, кому и зачем нужен проект, заинтересованные стороны);

4. Цель проведения мероприятия («запланированный», желаемый результат, что получим в итоге, в результате, чего добьемся);

5. Задачи (что необходимо сделать для достижения цели);

6. Участники мероприятия (учитываем целевую аудиторию);

7. Сроки, место проведения;

8. Примерная программа мероприятия, его план, сценарий ;

9. Ресурсы (человеческие – оценка необходимого количества организаторов, денежные – составление сметы, временные – оценка необходимого на подготовку времени, иные);

10. Смета

11. Эффект от реализации проекта (планируемый результат).

3. Согласование, утверждение проекта

1. Опишите конкретную проблему, на решение которой направлен ваш проект.

2. Укажите цель вашего проекта и перечислите задачи, которые необходимо выполнить для достижения поставленной цели.

3. Опишите основные этапы реализации проекта.

4. Опишите механизмы реализации проекта, т. е. те мероприятия / действия, которые вы намерены провести, чтобы осуществить главную идею вашего проекта.

5. Предоставьте информацию о том, как будет организована эта деятельность, кто будет задействован в ее выполнении, какие ресурсы будут привлекаться.

6.. Опишите, пожалуйста, предполагаемые результаты выполнения проекта; поясните, каким вы видите дальнейшее продолжение проекта.

4. Подготовка к проведению

1. Формирование организационного комитета;

2. Разработка календарного плана подготовки мероприятия, программы, сценария.

3. Реализация плана подготовки;

4. Генеральная репетиция.

Формирование орг.Комитета.

Состав орг.комитета:

• 1 руководитель (координация работы орг.комитета, согласование и утверждение документов у руководства, взаимодействие с внешними VIP);

• помощник руководителя (контроль реализации плана подготовки мероприятия, подготовка документов, иные поручения руководителя);

• ответственный за направление подготовки мероприятия (1 направление = 1 ответственный)

Последовательность действий:

• Определение приоритетных направлений подготовки мероприятия;

• Разработка оптимальной структуры орг.комитета;

• Определение функциональных обязанностей, задач членов орг.комитета;

• Подбор персоналий на позиции в орг.комитете (индивидуальная работа);

• Подготовка списка контактов и ролей (каждый знает, кто есть кто, и знает, как с кем связаться);

• Определение регламента работы (согласовать рабочее время, каналы связи, формы текущей отчетности, прочее).

Календарный план подготовки.

Готовится в виде таблицы.

В плане должно быть отражено:

• Порядковый номер действия;

• Само действие (суть, содержание);

• Ответственный за выполнение;

• Сроки выполнения (срок представления результата);

• Необходимые для выполнения действия ресурсы;

• Примечания к действию (по необходимости);

• Отметка о выполнении;

• Иное (по необходимости).