38. Предотвращение потерь времени. Умение отказывать и отказываться

Каждый, кто работает в организации, сталкивается в своей работе с необходимостью координировать свою деятельность с другими людьми. Среди этих людей встречаются как добросовестные и организованные работники, так и те, кто привык достигать своих целей за чужой счёт. Этот паразитизм бывает открытым и жёстким, а бывает внешне мягким, но очень навязчивым.

Чтобы избежать потерь времени в подобных ситуациях, нужно уметь отказывать — вежливо, но твёрдо.

Есть пять вполне веских оснований для отказа.

 Необходимо уметь отказывать, если просьба, с которой к вам обращаются, необоснованна.

 Нужно отказывать в случае, если предлагаемое задание незначительно по приоритетности.

 Нужно отказывать в случае недостатка знаний или умений.

 Необходимо отказываться, если вы сердиты или расстроены.

 Нужно отказаться, если задание вообще нет необходимости выполнять.

Часть дел, выполняемых сотрудниками любой организации, вообще не дают практического результата, важно уметь распознавать такие задания и по возможности отказываться от их выполнения.

39. Предотвращение потерь времени. Избавление от непрошеного посетителя.

Работа в офисе дает возможность непосредственно взаимодействовать со многими людьми. Но, с другой стороны, многие люди имеют возможность взаимодействовать с вами. Исследования показывают, что менеджера в его работе прерывают в среднем каждые восемь минут. При этом он теряет время на решение вопроса, с которым к нему обратились, а потом еще несколько минут тратит на восстановление прежней концентрации. В итоге, примерно половина рабочего времени тратится на отвлекающие факторы, а не на работу.

Два наиболее существенных отвлекающих фактора — это телефонные звонки и незапланированные посетители. К числу последних относятся как различные агенты по продаже, так и не в меру общительные коллеги.

Для борьбы с непрошенными посетителями можно использовать шесть методов.

 Правильно располагать мебель в помещении:

 Держать рабочую дистанцию:

 Избегать зрительного контакта:

 Не позволять посетителю обосноваться:

 Побыстрее удалить непрошенного посетителя из помещения:

 Приучать людей договариваться о встрече заранее.

Наиболее располагают к потерям времени от незапланированного общения офисы открытого типа, когда каждый сотрудник максимально доступен для любого желающего с ним поговорить.

Для руководителей высокого уровня важную роль играет хорошо обученный секретарь, способный правильно оценивать и сортировать по приоритетности звонки и посетителей, регулируя их поток и распределяя их по времени.

40. Оптимизация работы с телефонными звонками.

Телефон приносит огромную пользу в работе, но при неумелом использовании доставляет также немало проблем, вызывая потери времени.

Для экономии времени при помощи телефона используют следующие методы.

1. Ограничьте разговоры не по работе: деловое общение должно быть деловым, хотя для нас, славян, это ограничение может казаться очень жестким.

2. Научитесь отвечать точно на поставленный вопрос и по возможности кратко.

3. Старайтесь структурировать сообщение так, чтобы выделить для понимания и запоминания ключевую часть сообщения.

4. Назначьте специального человека, чья работа будет заключаться именно в отвечании на телефонные звонки.

5. Наиболее важную работу, требующую высокой концентрации, выполняйте в часы, когда вам звонят меньше всего, либо вообще при выключенном телефоне.

6. В определенное время не отвечайте ни на какие телефонные звонки: все звонки, поступившие в этот интервал времени, переносятся.

7. Научитесь снимать беспокойство и тревожность, возникающие перед трудными, проблемными телефонными звонками. Для этого можно использовать дыхательные упражнения и самомассаж в сочетании с позитивным самовнушением.

8. Общайтесь в режиме сотрудничества, периодически уточняйте, приемлемы ли для собеседника предлагаемые условия, удобна ли ему предлагаемая форма взаимодействия. Задавая уточняющие вопросы по мелочам («так будет нормально?»), вы побуждаете собеседника отвечать позитивно и по более существенным вопросам.

9. Проявляйте инициативу, звоня самостоятельно нужным людям и завершая разговор, когда все запланированные вопросы уже обсудили.

10. Перед телефонным звонком четко определитесь с целями предстоящей беседы.

41. Принципы и методы эффективного чтения.

Основные принципы эффективного чтения.

1. Правильный подбор и отбор материалов для чтения.

2. Концентрация внимания в процессе чтения.

3. При чтении не проговаривать мысленно текст, а как бы сканировать его взглядом, фиксируя наиболее ценную информацию.

Методы, позволяющие повысить эффективность чтения.

• Перед тем, как читать какой-либо текст, задайте себе три вопроса:

1. Зачем, для чего мне нужно читать этот материал?

2. Каких своих целей я достигну, прочитав этот текст.

3. Является ли этот текст оптимальным для достижения этой цели?

• Нужно сразу разграничить три категории чтения:

1. чтение художественной литературы – тут скорочтение не нужно, поскольку смысл чтения – в погружении в произведение, в наслаждении самим языком повествования;

2. чтение специальной литературы для самообразования – тут нужно уметь извлекать полезную информацию, а темп чтения будет варьироваться по необходимости, от быстрого до медленного, отдельные фрагменты, вероятно, придётся прочесть несколько раз;

3. чтение газет и журналов – тут скорочтение направлено на считывание информации, чаще всего по заголовкам плюс пару секунд на уточнение по тексту статьи.

Расслабьтесь и создайте состояние повышенной восприимчивости к информации, после чего, быстро скользя взглядом по страницам, позвольте информации вливаться в вас легко и без усилия.

42. Методы самомотивации к эффективной деятельности.

Различают мотивацию результатную и процессуально-содержательную.

Результатная мотивация привязана к достижению результатов, приводящих к удовлетворению потребностей.

Процессуально-содержательная мотивация предполагает удовлетворение от самого процесса деятельности и содержания работы. Именно такой вид мотивации наиболее желателен для самомотивации.

Всегда полезно также сохранять высокую степень осознанности: кто я, в каком мире живу, чего хочу добиться, к чему может привести выполнение и невыполнение этой работы.

Существуют некоторые достаточно эффективные методы повышения самоорганизации.

Методы «От позитива»:

• Мечта перед глазами

  • Создайте и поддерживайте образ желаемого

• Лёгкое начало, посильные этапы

  • Организуйте себе успех на старте

• Позитивный опыт

  • Тетрадь успехов и достижений

• Внешняя поддержка, делать вместе

  • Заручитесь поддержкой других людей

Методы «От негатива»:

• Страшилка перед глазами

  • Что с вами будет, если вы не достигнете цели

• Соревнование и вызов

  • Бороться за первенство и превосходство

• Объявить об обязательствах

Методы «От организации»:

• Искусственный цейтнот

  • Жёсткое ограничение времени

• Вырабатывать привычки

  • Привычка формируется на 21-й день, на 40-й день она превращается в потребность

• План и распорядок дел

  • Упорядоченность дел

  • Ощущение, что ситуация управляема